Un seul serveur. Le groupement d'achat et de référencement pour les enseignes Espace Emeraude et Rural Expert (Garem/SA2E) n'a à son actif informatique qu'un serveur unique, même plus utilisé. Il s'agit en fait d'un vestige de l'ancienne architecture technique utilisée par cette centrale de référencements et d'achats dont dépendent 110 magasins en France. La société angevine a décidé il y a quelques années d'externaliser l'intégralité de ses logiciels, rompant avec le modèle client-serveur exploité en interne. Elle a pour cela fait appel à l'éditeur de progiciel de gestion intégré (PGI) Proginov, fournisseur d'applications hébergées (FAH) situé près de Nantes.

Avant 2003 et cette rupture culturelle, le Garem utilisait un logiciel développé sous Magic par un éditeur parisien et personnalisé. Les 90 magasins de l'époque utilisaient l'application. Et c'est autant de bases de données qu'il fallait administrer, en poussant des mises à jour vers chaque magasin. « Je passais 80 % de mon temps à faire de la maintenance , se remémore Jean-Christophe Auger, seul responsable de l'informatique du Garem, et déjà en poste à l'époque. Du coup, je ne pouvais pas consacrer de temps à l'application et aux évolutions qu'il aurait fallu mettre en oeuvre » . Dès lors, faut-il embaucher pour prendre en charge la maintenance et le développement de l'outil ? Ou externaliser l'informatique pour la réorienter vers la prise en charge du réseau de vente ? Jean-Christophe Auger privilégie la seconde option. Et se focalise rapidement sur le PGI de Proginov, qui a l'avantage d'être éditeur et pas seulement distributeur de sa solution, « ce qui facilite les échanges avec les développeurs » . Autre avantage : les deux sociétés ne sont distantes que d'une centaine de kilomètres.

Son choix effectué, Jean-Christophe Auger doit convaincre sa direction générale, réticente, notamment au sujet du manque de confidentialité des données accessibles en ligne. Le responsable informatique visite les installations d'hébergement de Proginov et en tire la conclusion qu'un magasin n'aurait jamais les moyens d'avoir un tel niveau de sécurité. Le fait de ne plus se sentir propriétaire des données constitue un autre frein psychologique. « En réalité, notre ancienne architecture ne nous donnait pas la main sur nos données : elles nous étaient illisibles et notre partenaire nous a facturé 12 jours de développement pour les exporter » , note, amer, Jean-Christophe Auger. Aujourd'hui, les informations sont accessibles en ligne et peuvent être importées sur le poste de l'administrateur au format Ascii, Excel, ou XML. « Le fait de payer ad vitam aeternam un loyer logiciel » est le dernier frein évoqué par la direction. Le responsable informatique du Garem avance alors les économies réalisables sur la maintenance et la masse salariale qu'il aurait fallu augmenter.

Une fois validée, l'adoption du PGI en ligne s'effectue en plusieurs vagues. La première, pendant laquelle une interface spécifique est développée par Proginov, a lieu en 2003. Cette station de référencement recense les produits et fournisseurs, et est accessible depuis la centrale et 90 % des magasins. La centrale accède aussi en ligne à ses applications bureautiques et à la messagerie Exchange, hébergées par Proginov. Elle opte également pour les modules de gestion commerciale, de comptabilité et de paie du PGI.

En 2004, le Garem met en place une solution de logistique avec pour objectif de mutualiser l'ensemble des commandes des magasins - notamment pour les produits d'import -, qui jusqu'alors remontaient par fax et étaient ressaisies à la main. « Ce qui prenait une grosse semaine est désormais fait en une journée , explique Jean-Christophe Auger. Nous avons ainsi pu augmenter le nombre des commandes sans embaucher » . Un bénéfice qui ne découle pas directement du mode hébergé. La réception des commandes est assurée par un transporteur, qui la notifie en se connectant au PGI via un lien internet ADSL. Le logisticien édite ensuite des bons de livraison dans Proginov et répartit les produits vers les magasins du réseau.

En 2006, dernière évolution : la gestion commerciale est installée dans les premiers magasins pour le back-office. Pour le front-office, un ordinateur servant de caisse enregistreuse communique avec l'application en ligne. En cas de rupture du réseau, la caisse passe en fonctionnement dégradé : les transactions sont enregistrées sur le disque dur et une synchronisation avec la base de données centrale se fera lors du rétablissement du réseau. Pour l'avenir, Jean-Christophe Auger réfléchit aux améliorations à apporter afin de gagner du temps en magasin.

Pour le responsable informatique, c'est là que réside le principal avantage du mode hébergé en ligne : « Je me consacre aux considérations métier plutôt qu'à la maintenance applicative, qui ne prend plus que 10 % de mon temps » . D'un point de vue technique, « le mode hébergé s'impose pour des sociétés aux sites nombreux. La base de données unique accessible en ligne permet une vision en temps réel des magasins » . En cas de sinistre, un plan de reprise d'activité sera rapidement possible en redémarrant des postes. Pas nécessairement moindres, les coûts sont lissés. Et si les coupures de réseau ont été rares, Jean-Christophe Auger tempère : « Il faut veiller à la compatibilité de ses imprimantes avec les serveurs d'applications Citrix qui ne disposent pas de tous les pilotes. »