L'Administration teste son standard d'archivage

Vincent Berdot

01 Informatique

le 01/06/2007 à 00h00

envoyer
par mail

imprimer
l'article

Le standard d'archivage de l'Administration électronique vient de souffler sa première bougie. Né de la collaboration de la Direction générale de la modernisation de l'Etat (DGME) et de la Direction des Archives de France (DAF), il spécifie un format d'échange lors des opérations de versement dans les plates-formes d'archivage. Deux projets sont actuellement en cours. L'un aux Archives de France, avec la mise en place d'une plate-forme complète de versement (baptisée Pilae) destinée à recueillir les archives patrimoniales des ministères. “ Encore en développement, la recette est prévue en juillet ”, indique Gabriel Ramanantsoavina, chef de projet archivage numérique, à la DGME qui travaille en tant que maîtrise d'œuvre. Le second projet, conduit par le conseil général des Yvelines, vise à conserver électroniquement les documents soumis au contrôle de légalité (par exemple les délibérations du conseil). Dans les deux cas, l'enjeu est identique : associer aux contenus électroniques des types de métadonnées définies par le format d'échange.

Un cadre théorique, gage de pérennité

Parallèlement à ce format d'échange, les Archives de France ont élaboré une série de préconisations liées à la sécurité des infrastructures de stockage. Tout le cadre théorique a été défini pour que les services de l'Etat ainsi que les collectivités territoriales puissent conserver de façon pérenne leurs archives patrimoniales. Un tel cadre manquait cruellement. Jusque-là, les rares mises en œuvre d'archivage électronique dans le secteur public ne concernaient que les registres qui ont été progressivement dématérialisés dans les années 70. Ces derniers consignent une liste d'évènements se référant à des dossiers papiers. “ A partir du moment où ces registres ont été dématérialisés, personne n'a songé à les archiver au même titre que le papier ”, déplore Françoise Banat-Berger, responsable de l'innovation technologique à la DAF. La majorité n'intègre aucun mécanisme de gestion du cycle de vie (des marqueurs de temps ou des dates de clôture). Résultat, quand le système d'information évoluait, certaines données se retrouvaient écrasées. “ Les producteurs de ces registres n'y voyaient pas d'inconvénients, puisque les documents papier étaient bien archivés par année. Mais les clés d'accès étaient perdues ”, regrette-t-elle. Un tel système n'est plus envisageable aujourd'hui. Il devient même impensable avec l'explosion du volume de documents numériques. La télétransmission de certaines procédures (le contrôle de légalité) a été homologuée par le ministère de l'Intérieur. “ La certification de plusieurs plates-formes de télétransmission, comme Fast, a clairement accéléré l'élaboration de ce format d'échange ”, note Françoise Banat-Berger.

Définir des métadonnées technique et sémantique

Les premières réflexions autour du standard d'échange ont été menées en 2004. Elles ont abouti à un appel à commentaires. Fournisseurs de plates-formes de dématérialisation, éditeurs de gestion documentaire et de coffre-fort électronique, archivistes, bibliothécaires… Au total, ils sont une soixantaine à avoir planché sur la question. A ce jour, ce standard s'applique aux bases de données, aux documents bureautiques, aux courriels et aux flux issus de la dématérialisation des appels d'offres. Pour chacun de ces contenus, les services versant doivent établir une correspondance entre des donnés métier et les balises d'un fichier de métadonnées en XML, dont la structure est imposée par le standard. “ Cette écorce XML qui accompagne l'archive comporte deux types d'informations ”, précise Bruno Ricci, directeur associé de Cecurity.com, dont le coffre-fort électronique a été retenu pour le projet Pilae. D'une part, celles relatives à la structure de l'archive. Pour une base de données ou une application, elles indiquent les clés, les index ou les relations d'intégrité entre les tables. Pour un document, les relations avec les sources de données. D'autre part, des informations contextuelles et sémantiques. Qui a produit l'archive ? Quand ? Qui concerne-t-elle ? De quel processus relève-t-elle ? Quelle est sa durée de conservation ? Ces derniers éléments deviendront les seules clés pour accéder aux données ou aux documents archivés. Car la plate-forme des Archives de France n'exploitera aucun moteur de recherche plein texte.

Ce travail d'interprétation du standard PSE doit être réalisé pour chaque type de document. Pour l'heure, “ avec les collectivités territoriales, nous avons déjà couvert les processus du contrôle de légalité, de l'action sociale à l'enfance ou encore de la passation des marchés public ”, indique Françoise Banat-Berger. Seulement ces versements imposent aux producteurs de préparer leurs archives conformément au standard. “ Or les applications des ministères n'ont pas encore développé de module d'export et ne pourront donc s'aligner sur notre norme ”, poursuit-elle. D'où le risque d'une incompatibilité du format de l'archive versée avec ceux autorisés par le standard d'échange (PDF/A, Open Document, TXT, HTML, Jpeg, Mpeg 2…).

Les prestataires assurent la conversion

Pour pallier cette distorsion, Pilae embarque des scénarios de conversion. “ Si le type de ficher du lot versé n'est pas conforme, par exemple .doc, un mécanisme de règles vérifiera si ce format est toutefois acceptable pour Pilae. Selon le résultat, le document sera ou non traité par les utilitaires de conversion de la plateforme ”, détaille Bruno Ricci. L'autre risque porte sur les métadonnées. La structure du fichier XML livré avec les données pourrait ne pas être en phase avec la syntaxe définie dans le standard. Mais là encore Pilae offrira des services de transformation.

En dépit de ces outils de conversion, la capacité des applications à préparer leurs archives restera l'un des principaux facteurs de succès de Pilae. Les Archives de France et la DGME poussent activement les éditeurs installés dans les ministères à développer des services d'export natifs pour leurs applications. En fait, plus que les services de l'Etat, ce sont paradoxalement les collectivités territoriales, a priori, moins bien armées, qui pourraient adopter plus facilement le standard d'archivage. Et ce, par le biais des plates-formes de télétransmission.

Ainsi, le conseil général des Yvelines ne connaît pas ces problématiques de conversion. Le standard d'échange lui sert à archiver les actes soumis au contrôle de légalité. En l'occurrence les arrêtés liés aux ressources humaines et les délibérations du conseil. “ Nous passons par la plate-forme de télétransmission de Fast pour envoyer et récupérer les documents échangés avec la Préfecture ”, indique Christelle Hevin-Bonner, responsable des technologies de l'information et de la communication au conseil général des Yvelines. Dans cette chaîne, Fast date, trace et signe ces documents. Mais surtout, il les formate conformément au standard d'échange avant de les livrer au département. Ou plutôt les formatera. Car le prestataire a justement pris du retard dans l'élaboration de son module d'export.

De son côté, le conseil général vient de terminer tous les développements liés à sa plate-forme d'archivage, fin prête à recevoir les versements. “ Au-delà de l'infrastructure technique qui a été déployée, nous avons réalisé un gros travail d'interprétation du standard, souligne Jean-François Navarre, chef de projet sur l'archivage électronique au conseil général. Il a fallu transposer les données du contrôle de légalité - objet, nature, matière, sous matière, identifiant du service versant - aux champs généralistes du standard - description, mots-clés, service producteur. ”

Des travaux menés avec la DCSSI

Ce standard d'échange ne suffit pourtant pas à bâtir un cadre complet pour une politique d'archivage. Celle-ci doit également intégrer une forte composante sécurité. “ Avec la Direction centrale de la sécurité des systèmes d'information, nous avons défini toutes les conditions pour qu'une archive ait à tout moment une valeur probante et ne soit jamais perdue lors de son cycle de vie ”, indique Françoise Banat-Berger de la DAF. Ces préconisations, essentiellement techniques, ont été mises en œuvre dans le coffre-fort de Pilae. Elles s'appuient sur les fonctions conçues par le progiciel de Cecurity.com : traçabilité, horodatage, calcul d'empreintes, signature électronique et redondance des équipements (réplication des données sur deux sites distants de 40 km, clusters de serveurs…). Ces préconisations touchent également l'interface, développée au-dessus du coffre-fort. C'est à ce niveau que sont identifiés les rôles (producteur, verseur, archivistes, contrôleur…) et que le dialogue entre les deux parties est orchestré (envoi, accusé de réception, accords, refus…). Lorsque les versements seront automatiques, l'échange de données se fera par l'entremise de services web. Dans le cas où l'application productrice ne dispose pas de module d'export, les archivistes des ministères s'appuieront sur des formulaires pour entrer manuellement les métadonnées.

Ce projet Pilae n'en demeure pas moins qu'une expérimentation avant l'ouverture, en 2011, du futur bâtiment des Archives nationales, basé à Pierrefite en Seine-Saint-Denis. Un centre qui conservera 320 kilomètres linéaires de document papier et qui hébergera une plate-forme d'archivage électronique reprenant tout ou partie des spécifications de Pilae.

v.berdot@01informatique.presse.fr

www.01blog.fr/1907