Pour éviter qu'un intrus ne modifie un document avec Google Docs & Spreadsheets, la seule solution consiste à se déconnecter systématiquement après chaque session de travail, en gardant son mot de passe (simplement 6 caractères alphanumériques) secret. Autre point faible, l'envoi des documents par courrier n'est pas signé numériquement.

OpenOffice et Office 2007, plus adaptées à un environnement professionnel, proposent toutes deux la signature numérique d'un document par certificat et la protection du document par mot de passe. Office 2007 a choisi une solide clé propriétaire de cryptage supérieure à 128 bits, tandis que OpenOffice s'appuie sur GnuPG, le logiciel libre successeur du célèbre PGP ( Pretty Good Privacy ).

Au quotidien, ces deux suites procèdent différemment. Certains trouveront plus simple de passer par Office 2007 qui regroupe sous l'appellation « Préparer » l'ensemble de ces fonctions, d'autres préfèreront OpenOffice qui, d'un clic, ajoute une signature électronique au document en cours.