Ouvrir une téléprocédure sur Internet comme on ouvre un guichet en mairie. L'idée s'avère intéressante. « Mais elle n'est pas pour nous » , croyait Didier Cugives, maire de Paulhac. Depuis, l'élu de cette ville de Haute-Garonne (1100 habitants) gérée par huit agents territoriaux a changé d'avis. Car un projet de ce type n'est pas exclusivement réservé aux grandes administrations dotées de nombreux informaticiens et d'importants moyens financiers. Il se trouve également à la portée des petites collectivités locales.

Et Paulhac va le prouver en mettant en ligne son service d'inscription scolaire, en maternelle et en élémentaire. Une goutte d'eau, puisqu'il s'agit de gérer les dossiers de quelque 150 enfants sur un système informatisé... Mais ce test démontre que toutes les collectivités locales, quels que soient leur taille ou leurs moyens, sont en mesure d'ouvrir des téléprocédures accessibles aux citoyens. Il s'agit avant tout d'une question de volonté politique et d'organisation, comme le souligne Didier Cugives.

A l'origine, une palette de services était disponible. « Nous avons cherché les domaines dans lesquels nous rencontrions le plus de difficultés, raconte le maire. Ceux qui nous prenaient le plus de temps, qui comportaient des obligations en termes de paperasserie et d'archivage. Se sont alors imposées la gestion de la cantine et l'inscription scolaire. » Ne fonctionnant qu'une fois par an, ce dernier service apparaît comme le plus facile à traiter pour un galop d'essai. La gestion de la cantine suivra. Les habitants l'utiliseront pour inscrire leurs enfants dans un « calendrier des repas » .

Tout le monde le sait : le fonctionnement en double circuit - téléprocédures sur Internet et formulaires papier - se révèle difficilement gérable. La mairie, confrontée à cette problématique, a fait son choix : tout sera intégré dans le système d'information. Elle pousse la logique Internet jusqu'au bout, et demande à tous les habitants de saisir eux-mêmes les informations, de chez eux ou en mairie s'ils n'ont pas d'accès à Internet. Quitte, en cas de refus, à les faire saisir par les agents municipaux. Du coup, toutes les données sont intégrées dans la téléprocédure, qui sert aussi de système de gestion des inscriptions.

« Nous n'avons pas décidé d'élaborer une téléprocédure pour le principe, précise le maire. Ni hasard ni simple lubie, cela participe de notre volonté de mettre en place un service utile sur Internet. » En mars 2001, une fois élu, le conseil municipal veut créer son site. Et dès juin suivant, la ville ouvre www.paulhac.fr.

C'est l'une des premières communes de 1000 habitants à disposer d'un tel portail. Avec une volonté affichée d'utiliser l'outil pour faciliter la vie quotidienne. « Plus qu'une simple vitrine, il doit proposer des prestations à la population. » Un premier service est immédiatement créé : un webmail et une adresse pour chaque habitant, qui dispose ainsi gratuitement d'une messagerie de type prénom.nom@paulhac.fr. Elle est permanente et indépendante des fournisseurs d'accès.

Dans la vie, les choses se font parfois au hasard des rencontres. L'idée de tester la mise en place d'une téléprocédure a germé à la suite d'un entretien avec Jérôme Pages, cadre chez Genigraph. « Je me suis alors aperçu qu'ouvrir un tel processus sur un site Internet ne nécessitait pas de gros investissements » , se souvient Didier Cugives. Du jour au lendemain, il pouvait proposer une téléprocédure, pour peu qu'elle ait été créée avec le bon outil. Ce dispositif présentait en outre l'avantage d'être facilement accessible 24 h/24, même par ceux n'ayant aucune connaissance en informatique.

Les communes disposent de deux méthodes : soit utiliser les interfaces Web développées par les éditeurs de systèmes de gestion, soit exploiter un moteur de briques de téléprocédures en adaptant ses composants aux besoins. Avec e-Citiz, de Genigraph, Paulhac choisit cette seconde voie, qui escamote complètement l'outil derrière le site municipal. Un impératif, d'ailleurs : « La téléprocédure doit s'intégrer dans notre portail sans rupture graphique, avec le même design, les mêmes couleurs » , précise Didier Cugives.

Par chance, le conseil municipal compte trois Polytechniciens, dont deux exercent des fonctions dans des activités informatiques. L'un d'eux, Pierre Dufresne, a développé le site de la mairie. « Nous avons donc mis ses compétences à contribution pour implémenter les téléprocédures » , insiste le maire. Trois personnes oeuvrent sur le projet, lancé en novembre 2004.

Pierre Dufresne et Maryse Vié, maire adjointe attachée aux affaires scolaires, le pilotent. L'un déblaie les problèmes techniques, l'autre se charge de l'élaboration de la charte (couleurs, données, articulations). Enfin, la secrétaire de mairie est formée pour gérer le service et réceptionner les données. La téléprocédure s'ouvre en janvier 2005. Depuis, le personnel municipal se voit déporté sur des tâches plus valorisantes que remplir des fiches d'inscription.

« Avant, mes administrés venaient me voir essentiellement pour parler de leurs problèmes de vie ou de logement. Mais aujourd'hui, un grand nombre de leurs demandes concerne l'accès à l'ADSL » , analyse Didier Cugives. Le fait que les petites communes soient exclues du haut-débit le révolte. Du coup, la téléprocédure constitue un argument politique pour rendre l'ADSL accessible aux habitants. « Les adresses Internet et les téléprocédures représentent un moyen habile d'accélérer le raccordement de notre équipement au haut-débit. »