Le format PDF développé par Adobe est idéal pour la diffusion de documents au format électronique. Il garantit au lecteur du document une reproduction fidèle de la mise en page originelle. Il permet l'ajout d'éléments purement informatiques, tels les hyperliens, et empêche la modification du document par le lecteur.

OpenOffice.org est très doué pour générer des documents PDF. Alors qu'avec la plupart des suites bureautiques concurrentes, il faut ajouter des modules externes, tous les logiciels d'OpenOffice.org permettent, par défaut, de créer des PDF. Dans le logiciel adapté (Writer, Calc, Impress, Draw...), ouvrez le document à transformer en PDF. Dans le menu Fichier, sélectionnez Exporter au format PDF. La fenêtre Options PDF s'ouvre. Vous pouvez y effectuer de nombreux réglages : décider des pages du document à exporter, de la qualité des images intégrées, de la présence ou non de liens hypertextes, voire même, dans l'onglet Sécurité, de crypter le document et de décider dun mot de passe... Une fois les options choisies, il suffit de cliquer sur le bouton Export, puis sur Enregistrer.