L'industriel Smoby est confronté aux mêmes difficultés de consolidation financière qu'un compte du CAC 40. C'est l'une des originalités de cette entreprise jurassienne. Ses quelques centaines de millions d'euros de chiffre d'affaires sont réalisées grâce à une quarantaine de sociétés, dont la moitié rentre dans son périmètre de consolidation financière. Parmi celles-ci, on retrouve les filiales en Amérique du Sud (Argentine et Mexique) et en Asie (Thaïlande, Hong Kong). C'est-à-dire autant de comptabilités différentes exprimées dans des devises locales qu'il faut consolider de plus en plus rapidement dans les comptes du groupe.

L'organisation précédente, basée sur une solution monoposte du logiciel Concept, ne répondait plus aux exigences d'une société en pleine croissance. « Je faisais seul la consolidation, explique Emmanuel Jacquemin, le directeur comptable groupe. Les filiales transmettaient des documents papier, et toute la saisie se faisait au siège. »

A la fin de l'année 2003, la décision est prise de se doter d'une solution moderne de reporting financier. Le bénéfice attendu est double : raccourcir les délais de consolidation des comptes, en déportant une partie du travail dans les filiales, et remonter davantage de données détaillées. Dernier point indispensable pour préparer le passage aux nouvelles normes comptables IFRS (International Financial Reporting Standards), plus gourmandes en informations.

Après un tour d'horizon complet, la société a finalement retenu la solution de Cartesis. « La spécialisation de cet éditeur dans la consolidation financière était un gage de richesse fonctionnelle », argumente Emmanuel Jacquemin. Un autre atout qui a plaidé en faveur de l'éditeur français est l'implication de ses équipes dans le déploiement du logiciel. L'installation de Magnitude a été menée tambour battant en deux semaines. Il faut dire que l'industriel a choisi de coller au plus près des paramétrages par défaut du logiciel. Les consultants n'ont ainsi ajouté qu'une cinquantaine de comptes au plan standard.

Aujourd'hui, le logiciel Magnitude fournit à chacune des filiales rentrant dans le périmètre de consolidation une solution web pour alimenter les comptes du groupe. Les responsables financiers saisissent, depuis un navigateur, leurs informations financières qui sont versées dans le serveur hébergé au siège à Lavans-lès-Saint-Claude (Jura).

Si le principe de fonctionnement est simple, la pertinence des opérations nécessite un gros travail de traitement effectué par le logiciel. Il doit rapprocher les plans comptables locaux avec celui du groupe. Ainsi, après un premier traitement, l'application génère un fichier destiné à être importé dans le système central par le comptable de la filiale. « Dans ce processus, le plus délicat n'est pas de bâtir ces interfaces mais de les maintenir. Autrement dit, de les mettre à jour dès qu'un numéro de compte est créé par une filiale », résume Emmanuel Jacquemin. Magnitude assure à ce stade une première série de contrôles. Il vérifie, notamment, que les comptes récemment créés disposent bien d'une affectation dans le plan de compte général.

Une fois le fichier versé avec succès dans le système central, les comptables procèdent à des saisies manuelles. Les données en question traduisent les mouvements intervenus entre la clôture du bilan précédent et celle du bilan réalisé. « Ces informations de variation, indispensables pour des états financiers consolidés, portent, par exemple, sur l'achat d'immobilisation ou le remboursement d'emprunt. » Là encore, Magnitude opère une série de contrôles.

Il en résulte que les liasses de consolidation reçues en central sont assurément intègres. Avant l'ère Cartesis, ces contrôles étaient effectués par le consolidateur lors de la ressaisie dans Concept, des données envoyées par les filiales. Aujourd'hui, Emmanuel Jacquemin est délesté de ces tâches fastidieuses, il n'en reste pas moins astreint à des opérations manuelles.

Celles-ci interviennent lors des écritures de retraitement. Une étape qui requiert toute l'expertise métier du consolidateur. Il doit s'assurer que les données transmises sont bien en adéquation avec la légalisation fiscale française ou avec l'IFRS. « Les normes internationales nous demanderons, entre autres, de considérer différemment la valorisation des stocks ou de développer une approche par composant pour ce qui concerne les amortissements », explique le directeur comptable.

D'une manière générale, ces nouvelles normes demandent davantage d'informations financières. Au final, le rapport annuel devrait gonfler d'un tiers. Pour autant, l'industriel se veut serein vis-à-vis d'IFRS. « Nous devons identifier le décalage entre nos pratiques comptables et les exigences issues des normes. Ces changements, qui se feront au fil de l'eau, ne porteront pas sur les processus de consolidation mais principalement sur la génération d'états », précise Emmanuel Jacquemin. Dans ce contexte, Magnitude se cantonne à un rôle d'exécution. L'outil dispose ainsi d'une batterie d'états. Pour autant, la première consolidation aux normes IFRS de Smoby (prévue pour cette année) ne fera pas encore l'objet d'états spécifiques.

Outre la porte ouverte sur les normes IFRS, l'application de Cartesis offre la promesse d'une réduction des temps de consolidation. Un bénéfice difficilement mesurable car le périmètre du groupe a beaucoup évolué. Lorsqu'en mars 2003, Emmanuel Jacquemin a pris en charge la consolidation de Smoby, le groupe était deux fois plus petit et comptait peu d'entités étrangères. La consolidation était, de ce fait, nettement moins complexe. Sans compter qu'aujourd'hui, le temps gagné avec Magnitude est pour beaucoup consommé par la formation des comptables dans les filiales.

Toujours est-il qu'à terme Smoby envisage de passer à une consolidation trimestrielle, et non plus semestrielle. « Il nous faudra environ deux mois après clôture des comptes pour consolider, assure Emmanuel Jacquemin. Ce n'est pas un très bon délai mais la plupart des entreprises ne descendent pas au-dessous. »