Dans les grandes entreprises, les serveurs d'impression ont pour tâche essentielle d'organiser le flux de requêtes d'impression formulées par les utilisateurs du réseau ou par les membres d'un groupe de travail, et de les adresser aux imprimantes en fonction des spécificités demandées (noir et blanc, couleur, haute qualité, etc.). En plus d'instituer des files d'attente ­ généralement dans l'ordre chronologique des requêtes ­ ces serveurs gèrent aussi les autorisations d'imprimer, mais également le nombre de copies défini par utilisateur ou par service, ou l'accès à certaines fonctionnalités comme l'usage de la couleur. En règle générale, l'impression représente plus de la moitié de l'activité d'un réseau local. On comprend donc qu'il est important de bien réguler cette activité, afin d'éviter les encombrements. Dans les entreprises de taille réduite ou les organisations en groupes de travail restreints, le serveur d'impression permet de partager aisément une, voire plusieurs imprimantes, ce qui libère les ordinateurs, quelque peu ralentis par les tâches d'impression, et résout en même temps le problème de la proximité des machines.

Un serveur d'impression peut également jouer le rôle de passerelle multiprotocole. Nombre d'imprimantes sont elles-mêmes dotées d'un serveur intégré, mais l'équipement externe apporte certains avantages comme la flexibilité lors du changement ou de l'adjonction d'une imprimante. La mise en oeuvre d'un serveur d'impression suppose l'existence d'un réseau local filaire construit selon les règles de l'art.

L'arrivée des technologies radio, et plus particulièrement du Wi-Fi, peut amener l'administrateur à modifier les règles d'usages pour intégrer un accès sans fil direct au système d'impression. Il faut, en effet, offrir aux PC portables un accès aux ressources du réseau local sans, pour autant, obliger les usagers à se connecter physiquement à l'infrastructure, une remarque qui prend tout son sens dans les espaces où les emplacements de travail ne sont pas personnalisés. Dans sa littérature technico-commerciale, la société suédoise Axis identifie différents scénarios où le serveur d'impression sans fil est indispensable : un centre de conférence ou de séminaire (pour imprimer l'ultime version d'une présentation), une équipe technique ou un commercial en mission chez un client (accès à l'imprimante locale par ajout temporaire d'un serveur) ou un accès imprimante réservé aux clients visiteurs (serveur d'impression dédié, connecté en parallèle avec l'accès LAN habituel). De ces cas de figure émergent plusieurs options d'architecture réseau. La première reprend le schéma général d'un LAN filaire sur lequel, éventuellement, viennent se greffer des points d'accès radio. Le serveur d'impression Wi-Fi est alors branché sur le port parallèle ou série de l'imprimante qui demeure connectée au réseau filaire par une prise Ethernet. La machine devient dès lors accessible directement en mode radio par les possesseurs de portables ­ salariés et visiteurs ­ qui ne peuvent faire que de l'impression et n'ont aucun accès au réseau local. Les salariés de l'entreprise souhaitant accéder à l'ensemble des ressources du réseau, y compris l'imprimante, doivent toujours passer par une borne radio connectée au LAN, ce qui impose d'être identifié et autorisé par le système de sécurité.

La deuxième option architecturale est plus simple. Le serveur d'impression et son imprimante sont considérés comme un îlot indépendant, accessible directement par radio, comme dans le premier cas. C'est une réponse à l'impossibilité de raccorder physiquement la fonction d'impression au LAN, mais cela peut poser un problème en termes de liberté d'accès.

Ce dernier point est important, et il n'est pas sûr que tous les serveurs d'impression Wi-Fi soient conçus pour être administrés selon des procédures de sécurité strictes. Chez Axis comme chez Linksys, on indique que ces produits sont essentiellement destinés aux petits groupes de travail ou aux PME-PMI, ce qui implique une certaine simplicité d'emploi. La sécurité s'appuie essentiellement sur WEP, et bientôt sur WPA. Autres paramètres à prendre en compte : l'ouverture des produits à plusieurs marques d'imprimantes, et leur capacité à raccorder simultanément plusieurs machines. Certains produits semblent associés exclusivement à des matériels de marque similaire (chez les constructeurs présents sur les deux créneaux, notamment) tandis que d'autres, plus agnostiques, proclament s'adapter à moult équipements de tous types et de toutes marques. La présence de multiples connecteurs (port parallèle, port série, USB 1.0 ou 2.0, Ethernet 10-100BaseT) permet de varier les configurations, et surtout de connecter diverses imprimantes (une machine laser noir et blanc sur le port parallèle, une autre à bulles d'encre couleur sur l'USB) sur un même serveur. La présence d'un connecteur Ethernet autorise le paramétrage du boîtier via un PC, ou le raccordement sur le LAN filaire, mais dans ce dernier cas la fonction radio est désactivée. À ce niveau de prix-performances, le double accès simultané n'est pas proposé.

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