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Construisez une base de données avec Excel

Il existe des logiciels de base de données. Mais Excel peut aussi vous aider à gérer vos collections grâce à quelques fonctions avancées.

Il existe des logiciels conçus pour gérer toutes sortes de collections, des plus répandues aux plus exotiques. Néanmoins, ces programmes ne sont pas toujours adaptés aux besoins spécifiques de leurs utilisateurs.
Nous vous proposons de créer avec Excel une base de données afin de gérer votre collection de vidéos. Cette mise en ?"uvre est aussi prétexte à présenter certaines fonctions avancées d'Excel. A vous, par la suite, de les reprendre pour améliorer vos propres tableaux.

Etape 1 : préparez le tableau de données

Dans notre exemple de collection, chaque ligne du tableau correspond à la fiche d'une vidéo. Elles contiennent le titre du film, le réalisateur, l'année de sortie, le support (DVD ou VHS), et aussi la personne qui a emprunté la vidéo et à quelle date.
1 Cliquez sur l'icône Nouveau classeur. Cliquez sur la cellule A1 et tapez Titre. Passez à la cellule voisine en appuyant sur la touche Tab et tapez Réalisateur. Répétez l'opération pour écrire dans des cellules séparées de la première ligne et, sans sauter de colonnes, Année de sortie, Support, Emprunteur, Date d'emprunt.
2 Transformer ce tableau en base de données n'a rien de compliqué : il suffit de mettre en gras la ligne regroupant les en?"têtes des colonnes pour qu'Excel comprenne qu'il s'agit d'une base de données et non d'un tableau ordinaire. Tout simplement !
Pour passer en gras le contenu de la ligne, cliquez sur son numéro, à sa gauche, afin de la sélectionner dans sa totalité, puis cliquez sur le bouton Gras. Les en-têtes deviennent alors les intitulés des champs de la base.
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3 Par un double clic sur l'onglet Feuil1 situé au bas de la feuille, renommez-le Base de données. De la même façon, renommez Feuil2 en Formulaire, et Feuil3 en Choix.
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Enregistrez ensuite le document en cliquant sur l'icône représentant une disquette, et nommez le fichier liste_videos.

Etape 2 : limitez les erreurs de saisie

Des erreurs de saisie peuvent se produire, mais il est possible de réduire les risques. Excel offre pour cela plusieurs types de contrôle.
1 Sélectionnez la colonne C correspondant à l'année de réalisation des films. Déroulez le menu Données, et choisissez Validation. Dans l'onglet Options de la nouvelle fenêtre, déroulez le menu Autoriser et cliquez sur Nombre entier. Sélectionnez l'option Données comprises entre, puis précisez le minimum et le maximum autorisés, par exemple 1900 et 2050 :
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Vous pouvez également prévoir un message en cas d'erreur de saisie. A cette fin, dans la même fenêtre, ouvrez l'onglet Alerte d'erreur et tapez le message Entrez une année comprise entre 1900 et 2050 dans la zone correspondante. Validez le tout en cliquant sur OK.
2 Dans notre cas, les vidéos sont sur DVD ou sur cassettes VHS. Pour les champs qui accueillent ainsi un groupe de réponses bien identifiées, les listes déroulantes simplifient la saisie.
Cliquez sur l'onglet de la feuille Choix pour atteindre cette dernière puis tapez, dans la colonne A, la liste des formats vidéo, DVD et VHS. Sélectionnez la colonne entière d'un clic sur son nom. Dans la barre d'outils plus haut, la mention A1 apparaît tout à gauche de l'écran. Cliquez dessus et tapez choix_support avant d'appuyer sur la touche Entrée. La colonne est maintenant connue par tout le classeur sous ce nom :
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Retournez à la feuille Base de données et sélectionnez la colonne D correspondant au support. Déroulez les menus Données et Validation. Dans l'onglet Options, choisissez cette fois l'option Liste. Dans la zone Source, tapez alors =choix_support (n'oubliez pas le signe égal accolé !) pour signifier que le contenu de la liste se situe dans cette colonne. Validez par OK. Pour vérifier le tout, cliquez sur une des cellules de la colonne Support : une flèche apparaît en haut à droite de la cellule. Cliquez dessus pour dérouler la liste des possibilités. A présent, dans la feuille Choix, ajoutez, dans la colonne réservée aux supports, les formats VCD, SVCD et DivX. Retournez dans la colonne Support de la feuille Base de données : les nouveaux formats sont automatiquement pris en compte.
3 Les dates peuvent également être vérifiées lors de la saisie. Sélectionnez la colonne Date d'emprunt (colonne F), déroulez à nouveau les menus Données et Validation et, toujours dans le menu Autoriser de l'onglet Options, choisissez cette fois Date, puis Données supérieures à. Précisez la date de référence, par exemple 01/01/2005.
De la même façon qu'au point 1, vous pouvez prévoir un message d'erreur du genre Entrez la date sous la forme 01/01/2005.

Le conseil de clic-clic

Pour que votre base de données soit efficace, limitez les doublons : astreignez-vous à écrire les termes récurrents de la même façon, par exemple les noms des réalisateurs toujours sous la forme Prénom Nom. Les listes déroulantes constituent une bonne solution, à condition de bien ajouter chaque nouveau nom avant de saisir les données dans la base.

Etape 3 : réalisez un formulaire de saisie

Tout est prêt ! Entrez un premier enregistrement à la main : cliquez sur la cellule A2, tapez le titre d'un film, puis utilisez la touche Tab pour passer au champ suivant. Remplissez?"les tous de cette façon.
Lorsque les champs sont très nombreux, il devient fastidieux de renseigner la base sous forme de ligne. Il est plus agréable alors de passer par un formulaire de saisie avec une présentation verticale. Excel prévoit un tel formulaire. Pour y accéder, cliquez dans le tableau, ouvrez le menu Données, puis cliquez sur l'option Formulaire. Vous pouvez consulter le tableau en utilisant les boutons Suivant et Précédent pour vous déplacer d'une ligne à l'autre.
Le bouton Nouvelle permet d'ajouter une nouvelle ligne au tableau. Malheureusement, les aides à la saisie ne sont pas prises en compte par ce formulaire. C'est pourquoi nous vous proposons d'en créer un, plus pratique.
1 Dans la feuille Base de données, sélectionnez avec la souris les cellules A1 (Titre) à D1 (Support), puis cliquez sur Copier, dans le menu Edition. Les cellules sont mises en surbrillance. Allez ensuite dans la feuille Formulaire et sélectionnez la colonne A. Dans le menu Edition, cliquez sur Collage spécial puis, dans la fenêtre des options de collage, cochez Transposé. Validez par OK.
Les intitulés des champs sont maintenant écrits à la verticale dans la feuille Formulaire.
2 Refaites la même manipulation en copiant, cette fois, les quatre premières cellules (correspondant aux colonnes A à D) d'une ligne vierge du tableau de la feuille Base de données et effectuez un collage spécial dans la colonne B de la feuille Formulaire. Cela a pour effet de restituer les formats de saisie préalablement créés.
Libre à vous, à ce stade, de modifier l'apparence du formulaire (couleur de fond, du texte, alignement, bordures) grâce à la barre d'outils d'Excel.
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Etape 4 : créez un bouton avec macro

Nous allons maintenant créer une macro et un bouton, et les associer afin d'insérer automatiquement le contenu du formulaire dans une nouvelle ligne du tableau.
1 Pressez les touches Alt et F11 afin de lancer Visual Basic Editor, l'environnement de développement d'Excel. Remplacez le code déjà écrit dans la partie droite par celui?"ci :
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Pour finir, choisissez, dans le menu Fichier, l'option Fermer et retournez à Microsoft Excel.
2 Cliquez maintenant sur l'icône :
pour afficher la barre d'outils de dessin en bas de la fenêtre. Cliquez alors sur l'icône :
Dessinez le bouton à droite de la colonne B, puis tapez son intitulé, ici Enregistrer. Cliquez sur le cadre du bouton pour modifier son aspect (couleur de fond et du texte) à l'aide des outils d'édition.
3 Pour lier la macro à ce bouton, cliquez avec le bouton droit sur le cadre, puis sélectionnez l'option Affecter une macro. Dans la zone Nom de la macro, cliquez sur la macro intitulée transpose_dans_tableau, puis sur le bouton OK. Cliquez à l'extérieur du cadre du bouton.
Lorsque vous placez le pointeur sur le bouton, une main apparaît. Si vous cliquez, la macro s'active.

Excel et les bases de données

Le tableur de Microsoft, comme sa fonction l'indique, permet d'agencer des tableaux. A condition de respecter quelques règles très simples, il est possible de transformer ces tableaux en véritables bases de données. Certes, Excel ne saurait rivaliser avec des logiciels comme Access. Toutefois, il permet de construire et de gérer des bases de données modestes. En fait, chaque ligne du tableau correspond alors à un enregistrement de la base de données. Au final, il est ainsi possible de gérer en théorie des bases de données contenant jusquà 65 535 éléments ! Mais, au?"delà de 10 000, les temps de traitement des données par le micro deviennent élevés.

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