Avec Publisher, vous avez créé un document, par exemple une carte postale, une invitation ou une carte de v?”ux, combinant du texte, des graphismes et des dessins. Vous souhaitez envoyer ce document (nommé composition par le logiciel) à plusieurs personnes, en le personnalisant pour faire apparaître leur adresse, leur nom, etc. Pour cela, Publisher met à votre disposition la même fonction qu’un traitement de texte : le publipostage. Ainsi, vous n’aurez pas à taper les noms chaque fois. Ici, nous allons créer une carte de v?”ux à envoyer à des membres d’une association, mais vous pouvez bien sûr adapter cet exemple à d’autres types de document
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : préparez le document
Pour éviter les erreurs de compréhension et de manipulation, nous allons partir d’une composition vierge.1 A l’ouverture de Publisher, le volet Office apparaît à gauche de l’écran. Dans la partie nommée Nouvelle composition, cliquez sur l’option2 Indiquez le type de document à composer, ici des cartes postales. Pour cela, choisissez, dans le menu Fichier, l’option Mise en page. Dans la fenêtre affichée, cliquez sur l’onglet Disposition, puis, dans la zone Type de composition, cliquez sur l’optionVérifiez ensuite que, dans la zone Taille de l’image, l’option 1/4 format A4 est sélectionnée et que, dans la zone Orientation, la case Paysage est cochée. Un exemple s’affiche dans la zone Aperçu :Ici, une page A4 contiendra quatre cartes postales.Cliquez sur le bouton OK. Publisher affiche seulement la première carte postale, les autres seront basées sur celle-ci.3 Insérez les informations communes à toutes les cartes postales (un titre, une image, etc.) en utilisant les outils mis à votre disposition dans la barre d’outils à gauche de l’écran (zone de texte, Objet WordArd, Cadre Image, etc.). Un exemple est présenté dans l’illustration 1 ci-dessus.4 Une fois la trame du document finie, enregistrez-le en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous. Indiquez l’emplacement de la sauvegarde, ici dans le dossier Mes documents. Puis nommez-le dans la zone Nom de fichier.Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Etape 2 : créez la source de données
1 Vous devez insérer dans le document des informations variables (nom, prénom, adresse, etc.) qui changeront à chaque impression. Selon la version de Publisher, choisissez, dans le menu Outils, l’option :
Fusion et publipostage et cliquez ? sur Assistant Fusion et publipostage si vous avez la version 2002 ;
Fusion de catalogue et publipostage et cliquez sur Assistant Fusion de catalogue et publipostage si vous avez la version 2003.2 Les questions de l’assistant apparaissent dans le Volet Office à gauche de l’écran. Si vous utilisez Publisher 2003, choisissez le type de fusion, ici cochez la casePuis cliquez en bas du Volet Office sur le lien Suivante : Sélection de la source de données.3 Maintenant, choisissez la liste contenant les informations variables. Le logiciel vous propose trois choix :
utiliser une liste de données provenant de Publisher ou d’un autre logiciel tel Excel ;
utiliser la liste de contacts de votre messagerie ;
créer une nouvelle liste d’adresses à partir de Publisher.Ici, cochez la casePuis, dans la partie Saisie d’une nouvelle liste, cliquez sur4 Une grille de saisie avec des zones prédéfinies (nommées aussi champs) apparaît (voir illustration 2 page ci-contre). Tapez les coordonnées (titre, prénom, nom, etc.) de vos contacts dans cette grille. Ces informations sont mémorisées dans des fiches numérotées nommées Enregistrements. Pour passer au champ suivant, appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.Pour inclure un nouveau contact, cliquez sur le bouton Nouvelle entrée. Dans notre exemple, tapez les coordonnées de quatre ou cinq contacts. Cliquez ensuite sur le bouton Fermer.Remarque : vous pouvez effectuer d’autres manipulations dans cette fenêtre. Elles sont expliquées dans l’encadré ci-dessous.5 Par défaut, le logiciel propose d’enregistrer la liste des contacts dans un dossier nommé Mes sources de données dans Mes documents. Nous vous conseillons de sauvegarder cette liste au même emplacement que le document pour pouvoir la retrouver plus rapidement, ici dans Mes documents. Nommez ensuite la source en tapant, par exemple, Liste de contacts dans la zone Nom de fichier et cliquez sur le bouton Enregistrer.6 La liste d’adresses apparaît dans une fenêtre sous la forme d’un tableau. Si plus tard vous avez besoin de modifier des informations ou d’effectuer des recherches, c’est dans ce tableau que vous travaillerez. Cliquez sur OK et, en bas du Volet Office, sur le lien nommé Suivante : Création de votre publication.
Etape 3 : insérez les champs dans le document
1 Dans le document, insérez une zone de texte qui va contenir les coordonnées du contact. Vérifiez que le curseur clignote dans la zone de texte et insérez les informations variables en cliquant dans le Volet Office sur le nom du champ désiré, qui apparaît dans une liste. Par exemple :Le nom du champ apparaît dans la zone de texte :Insérez un espace ou un retour et continuez ainsi pour insérer les champs à utiliser, par exemple :Une fois tous les champs nécessaires insérés dans le document, cliquez en bas du Volet Office sur le lien Suivante : Aperçu de votre publication.2 Le logiciel affiche le premier contact de la liste dans la zone de texte du document. Pour voir les autres destinataires, cliquez sur les flèches proposées dans le Volet Office :3 Si des informations de la liste de contacts sont erronées, modifiez-la en cliquant dans le Volet Office sur le lien Modifier la liste de destinataires, puis cliquez sur l’un des contacts et sur le bouton Modifier. La grille de saisie apparaît. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Fermer et OK. Cliquez en bas du Volet Office sur Suivante : Fin de la fusion.
Etape 4 : imprimez le résultat
1 Avant d’imprimer, vous pouvez obtenir un aperçu général de la page en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Aperçu avant impression. Pour retourner dans le document, cliquez sur Fermer.2 Pour imprimer le résultat, cliquez dans le Volet Office surIndiquez au logiciel ce que vous souhaitez imprimer et cliquez sur le bouton OK.3 Vous pouvez revenir en arrière pour, par exemple, modifier la liste des adresses. Pour cela, cliquez en bas du Volet Office sur le lien Précédente : Aperçu des publications.4 Pour faciliter les modifications dans la composition, vous pouvez masquer temporairement le Volet Office en choisissant, dans le menu Affichage, l’option Volet Office. Répétez cette manipulation pour l’afficher à nouveau et effectuer une nouvelle impression ou des modifications dans la liste des contacts
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