SAP Business Bydesign : les premiers témoignages

Pierre Hardoin

01 Informatique

le 29/05/2008 à 00h00

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Les faits

L'éditeur de progiciels SAP tenait, les 19 et 20 mai à Berlin, la version européenne de son grand rassemblement Sapphire 2008. Des utilisateurs y témoignaient de leur expérience de Business Bydesign. Cela trois semaines après que l'éditeur a annoncé avoir réduit ses ambitions et ses investissements pour sa première incursion dans le progiciel en ligne.

L'analyse

Si Business Bydesign (BBD) séduit les PME moins vite que ce qu'escomptait SAP, les premiers utilisateurs commencent à avoir assez de recul pour décrire leur expérience sur son progiciel en ligne, huit mois après le lancement officiel. Ce sont d'ailleurs souvent les dirigeants des PME qui en parlent, car BBD cible les sociétés de 100 à 500 salariés qui s'appuient fréquemment sur un service informatique peu étoffé. Pour l'instant les clients sont issus de l'univers des services, prestataires informatiques notamment, et de l'industrie avec, par exemple, des références en chimie (Pentagon au Royaume-Uni).

En France, Arumtec fait partie des premiers utilisateurs. Il a signé un contrat pour un an. Pour cette société de services spécialisée dans la virtualisation – et en forte croissance –, il était clair qu'il fallait abandonner l'approche par silos logiciels qui prévalait jusqu'alors. Elle limitait sa croissance en cloisonnant l'information et faisait perdre du temps. “ Un PGI traditionnel demande de sept à dix mois pour être déployé, ce qui était trop pour nous. Quand nous avons entendu parler de Business Bydesign, nous avons donc contacté SAP ”, explique Joël Fizycki, le directeur d'Arumtec.

La société de service Alex&Gross a été confrontée à la même problématique outre-Rhin. Avec 400 employés sur de multiples sites, elle était handicapée par un SI hétérogène ne pouvant monter en puissance pour suivre la croissance de son activité. L'approche PGI semblait la solution mais, comme l'explique Jochen Gross, son directeur, “ il nous était impossible de dépenser un million, entre la licence et le coût d'implémentation, pour un PGI traditionnel. Nous avons donc été séduits par BBD ”. Il est vrai que la tarification (133 euros par mois et par utilisateur) permet de lisser les coûts.

Affecter des ressources à la définition des processus

Sans implémentation technique, puisque la solution est en ligne, Business Bydesign reste un PGI SAP : un tel projet demande une importante réflexion en amont pour clarifier les processus de l'entreprise ainsi que les rôles et droits de chaque utilisateur. “ Or ces PME travaillent encore avec des processus très manuels ou des fichiers Excel ”, avoue Tom Kindermans, en charge des PME chez SAP pour la zone Emea. Henri-Louis Socquet, porteur du projet au sein de la SSII Micropole-Univers, confirme : “ Nous avons été confrontés à une batterie de questions (celles posées par le configurateur automatique à propos du fonctionnement de l'entreprise – NDLR) auxquelles nous n'avions pas toujours tout de suite la réponse, ce qui a ralenti la démarche. ” Chez Alex & Gross, chez qui les processus n'étaient pas définis, il a été décidé de suivre les conseils des consultants SAP. Au sein de la société de services en informatique industrielle Artal, qui devrait basculer en production en juin, l'engagement humain est estimé à seulement une personne à mi-temps sur six mois. Il faut dire que “ les processus avaient déjà été définis quand nous avions conçu notre précédent système interne, devenu par la suite difficile à maintenir. Le passage à BBD en a été facilité ”, se rappelle Pierre Duverneuil, son directeur. Pour Arumtec, qui comptera 45 utilisateurs du PGI, ce sont trois personnes qui ont été affectées à plein temps sur le dossier : les directeurs financier et technique ainsi que le responsable des informations. Cela afin de tirer au maximum profit des possibilités du logiciel.

Comme le confie Joël Fizycki, “ la démarche de normalisation des processus liée à ce PGI à la grande richesse fonctionnelle est structurante. Même s'il faudrait que cela soit plus flexible de temps en temps… ” Un exemple : chez Micropole-Univers, le directeur des achats et l'acheteur sont la même personne, ce qui ne va pas de soi avec le circuit d'approbation de l'ordre d'achat inclus dans le logiciel. L'utilisateur multicasquette peut donc être amené “ à éventuellement se connecter avec un autre login pour la validation ”, note Henri-Louis Socquet. Mais, pour certains, la rigidité en matière de définition et de respect des processus est un avantage majeur. “ Pour une demande de congés, l'utilisation du workflow, plutôt que de fichiers Excel, fait diminuer d'un quart le temps de traitement par le service des ressources humaines ”, note ainsi le directeur d'Alex&Gross.

Au final, ces premières sociétés clientes évoquent des temps avant démarrage allant de deux à quatre mois, voire cinq selon le nombre de fonctionnalités engagées. Micropole-Univers comme la SSII Artal se sont contentées de mettre en place la gestion des achats et/ou la gestion des projets (Micropole a opté pour le workflow mais conserve une comptabilité Sage). Arumtec compte très prochainement basculer toutes ses applications en production sur BBD avec l'utilisation du workflow. Sachant que, pour une entreprise industrielle telle que le chimiste Pentagon (55 M d'euros de CA), BBD ne fait pas tout : “ Les aspects réglementaires métier ne sont pas gérés dans BBD ”, précise Nick Lindop, son directeur.

Parmi les bémols d'utilisation, certains évoquent les temps de réponse. Le poste de travail se connectant à un site de production en Allemagne par lien ADSL, il arrive que l'on ait de “ trois à cinq secondes d'attente selon le process déclenché ”, chiffre un utilisateur. La formation au progiciel peut, elle, se faire via un portail. Insuffisant pour certains : Arumtec a ainsi préparé des ateliers de travail spécifiques pour éviter une autoformation approximative par le web. Au total, la SSII a calculé une durée de retour sur investissement d'environ dix mois. Dans le cas d'Artal, le passage à une offre du marché a permis d'abandonner le logiciel développé en interne, dont la mise à niveau aurait nécessité de six à huit mois de travail d'un ingénieur. “ Le calcul a été vite fait ”, note Pierre Duverneuil.

SAP garde pour l'instant la main sur ses projets BBD

Ces premiers clients ont traité directement avec les équipes internes de SAP qui ont aussi découvert le soft au fur et à mesure. Particulièrement choyés en tant que pionniers, et donc références potentielles, ils ont parfois bénéficié de conditions financières spéciales avec, notamment, un suivi gratuit par SAP. Si, pour l'instant, SAP confirme qu'il veut garder la main sur les projets BBD, le réseau de partenaires se monte. En France, ils sont une demi-douzaine à être intéressés. Certains connaissent déjà SAP et montent en gamme. C'est le cas d'Infoclip, habitué à Business One. D'autres descendent en taille, tel ACA, plus porté sur All-in-One. “ Les premières démarches commerciales concernant Business Bydesign ont été lancées il y a trois semaines, et deux de nos consultants sont partis se former chez SAP ”, raconte Jean-Baptiste Auzou, responsable de l'offre au sein d'ACA. Ici, l'objectif est de monter en charge et de bien communiquer sur le produit. Il est clair que le modèle Saas nécessite de faire du volume, raison pour laquelle “ ACA se montre ambitieux pour la suite, à partir de 2009 ”, confie Jean-Baptiste Auzou. La démarche est peu ou prou la même chez Micropole-Univers, utilisateur mais aussi partenaire, qui annonce ne pas avoir fixé d'objectifs pour 2008.