Posséder un compte Hotmail
Avant de pouvoir archiver en ligne ses documents, l'internaute doit au préalable posséder un compte de messagerie électronique Windows Live Hotmail. Ceci fait, il arrive à son espace personnel à partir duquel il pourra modifier son profil ou les paramètres du service de stockage.
Partage en ligne
Depuis l'interface utilisateur, l'internaute gère les documents qu'il décide de rendre publics ou non. Les dossiers privés ne sont accessibles que pour lui. Les semi-privés pour un groupe restreint de personnes identifiées (amis, collègues etc.). Le contenu des dossiers publics est visible par tous au moyen d'une simple URL.
Donner les autorisations d'accès
A la création d'un dossier, l'internaute doit préciser avec qui il désire le partager. Il indique l'adresse e-mail des personnes qui pourront accéder au contenu, qu'ils possèdent un compte Hotmail ou non. Chaque utilisateur se voit attribuer un niveau d'accessibilité. Les uns peuvent avoir uniquement les droits pour lire les documents. Les autres ont, par exemple, la permission de les modifier.
Télécharger les fichiers
L'internaute doit envoyer vers les serveurs de Microsoft tous les textes ou photos qu'il souhaite stocker sur son espace personnel. Le poids de chaque document ne doit pas excéder 50 Mo. En bas de page, l’éditeur rappelle qu'il faut respecter les droits d'auteurs. Rien en effet n'empêche techniquement un internaute de partager avec d'autres de la musique ou de la vidéo.
Des interlocuteurs pas toujours prévenus
Lors de notre test, les personnes autorisées n'ont pas été directement prévenues par le logiciel. Il nous a fallu entrer l'URL de partage des fichiers dans un mail à destination de nos contacts. Ceci fait, le destinataire accède d'un clic au contenu du dossier qu'il peut consulter ou, si les autorisations le permettent, télécharger sur son disque dur.
Modification des paramètres à tout instant
A tout moment l'utilisateur peut changer, renommer un dossier, ou encore modifier les autorisations de consultation. De même, il lui est possible d'ajouter des personnes supplémentaires habilitées à consulter les documents.