Debitel automatise le “ zéro papier ” pour facturer ses clients
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l'article
Après presque un an de préparation, Debitel lance, en mars 2006, le projet “ kill bill ”(*), et tranche sur la question du “ zéro papier ”. Son objectif premier : affûter le processus de traitement des factures fournisseurs par un système d'automatisation des flux, intégré à son environnement comptable SAP. L'arrivée d'une facture au service comptabilité marque, en effet, le début d'un long et fastidieux périple. Qu'elle parvienne sous forme de fichier ou sur papier, elle emprunte un circuit de validation impliquant jusqu'à dix personnes. Pour l'automatiser, Debitel opte pour le workflow comptable Invoice Processing, de Basware. Il sera déployé sur trois mois, nécessitera 40 jours/homme d'intervention, et dix jours de formation du personnel comptable. A la clé, un retour sur investissement en quinze mois.
Placé en amont du PGI, le module numérise - si nécessaire - la facture, la soumet à son outil de reconnaissance de caractères pour identifier son contenu et l'enregistre comme pièce comptable auprès de SAP. Invoice Processing déclenche alors la création d'un bon à payer (BAP), qui est expédié par e-mail aux validateurs. Ces derniers cliquent alors sur un lien qui les amène directement à une interface où ils le signent numériquement. Une fois les approbations recueillies, Invoice Processing le bascule en tant que “ BAP reçu ” et prévient SAP que la facture peut être réglée. Si la facture reste en souffrance pour diverses raisons le comptable résout manuellement le problème et relance le processus.
64 % de temps comptable gagné
“ Nous voulions en finir avec le flux papier lié aux factures, et permettre au département comptable de consacrer plus de temps à d'autres opérations. Notamment la consolidation des budgets sous SAP, qui est une tâche très complexe et non maîtrisée à ce jour ”, confie Uwe Kolenda, chef de projet SAP chez Debitel. L'opérateur estime, aujourd'hui, à 64 % le temps comptable gagné et à 51 % la réduction du coût de traitement par facture (chiffré à 19 euros auparavant). Intéressant quand on a environ 500 fournisseurs qui génèrent près de 20 000 factures par an…
Prochaine étape : intégrer la prise de commande au workflow. Le but étant d'automatiser la validation de la facture par un rapprochement de celle-ci avec le bon de commande. C'est avant tout parce qu'elle propose un moteur capable de le faire, que l'offre de gestion des achats de Basware pourrait être choisie. Unique frein à sa mise en place, la qualité des données achat, qui doit encore être améliorée en interne. C'est l'objectif pour un déploiement, …début 2008 ? “ Le plus tôt sera le mieux ”, confirme Uwe Kolenda.
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(*) littéralement : “ tuer la facture ” en anglais.
Les factures passent à la moulinette du module Fastscan
A ce stade, le logiciel reconnaît la facture en totalité si un modèle a été créé au préalable. S'il n'existe pas de modèle, l'utilisateur doit remplir manuellement les champs (colonne de gauche sur l'écran).
Le cas étudié
Activité : opérateur mobile virtuel (MVNO). Historiquement le premier MVNO en France.
Siège : Chaville (92).
Effectifs : 3 000 salariés.
Nombre de clients : 10 millions en Europe.
Dématérialiser le flux papier de la facturation fournisseur par un système automatisé.
Invoice Processing de Basware, workflow comptable sous Windows Server 2003, relié au progiciel de gestion intégré de SAP.
En cours de projet, le département informatique de Debitel s'est aperçu que son organigramme avait changé. Or, ce dernier est validé en début de projet, et n'est pas modifiable par le client. Basware a dû finalement autoriser sa rectification par Debitel, en développant un plug in, désormais proposé en standard.
