Gestion électronique de documents

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Gestion électronique de documents
Ensemble des techniques permettant d'organiser, de gérer et de distribuer des informations documentaires sous forme électronique.

Lionel Lumbroso , 01net., le 02/09/2002 à 17h00

Les techniques et les solutions de gestion électronique de documents (GED) visent à rationaliser et à automatiser le cycle de vie des documents en traitant ses différentes étapes (énumérées par Luc Quoniam, chercheur spécialisé en systèmes documentaires) :

- acquisition (saisie, numérisation, obtention sous forme numérique) ;

- composition et présentation (mise en forme, enrichissement, hyperliens, etc.);

- mémorisation ( indexation , archivage en base de données documentaires) ;

- consultation ( requêtes , protocoles client-serveur ) ;

- production (sur papier ou électronique) ;

- diffusion ( Internet , intranet , etc.).

La GED est fondée sur le principe de séparation des deux aspects constitutifs d'un document :

- le message (contenu) ;

- sa présentation (structure).

Elle permet ainsi de promouvoir des modèles normalisés de documents, d'opérer des transformations de format pour un même contenu, de diffuser un même contenu sur différents supports (papier, CD-ROM , Internet), d'organiser et d'indexer des bases de données documentaires, etc.

Différents progiciels de GED sont proposés dans le commerce. Ils tirent de plus en plus parti de la norme XML et de ses spécifications complémentaires, ce qui est logique, puisque le précurseur de XML, SGML , avait été précisément défini dans un but de rationalisation documentaire.

Au sens large, la GED recouvre également des sous-domaines plus spécialisés comme les SIG (systèmes d'information géographique) et la GDT (gestion de données/documents techniques). Désignations équivalentes : Gestion électronique de documents - GED