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Comment créer un bon de commande

Solution : en élaborant la lettre type et un tableau.

Vous devez concevoir un modèle de bon de commande, mais ne disposez pas d'un logiciel spécialisé. Le bon de commande est l'exemple type du document qu'un logiciel intégré permet de construire.
Pour pouvoir le créer et l'utiliser facilement, vous avez besoin simultanément d'un traitement de texte pour rédiger la lettre d'accompagnement, d'un assistant à la publication, d'un tableur pour calculer les montants à payer et, fréquemment, d'une base de données pour héberger les coordonnées des destinataires. De plus, votre tâche sera grandement simplifiée par la présence d'Assistants, qui vous épauleront tout au long de la mise en forme des informations.

Préparez le fond avant la forme

Commencez par lister avec soin les données qui devront figurer sur le bon de commande. Généralement, on y trouve des renseignements sur le destinataire (nom, adresse de livraison, moyens de le contacter, etc.), des informations sur la personne qui passe la commande (identification, adresse), et les indications propres à la commande (références des produits, quantités, tarifs, remises éventuelles, mode de paiement, etc.). Le traitement de texte (en l'occurrence Word, pour Works Suite, de Microsoft) sert d'ossature à votre document. Il permet en effet la saisie de tous les renseignements répétitifs, et la mise en forme générale.
Utilisez le tableur pour définir la zone centrale du bon de commande, qui inclut les données chiffrées se rapportant aux produits (montant HT, montant TTC). Pour éviter de saisir systématiquement les informations clients (nom du destinataire, code postal, etc.), mais aussi pour accéder aux fonctions d'envoi en nombre (possibilité de fusion pour un publipostage), optez pour la base de données. Cette démarche sera rendue plus intuitive grâce à l'aide apportée par les Assistants.

Nos conseils

Ce qu'il vous faut
Un PC sous Windows 95, 98, Me, 2000 ou XP, et un logiciel intégré comme ClarisWorks, d'Apple, Works ou Works Suite, de Microsoft.

Niveau de difficulté
Utilisateur débutant.

L'astuce
Vous pouvez utiliser le logiciel de retouche PictureIt! intégré à Works Suite 2002, pour concevoir le logo qui figurera sur le bon de commande, ou pour créer une signature "à main levée".

À éviter
Ne cherchez pas à bâtir le bon de commande en modifiant l'un des modèles du tableur ou de la base de données de Works Suite 2002 : ils sont difficilement adaptables dans la pratique.

Avec Works Suite 2002

Etape 1 - Réalisez la lettre d'accompagnement

Démarrez Works Suite . La fenêtre qui s'ouvre est celle du Lanceur de tâches, et la liste des modèles prédéfinis apparaît.

Si c'est la page d'accueil général de Works qui s'affiche, cliquez sur le bouton [tâches] pour accéder aux modèles. Optez pour la rubrique Lettres & étiquettes et choisissez Papier à lettre. Validez en cliquant sur [commencer cette tâche].

Etape 2 - Choisissez un style

Word se lance automatiquement. L'assistant Papier à lettre Works vous guide en trois étapes. La dernière vous permet de définir le style graphique : une échelle pour choisir le niveau de "fantaisie" de la police de caractères (les plus classiques sont à gauche, les plus originales à droite) ; en dessous, une autre échelle pour déterminer le jeu de couleurs.
Validez par [terminer].

Etape 3 - Saisissez les coordonnées des destinataires

Enregistrez le nouveau document et commencez à saisir son contenu récurrent (vos coordonnées) et le texte. Pour préparer les envois, placez le point d'insertion à l'endroit où vous souhaitez voir apparaître l'adresse du destinataire, puis déroulez Outils/Lettre et publipostage.
Optez pour la commande assistant Fusion et publipostage, qui s'effectue en six étapes. L'étape 3 vous donne l'occasion d'utiliser la base de données Works, dans laquelle vous saisirez les coordonnées de vos destinataires.

Etape 4 - Précisez les articles à commander

Retournez dans le Lanceur de tâches de Works . Sélectionnez l'onglet Programmes, cliquez sur [tableur Works] et choisissez la commande Démarrer une nouvelle feuille de calcul. Créez un masque vierge, saisissez vos données et copiez le tableau dans le Presse-Papiers de Windows .

Retournez sous Word, déroulez Edition/Collage spécial, cochez l'option [feuille/graphique Microsoft Works objet] et validez par [ok].
Votre bon de commande est prêt. Pour modifier ultérieurement votre tableau, il vous suffira de cliquer deux fois sur ce dernier.

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