Récupérer des documents créés avec Microsoft Office

Vous venez de passer à OpenOffice.org 2.4 et vous souhaitez exploiter les documents que vous avez créés (ou récupérés) avec Microsoft Office (Word et Excel). Tant qu’il ne s’agit que de simples textes ou tableaux, leur transcription en documents OpenOffice (Writer ou Calc) sera relativement fidèle. En revanche, la récupération de fichiers complexes contenant des cadres ou des images n’est pas aussi aisée et vous constaterez des différences entre le document original Office et son équivalent dans OpenOffice. Dans ce cas, il est possible de corriger manuellement les différences entre les deux documents en vous basant, par exemple, sur une impression papier du document original ou sur son aperçu dans une visionneuse Microsoft. Reste une lacune de taille : Visual Basic pour Application (VBA), le langage de macros commun à tous les logiciels Office, est purement et simplement ignoré par OpenOffice. Toutes les macros des documents d’origine sont transformées en lignes de commentaires. Il vous faudra les reprogrammer entièrement en OpenOffice Basic.

01. Ouvrez un document Office 2003 (ou antérieur)

L’ouverture d’un document Word ou Excel, dans les versions 2000, XP ou 2003, ne pose pas de problème à OpenOffice, mis à part les points cités dans l’introduction. Cliquez avec le bouton droit sur l’icône OpenOffice présente dans la zone de notification, à gauche de l’horloge et choisissez la commande Ouverture du document. Sélectionnez sur votre disque dur le document à ouvrir puis cliquez sur Ouvrir.

02. Ouvrez un document Office 2007

Avec Office 2007, Microsoft a introduit de nouveaux formats de fichiers, DOCX et XLSX, basés sur l’OpenXML. Si OpenOffice 3.0, prévue pour la fin de l’année, doit prendre en charge ces nouveaux formats, ce n’est pas le cas de la version 2.4. Pour ouvrir de tels documents, vous devez installer un convertisseur gratuit développé par Novell. Attention, ce programme ignore les caractères accentués dans les noms de documents. Veillez donc à les renommer auparavant. Lancez votre navigateur Internet et ouvrez la page http://katana.oooninja.com/w/odf-converter-integrator. Cliquez sur le lien Download odf-converter-integrator. Puis sur odf-converter-integrator-0.1.5-installer.exe situé sur la ligne Windows. Une fois le fichier téléchargé, exécutez-le pour l’installer. Cliquez sur le bouton I Agree puis sur Install. Cliquez enfin sur Close. Désormais, lorsque vous ouvrez un fichier au format Office 2007, il sera automatiquement converti au format OpenOffice 2.4 puis ouvert.

03. Améliorez le positionnement des images

Lorsque vous ouvrez un document Office qui comporte des images avec du texte autour, OpenOffice ne conserve pas toujours cette disposition et place l’image avant ou après le texte. Pour retrouver le positionnement initial, vous devez ‘ habiller ‘ l’image avec le texte. Pour cela, faites un clic droit sur l’image mal positionnée, choisissez Adaptation du texte puis Renvoi dynamique à la page. Déplacez alors l’image à l’endroit où elle se trouve dans le document original. Le texte vient ‘ s’enrouler ‘ autour.

04. Ouvrez un document protégé

Si le document Microsoft Office que vous souhaitez lire est protégé par un mot de passe, vous pouvez l’ouvrir avec OpenOffice à condition que vous connaissiez ce mot de passe. Mais attention : si vous enregistrez le document au format Microsoft Office, le mot de passe sera perdu. Pour conserver le sésame, enregistrez votre fichier au format OpenOffice (voir étape 09).

05. Associez les fichiers Microsoft Office avec OpenOffice

Par défaut, quand vous double-cliquez, dans n’importe quelle fenêtre, sur un document DOC ou une feuille de calcul XLS, le fichier est ouvert respectivement avec Word ou Excel, s’ils sont installés sur votre PC. C’est lors de l’installation d’OpenOffice que vous devez modifier les associations entre documents et programmes. Si vous avez omis cette étape, voici comment procéder. Si vous n’avez plus le fichier d’installation d’OpenOffice, téléchargez-le de nouveau en veillant à récupérer exactement la même version 2.4. Lancez le programme OOo_2.4.0_Win32Intel_install_fr.exe. Cliquez sur le bouton Suivant puis sur Décompresser. Appuyez à nouveau sur Suivant puis sélectionnez l’option Modifier. Cliquez deux fois sur Suivant. Cochez alors les options Documents Microsoft Word, Classeur Microsoft Excel et Présentations Microsoft PowerPoint. Cliquez sur Suivant et sur Installer. Cliquez enfin sur le bouton Terminer. Les fichiers Word, Excel et PowerPoint seront automatiquement ouverts avec OpenOffice lorsque vous double-cliquerez dessus.

06. Utilisez la visionneuse Microsoft

Lorsque vous ouvrez un document Word avec OpenOffice, certaines informations de mise en page peuvent être perdues. Il est facile de remédier à cela… à condition de disposer d’un tirage papier du document original. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez installer une visionneuse Microsoft Word (une version allégée de Word, gratuite, qui permet d’afficher ou d’imprimer le contenu d’un document mais pas de le modifier). Dans votre navigateur Internet, ouvrez la page http://download.microsoft.com/download/b/f/3/bf36c75d-2e93-4db1-ace2-1425e5219260/wordview_fr-fr.exe et téléchargez la visionneuse, puis installez-la. Pour ouvrir un document Word, lancez la visionneuse en cliquant sur le raccourci Microsoft Office Word Viewer 2003 dans le menu Démarrer. Sélectionnez le document à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Le document est alors affiché. Faites-le défiler et comparez-le avec sa transcription par OpenOffice. Corrigez si besoin les différences.

07. Activez les tableaux croisés dynamiques

Calc, le tableur d’OpenOffice, sait importer les tableaux croisés dynamiques créés avec Excel. Après avoir vérifié que les différents champs du tableau sont corrects, il vous suffit d’activer une option pour que ce tableau soit mis à jour de façon dynamique à chaque modification d’une donnée source. Pour cela, ouvrez simplement votre classeur Excel avec Calc. Cliquez alors dans une cellule du tableau croisé dynamique. Déroulez le menu Données, Pilotes de données puis cliquez sur Démarrer. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vérifiez que les différents champs correspondant à vos données sont bien placés sur le rapport. Cliquez enfin sur OK.

08. Récupérez les formules mathématiques

Si votre document original est au format Word 2003 (ou plus ancien), aucun souci : les équations sont enregistrées sous forme d’images. Elles seront donc récupérables ?” mais pas modifiables ?” dans OpenOffice. En revanche, si le document original est au format Word 2007, le convertisseur d’OpenOffice ‘ cassera ‘ la mise en forme de l’équation : vous n’en récupérerez que le texte et les chiffres. À vous donc de recréer l’équation en vous aidant, par exemple, de la visionneuse Microsoft pour voir l’équation originale. Placez-vous à l’endroit où mettre l’équation puis déroulez le menu Insertion, Objet, Formule. Recréez alors l’équation à l’aide des opérateurs et fonctions mathématiques.

09. Modifiez le format de fichier

Vous avez ouvert et modifié un document d’origine Office. Pour conserver la mise en forme que vous avez appliquée, mieux vaut enregistrer le document au format OpenOffice (vous pourrez aussi, de cette façon, conserver un éventuel mot de passe). Déroulez le menu Fichier, Enregistrer sous. Déroulez la liste Type et choisissez l’option Texte ODF (.odt) dans Writer ou Classeur ODF (.ods) dans Calc. Choisissez le dossier d’enregistrement du document et modifiez, si besoin, son nom. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer. Saisissez alors votre mot de passe puis confirmez-le. Cliquez enfin sur OK.