Viadom aide la personne avec son extranet

Stéphane Bordage

01 Informatique

le 15/11/2007 à 00h00

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Après avoir lancé la coiffure à domicile dans les années 90, Viadom est devenu le premier groupe français de services à la personne. Couvrant la coiffure, l'esthétique, le ménage, le jardinage et le bien-être, le groupe emploie 4 000 salariés qui réalisent par an 2,5 millions d'actes chez 400 000 clients.

Viadom dispose d'une organisation complètement décentralisée, qui s'appuie sur un réseau de salariés nomades. “ En l'absence de bureaux et de points de ralliement, l'adoption d'un outil de travail collaboratif accessible à l'ensemble des salariés s'est très vite imposée comme une priorité ”, explique Christian Lehr, président du groupe Viadom.

L'entreprise a donc placé le web au cœur de son organisation et de ses actions commerciales dès 2003. Le système de gestion de contenu (CMS) “ Direct News Pro ” d'Activis anime un site web destiné aux prospects et clients ainsi qu'un extranet destiné aux salariés de l'entreprise. En 2007, pour optimiser son organisation et améliorer sa réactivité, Viadom a relié sa plate-forme web au PGI Navision de Microsoft.

L'utilisation : organiser l'activité quotidienne

L'interconnexion poursuit un objectif simple : éviter les ressaisies – sources d'erreurs, de coûts et de perte de temps – tout en augmentant la qualité du service rendu à la fois aux clients (obtention rapide d'un devis) et aux salariés (tableau de bord pour piloter son activité au quotidien).

Grâce à l'interconnexion de sa plate-forme web et de son PGI, Viadom propose à ses prospects et clients de passer leur commande directement depuis son site web, au moyen de formulaires spécifiques à chaque prestation : ménage, jardinage, etc.

L'ensemble des paramètres de la commande sont injectés directement depuis le CMS d'Activis dans Navision, via des services web. Les opérateurs téléphoniques de l'entreprise utilisent les mêmes outils. “ Sans ressaisie nous accélérons la prise en charge du client, et nous fiabilisons les données que nous fournissons à nos collaborateurs ”, explique Christian Lehr. Quelques minutes après que la commande soit passée, Viadom est en mesure d'envoyer un plan d'intervention au salarié le plus proche du domicile du client.

L'extranet permet à chaque collaborateur d'accéder à un espace privatif où sont répertoriées l'ensemble des informations le concernant : planning d'intervention, demande de formation, documentations techniques, renouvellement d'outils, etc. La majorité des données proviennent du PGI.

Enfin, avec plus de 500 recrutements par an, Viadom a développé un outil de gestion de candidatures. Les candidats déposent leur CV via des formulaires web personnalisés par métier. Le CMS d'Activis injecte alors ces données dans la base de candidatures de Navision. Le service des ressources humaines peut ainsi effectuer des recherches multicritères précises : compétences, diplômes, portefeuille clients, zone de travail, etc.

Les gains : des échanges rapides et fiables

L'extranet est le seul lien quotidien des 4 000 salariés du groupe avec le siège social. Il compense donc l'absence de bureaux et accélère les échanges. “ Avant nous fonctionnions avec la poste, mais c'était bien trop lent ”, constate Christian Lehr. Aujourd'hui, “ sans la plate-forme web et sa connexion au PGI, nous ne pourrions maintenir la croissance et la rentabilité de l'entreprise aux niveaux actuels ”, estime-t-il. “ C'est un véritable élément différentiateur par rapport à nos concurrents. Nous sommes plus réactif, tout en évitant les erreurs de saisie. Et bientôt nos clients pourront gérer eux-mêmes leur compte. Ce qui leur apportera plus d'autonomie, et nous déchargera de certaines opérations (mise à jour de données personnelles, etc.) ”, ajoute Christian Lehr.

La mise en œuvre : des fichiers plats puis Soap

Viadom a retenu le CMS Direct News Pro d'Activis en 2003 car il permettait de créer rapidement un portail web et un extranet avec le même outil. En s'appuyant sur un CMS, Viadom a pu limiter la charge du projet : paramétrage et déploiement n'ont pris que 3 semaines et le logiciel ne coûte que 2 000 euros ht (licence perpétuelle). L'éditeur a paramétré l'outil en fonction des contraintes métier. Il a aussi réaliser des développements, notamment les formulaires reliant les clients et salariés à Navision. “ La capacité de l'outil à se connecter facilement au PGI était un critère de sélection déterminant ”, explique Christian Lehr.

Les deux outils ont d'abord été connectés via un développement sur mesure en PHP. Il consistait à échanger des fichiers plats, en mode asynchrone via FTP, entre le CMS hébergé chez un prestataire et Navision, dans l'entreprise. L'intégration a pris 1 mois. Aujourd'hui, la majorité des échanges se font en temps réel par services web synchrones (Soap). Cet autre développement spécifique s'appuie sur les API publiques de Navision.

Les écueils : une infrastructure à sécuriser

A cause de l'immaturité des services web en 2002, “ nous avons développé un système d'import-export avec la SSII gérant le PGI ”, dit Christian Lehr. Mais le principal défi était la sécurité. Pour préserver la confidentialité des données, “ nous avons chiffré l'ensemble des échanges et nous avons mis en place une DMZ qui découple le PGI du monde extérieur ”, explique Sébastien Rentz, responsable du projet chez Activis. Les machines interconnectées doivent en plus s'authentifier grâce à leur adresse IP et à un couple identifiant-mot de passe.