L'eDiscovery au service de la production de preuves électroniques
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l'article
Les faits
IBM package une offre autour de l'eDiscovery qui s'appuie sur son référentiel de gestion de contenu. C'est le premier géant de l'informatique à investir ce domaine.
L'analyse
Aux Etats-Unis, pays des procès en tout genre, l'eDiscovery fait fureur. Cette discipline consiste à produire et à soumettre au tribunal un lot de preuves électroniques (documents, courriels, fichiers sonores…) dans le cadre d'un litige opposant deux entreprises. Un lot suffisamment complet pour dégager de toute responsabilité la partie incriminée, mais assez épuré pour ne pas donner des pièces à charge à l'adversaire. Selon Gartner, l'eDiscovery contribuerait pour beaucoup à la forte croissance actuelle de la gestion de contenu. Assiste-t-on pour autant à l'émergence d'une nouvelle famille de logiciels ? Rien n'est moins sûr. Les offres d'eDiscovery compilent des technologies déjà existantes : archivage de courriels, records management, recherche textuelle…
IBM a seulement développé une interface au-dessus de son référentiel de GED pour rechercher des documents, les figer ou les exporter. En théorie, les procédures d'eDiscovery sont très simples. Il s'agit d'abord d'identifier les pièces numériques à extraire. Une opération réalisée par les équipes informatiques, elles-mêmes guidées par les critères des juristes. Ensuite, ces pièces et leurs métadonnées sont exportées dans des formats exploitables pour un tribunal.
Les courriels sont les premiers concernés
En pratique, cette production de preuves est très dépensière en temps et en ressources. L'avènement d'outils dédiés à cette problématique va soulager les collectes, mais pas les industrialiser. Car toutes les informations potentiellement probantes devraient pour cela être catégorisées dès leur création. Or les informations gérées dans les référentiels de GED ou de records management représentent bien peu face à la masse de données stockées souvent anarchiquement dans les systèmes fichiers. Résultat : sur le terrain, la production de preuves automatisées concerne principalement les courriels, d'où l'activisme des spécialistes de l'archivage de messagerie. Pour le reste, les entreprises s'en remettent encore à des sélections manuelles.
A noter une autre difficulté entravant la recherche de preuves : l'absence de politique de destruction dans les sociétés. Selon Marie-Anne Chabin, du cabinet Archive 17, “ l'élimination systématique des documents ayant dépassé leur durée de vie légale permettrait de réduire au maximum le périmètre des recherches et, par conséquent, l'échantillon à soumettre au tribunal ”.
Trois profils pour un même domaine
Spécialisation : infrastructure et gestion de contenu
Commentaire : Big Blue cherche à capitaliser sur son référentiel de gestion de contenu et tous les modules associés (archivage de courriels, records management, fédération de contenu…).
Spécialisation : moteur de recherche
Commentaire : Autonomy a mis la main sur Zantaz (archivage de mails) qui avait déjà une solution d'eDiscovery (Steelpoint, repris en 2004). Autonomy a aussi racheté Meridio, éditeur de records management, spécialiste de Sharepoint.
Spécialisation : stockage et archivage de messagerie
Commentaire : l'éditeur a racheté à la fin 2007 Stratify, spécialiste de l'eDiscovery disposant d'une technologie de catégorisation. Il s'est également renforcé sur le front du records management avec les rachats de RMS et ArchiveOnes.
Outre ces trois acteurs américains (présents en France) qui ciblent l'eDiscovery, citons également Commvault (sauvegarde), Fios (SSII), Xerox (impression) ou encore Kaseon (moteur de recherche).
2 questions à… : Marie-Anne Chabin, fondatrice d'Archive 17, cabinet spécialisé en archivage
Cette discipline peut-elle être appliquée telle quelle en France ?
“ Non, certaines adaptations seront nécessaires. Elles relèvent des différences culturelles entre la France et les Etats-Unis. Chez nous, par exemple, les échanges par mails sont considérés comme une correspondance privée. Leur destruction ou leur exposition à des fins de preuve ne va donc pas de soi. ”
En quoi la technologie peut-elle soulager les processus d'eDiscovery ?
“ Elle est précieuse au moment de la dernière étape : la recherche et la collecte de preuves. Mais au préalable, les entreprises doivent s'astreindre à une certaine discipline en limitant au maximum le nombre des traces écrites compromettantes. En France, par exemple, les salariés ont l'habitude d'écrire tout et n'importe quoi par courriel. ”
