Une facture peut coûter très cher. Son traitement à l'unité revient en effet à 8 euros pour l'émetteur et jusqu'à 15 euros pour son destinataire, selon plusieurs études. Les raisons de ce coût ? 95 % de ces factures sont encore réalisées sur papier - les 5 % restants étant pour la plupart traités par EDI - et près de 10 % des factures font l'objet d'un litige. Or, autorisée partout en Europe depuis le 1 ^er  janvier 2004, la facture électronique génère une économie d'au moins 50 % sur les coûts de traitement, d'après une étude réalisée fin 2004 par l'association professionnelle EDI France auprès de plus de 260 entreprises. Un résultat qui devrait évidemment favoriser l'essor de la numérisation des factures, et, plus largement, de tous les flux comptables.

Délégué général d'EDI France, Bruno Prépin en est persuadé : « Plus de la moitié des projets de dématérialisation concerne les factures. Les grands comptes communiquent déjà entre eux par l'EDI. Les nouveaux projets portent désormais sur les flux avec les PME. » Si tous les secteurs d'activité sont concernés, la grande distribution semble avoir pris une longueur d'avance. Carrefour et Auchan, par exemple, se sont en effet donné deux ans pour faire disparaître tout papier de leurs procédures comptables. Et leurs fournisseurs, les PME, devront suivre le rythme, de gré ou de force. Mais d'autres grands groupes s'y mettent aussi, tels que France Télécom, Intersport ou Renault, entraînant dans leur sillage nombre de petites entreprises.

Premier constat, à l'exception des flux EDI trop lourds et trop chers pour être généralisés dans les PME, la numérisation d'une facture porte rarement sur l'ensemble de son cycle de vie. À destination des clients de l'entreprise, les factures émises suivent souvent plusieurs voies parallèles. Une fois saisies dans un PGI ou dans un logiciel de comptabilité, leur original imprimé est dupliqué. Ces doubles circulent afin de permettre aux partenaires commerciaux de calculer leurs commissions, aux banques de gérer la trésorerie, aux comptables de respecter les obligations fiscales ou le suivi financier...

Parfois, certains projets de dématérialisation ne portent donc que sur les doubles des factures émises. Et l'original est toujours envoyé sur papier en attendant la généralisation des envois de fichiers au format PDF signés électroniquement. C'est le cas, par exemple, à Céramique de France. « La facturation était auparavant traitée sur les quatre sites de production. La numérisation et la centralisation des procédures au siège nous ont permis de supprimer cinq postes, explique Jean-Pascal Mattei, directeur administratif et financier (DAF) de Céramique de France. Les doubles des factures sont désormais envoyés à nos partenaires par e-mail, même si l'original est encore transmis sur papier. Il sera également envoyé par fichier PDF dans la deuxième phase du projet. »

En réception, les factures papier suivent un circuit similaire. À leur arrivée, ces dernières peuvent être désormais numérisées grâce à des outils de LAD (lecture automatique de documents). La banalisation des outils de GED facilite ensuite leur archivage, et leur recherche en cas de nécessité. Les experts-comptables sont, par exemple, des utilisateurs typiques de cette technologie. Un autre cas de facture électronique prend place dans le mécanisme d'autofacturation, dont le principe est de se facturer soi-même à la place de ses fournisseurs.

Une pratique de plus en plus courante chez les grands comptes ayant affaire à de nombreux petits sous-traitants. En prime, des délais réduits et une intégration plus rapide de ces factures dans le système d'information. C'est ce que pratique Eco-Emballages. « Dématérialiser nous a permis de fluidifier les rapports avec les 1300 collectivités locales avec lesquelles nous travaillons, affirme Philippe Lemonnier, son DSI. Nous avons signé un mandat de gestion permettant d'émettre nous-mêmes leurs factures, et d'en mettre directement les images dans notre système d'information. »

Autre caractéristique courante d'un projet de facturation électronique : il ne constitue souvent qu'une brique dans un projet plus vaste de dématérialisation des flux entre donneurs d'ordres, fournisseurs et clients. Tout ou partie des autres documents (bons de commande, validation de travaux, etc.), sont généralement numérisés de la même façon. Enfin, les retours d'expériences montrent qu'un projet de facturation électronique est rarement à l'initiative du service informatique. Et, dans la grande majorité des cas, il est souvent initié par les financiers de l'entreprise, voire par ses dirigeants. « C'est le type de projet qui permet de rapprocher directions financière et informatique », constate Christian Vernhes, DSI de la Société nationale immobilière (SNI).

La SNI, dont le métier de gestion de parc immobilier oblige à établir des relations commerciales avec des milliers d'artisans, a intégré la facture électronique dans une réflexion globale sur son système d'information. « Un extranet doit désormais remplacer la plupart des appels téléphoniques, fax et courriers que nous échangeons avec les sous-traitants chargés d'entretenir et de réparer nos logements », explique Christian Vernhes. Ces échanges portent en majeure partie sur les bons de commande, la validation des commandes et des travaux et la facturation. « Nous avons fait appel au départ à un cabinet d'avocats pour rédiger le mandat nous permettant d'autofacturer » , ajoute-t-il.

Techniquement, le portail de la SNI repose sur le module « fournisseur extranet » de leur PGI Ikos. Ce module permet d'intégrer les données comptables directement dans le PGI. Un autre outil, l'automate EskerDeliveryWare, prend, lui, en charge la création, l'envoi éventuel et la gestion des factures sous la forme de PDF signés. Cette partie du projet a coûté 80 000 euros. Le portail permet également aux artisans de consulter ou de récupérer les factures au format PDF ou en fichier Excel.

Jean-Pascal Mattei, de Céramique de France, utilise aussi l'outil Esker DeliveryWare. « Les 3 000 à 4 000 factures que nous établissons mensuellement sont toujours saisies dans l'application de gestion sur AS/400. La solution EskerDeliveryWare capture les spools d'impression contenant les données comptables. À partir de ces données, elle génère les cinq fichiers correspondant à la facture et les quatre doubles, envoyés par mail et destinés aux agents commerciaux, aux transitaires, aux banques et à l'archivage. Sur le plan technique, et afin d'alourdir le moins possible la charge du service informatique, tout a été externalisé. Cinq à six jours/homme ont été nécessaires aux informaticiens maison pour la mise en place de l'application EskerDeliveryWare. Pour la mise en production, nous avons arrêté l'envoi de factures papier le 1er mars 2004. Après quelques jours de réglage, tout fonctionnait et le service Esker on Demand se chargeait lui-même des envois papier. »

Pas de gros problèmes non plus chez Eco-Emballages. « Démarré début septembre 2004, le projet est passé en production en janvier, commente Philippe Lemonnier. 8 000 factures par an à destination des collectivités locales sont pour l'instant concernées. En 2005 et 2006, nous avons prévu d'intégrer les quelque 24 000 factures émises pour les adhérents. » Du côté de la grande distribution, le projet de dématérialisation des factures de Carrefour a bien débuté.

Le fabricant de sandwichs Entracte a été l'un des pionniers de la procédure. « Le passage avec Carrefour à la dématérialisation s'est déroulé sans aucune surcharge de travail. Nous utilisions déjà des fichiers à la norme EDI D96 pour l'envoi de données », précise Patrick Bergamasco, responsable informatique d'Entracte. « J'étais sûr de la qualité des messages formatés selon cette norme. La mise en oeuvre d'un projet EDI pour des sociétés qui n'ont jamais travaillé avec cette norme reste bien sûr plus lourde. Prévue pour un mois, la phase pilote avec Carrefour n'a finalement duré que quinze jours. Et j'ai même eu quelques difficultés à générer des erreurs comme me le demandait Carrefour pour valider la solution », se souvient-il avec amusement.

Pour SNI, un des bénéfices de la facturation électronique a clairement été une diminution notable du nombre de litiges. Un gain à mettre au compte de l'extranet, qui facilite les validations de fin de chantier, des accords détaillés sur les commandes, etc. De son côté, Jean-Pascal Mattei mentionne les économies réalisées sur les frais postaux : « En plus des gains de productivité sur les postes de travail, nous économisons sur les frais d'envoi. L'exemplaire de la facture encore transmis sur papier est imprimé en recto verso à partir du fichier PDF. Contrairement à ce qui se passait auparavant, car notre application comptable ne permettait que d'imprimer sur une face. »

Chez Eco-Emballages, les avantages sont rapidement apparus : « Dans notre structure, le service chargé des relations avec les collectivités compte 80 personnes. En grande partie déchargée de la facturation, cette équipe peut se concentrer sur sa tâche principale : aider les collectivités à communiquer sur le tri sélectif et le recyclage des déchets », indique Philippe Lemonnier. Même économie de temps pour Patrick Bergamasco : « Les factures sont désormais traitées quotidiennement. Cette dématérialisation a eu pour effet immédiat de supprimer le traitement manuel (mise sous pli...) d'environ trente factures tous les matins. En outre, le portail offre une interface de suivi qui permet de corriger d'éventuels rejets et facilite la consultation des archives. »

Si l'offre technique semble assez aboutie, il faut rester attentif aux contraintes légales liées à ce type de document. « La loi prévoit que, parmi la liste des mentions obligatoires sur une facture, l'absence d'une seule de ces mentions entraîne une amende de 15 euros. Le calcul est vite fait en cas d'informatisation et d'automatisation de la création des factures ! », explique Bruno Prépin d'EDI France. L'impact sur l'organisation, en particulier la suppression de postes, est également incontournable.

Autre point sensible lié à la réglementation : l'archivage des factures est une obligation légale pendant dix ans encore, que le stockage soit réalisé sous forme numérique ou papier. Et le support d'émission conditionne évidemment le support pour l'archivage. « Nos fournisseurs peuvent consulter en ligne leurs factures archivées, sous la forme de PDF signés. Ce service est gratuit pour l'instant », détaille Christian Vernhes. Mais que le service soit gratuit ou pas, l'émetteur théorique de la facture reste responsable de sa conservation aux yeux de l'administration fiscale.

Autre conséquence, la dématérialisation est aussi parfois le moyen d'imputer des coûts d'impression et de gestion à ses clients. Une dérive qui n'a pas échappé à Jean-Pascal Mattei. « Pour les matières premières, nous nous fournissons à hauteur de 80 % en Italie. Rompus à l'envoi de factures en PDF, et motivés par un service postal déficient, nos fournisseurs italiens m'envoient presque toutes leurs factures, environ une centaine par jour, par e-mail. Ce qui implique du temps et des coûts d'impression. Je suis en train de négocier l'ajout de 1 % sur ces factures pour compenser ces coûts. »

1. point positif : les factures plus accessibles

Que ce soit dans le cadre d'un bilan annuel, pour répondre à un client, à un fournisseur ou à l'administration fiscale, la recherche d'un fichier PDF est plus rapide via un système de GED que celle d'une facture papier dans un classeur. En outre, l'association de la facture avec d'autres éléments du SI (éléments comptables, nom de client...), grâce à un interfaçage avec les PGI, peut également faciliter la recherche. Même chose pour l'archivage.

2. point positif : les gains financiers

Les études annoncent au moins 50 % d'économie sur le traitement d'une facture numérique par rapport à sa version papier. Si ce chiffre demeure théorique, les économies en termes de temps, de frais d'expédition ou de papier sont intéressantes. Ce qui garantit un retour sur investissement entre un et deux ans en général. De plus, l'offre du marché facilite l'externalisation de cette fonction, ce qui permet d'en profiter, même avec un faible volume.

3. point négatif : l'organisation modifiée

Dématérialiser les factures demeure une question d'organisation avant d'être un projet informatique. Il est d'abord indispensable de définir ce que vont faire les personnes chargées de la gestion et de la saisie des factures. Ce type de projet restreint forcément les ressources humaines nécessaires. Sans oublier que le projet peut également modifier le ou les circuits suivis par les documents papier entre les différents services de l'entreprise ou avec les fournisseurs.

4. point négatif : les contraintes légales

Depuis 2003, l'autofacturation est légale, c'est-à-dire que le client peut facturer à la place de son fournisseur. À la condition, bien sûr, de lui faire signer un mandat. La tentation devient grande pour ce dernier de laisser également son client gérer l'archivage. Ce qui ne doit pas faire oublier que, dans ce cas, l'administration fiscale considère le fournisseur comme seul responsable de la conservation de ses factures.