Et… allez plus loin avec Excel 2007

Fabrice Auclert et Stéphane Viossat

Micro Hebdo

le 16/03/2007 à 07h00

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Mettez en valeur vos tableaux

La nouvelle fonction d'affichage 3D des graphiques est bluffante : elle n'a plus rien à voir avec l'ancienne Vue 3D. Voici comment l'utiliser.

1. Sélectionnez vos données, puis cliquez sur l'onglet Insertion. Dans la partie Graphiques, choisissez un type de graphique. Ensuite, faites un clic droit sur le graphique créé et sélectionnez Rotation 3D.

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur les catégories Rotation 3D et Format 3D pour régler au mieux l'affichage de graphiques.

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Profitez de la saisie semi-automatique

Pour éviter des erreurs de formules, Excel 2007 utilise désormais la saisie semi-automatique lorsque vous commencez à écrire une formule.

1. Placez-vous dans une cellule et commencez à taper la formule voulue. Par exemple, un “ s ” pour calculer la somme d'une colonne. Dès que vous taperez la lettre “ s ”, Excel vous affichera toute une liste de fonctions.

2. Une fois que vous avez choisi la fonction qui convient, une infobulle affiche les éléments à ajouter dans cette formule. En l'occurrence, une suite de cellules.

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Créez de vrais diagrammes

Spécialité de PowerPoint, et désormais présents dans la suite Office Famille et Etudiant, les diagrammes, comme les graphiques, facilitent la lecture d'un document. Pour accéder à divers modèles, cliquez sur Insertion, puis sur une nouvelle icône nommée SmartArt. Les diagrammes sont alors classés par catégorie (Processus, hiérarchie, etc.).

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Simplifiez-vous les mises en forme conditionnelles

Plus besoin de saisir des formules complexes et de sélectionner précisément des plages de cellules pour réussir les mises en forme conditionnelles. Excel 2007 propose désormais des formules toutes faites, agrémentées d'icônes du plus bel effet. Par exemple, sélectionnez une colonne de l'un de vos tableaux. Ensuite, dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle puis sur Jeux d'icônes. Là, saisissez flèches, puces ou autre indicateur pour mettre en valeur des données importantes. Les modifications s'effectuent en temps réel.

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Téléchargez gratuitement de nouveaux thèmes

Dans Excel 2007, les thèmes font leur apparition. Plus besoin de jongler entre les polices, les couleurs et autres effets pour mettre en valeur ses feuilles de données. Désormais, Excel met à votre disposition une vingtaine de thèmes, plutôt réussis.

Et si, parmi ces modèles proposés, vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pouvez en ajouter en les téléchargeant.

1. Pour cela, cliquez sur l'onglet Mise en page. Dans la catégorie Thèmes, cliquez sur la petite flèche située sous le bouton Thèmes. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur la commande Autres thèmes sur Microsoft Office Online.

2. Votre navigateur Internet se lance alors, et affiche une page avec plusieurs thèmes. Choisissez-en un et cliquez sur le nom du thème.

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Une nouvelle page s'affiche alors. Cliquez d'abord sur Download now, puis sur Accept. Cliquez sur Continue.

3. Une fois de retour dans Excel, cliquez à nouveau sur le bouton Thèmes. Dans la partie Personnalisé apparaît le thème téléchargé. Sélectionnez-le pour l'appliquer à votre feuille.

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Utiliser les fichiers Office 2007 sans Office 2007

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Vos proches ne disposent pas d'Office 2007 ? Pas de problème ! Bien que les formats de fichiers de Word et Excel aient changé, les destinataires de vos fichiers pourront les lire, et même les modifier.

Pour cela, Microsoft propose le logiciel Pack de compatibilité. Il permet l'ouverture, la modification et l'enregistrement de ces nouveaux formats par les versions 2000, XP et 2003 d'Office. En revanche, avec les versions antérieures, cela ne fonctionnera pas.

Seul impératif : installer le composant logiciel.Net Framework 2.0. S'il vous est réclamé à l'installation, téléchargez-le à l'adresse www.microsoft.com/france/msdn/netframework/download/default.mspx.

Etape 1 : téléchargez le pack de compatibilité

Démarrez votre navigateur Internet, et tapez l'adresse suivante : www.microsoft.com/downloads/Search.aspx?displaylang=fr pour vous rendre sur le site officiel de Microsoft.

Dans la colonne de gauche de la page ouverte, sous l'entrée Familles de produits, cliquez sur Office. Dans la liste de téléchargements proposés, cliquez sur Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007.

Sur la page suivante, cliquez sur le bouton Télécharger et enregistrez le fichier sur votre disque dur.

Etape 2 : installez le pack

Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez sur le fichier obtenu pour installer le programme.

Dans la fenêtre qui s'affiche alors, cochez la case Cliquez ici pour accepter les termes du contrat de licence logiciel Microsoft puis cliquez sur Continuer.

Il suffira à ce moment-là de suivre les indications de l'assistant pour que votre installation s'effectue.

Etape 3 : utilisez le pack de compatibilité

Avec les logiciels Office 2000, XP et 2003, vous pouvez désormais ouvrir les documents Office 2007. Vous pouvez même enregistrer des documents dans ce nouveau format. Pour cela, il suffit de cliquer sur Fichier, puis sur Enregistrer sous et de sélectionner le format idoine.

Attention toutefois à ne pas faire trop de va-et-vient entre les différentes versions des documents. En effet, certaines particularités du format Office 2007 ne sont que partiellement converties. Ainsi, l'utilisation de Thèmes (combinaisons de couleurs, polices et effets) dans un document Office 2007 sera traduite dans une autre version en Styles créés. De même, les modèles de document Office 2007 ne peuvent être ouverts puisque certaines macros ne peuvent être récupérées. Les fichiers protégés par un mot de passe ne peuvent pas non plus être ouverts hors Office 2007.