Partager une feuille en réseau

Au bureau, certaines feuilles Excel gestion de stock, planning de congés, etc. n’ont d’intérêt que si plusieurs personnes peuvent simultanément lire et changer leur contenu. Une possibilité qu’Excel, tableur destiné aux
particuliers comme aux entreprises, se devait de proposer. La procédure est simple. Pour rendre une feuille consultable et modifiable via un réseau local, il faut la définir comme ‘ feuille partagée ‘
(sous Excel) et l’enregistrer dans un dossier partagé (sous Windows). C’est tout.

Se protéger avec un mot de passe

Ensuite, mieux vaut protéger la feuille avec un mot de passe pour empêcher qu’un utilisateur désactive accidentellement la fonction de partage. Attention, après avoir partagé une feuille, impossible de lui enlever des onglets, vous
pourrez seulement en ajouter. Excel propose aussi des fonctions permettant de surveiller, accepter ou refuser les interventions de vos collègues, pour vous assurer que leurs contributions préservent l’exactitude et la lisibilité de votre tableau
originel.

Les étapes

1. Créez un dossier partagé

Sur un premier PC, créez un nouveau dossier sur le Bureau de Windows et nommez-le Partage. Faites un clic du bouton droit sur ce dossier. Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Partage et
sécurité… Dans la fenêtre Propriétés de Partage, activez l’onglet Partage, cochez les options Partager ce dossier sur le réseau et Autoriser les utilisateurs
… puis cliquez sur
OK.

2. Activez le partage de la feuille Excel

Toujours sur le premier PC, lancez Excel et créez une nouvelle feuille (par exemple, un tableau pour gérer les congés de chacun des membres de votre équipe). Déroulez ensuite le menu Outils, Protection, Protéger et partager
le classeur. Dans la fenêtre Protection lors du partage, cochez Partage avec suivi des modifications et, dans le champ Mot de passe (facultatif), saisissez votre sésame (attention, les minuscules et les
majuscules sont différenciées), puis cliquez sur OK. Dans la fenêtre Confirmer le mot de passe, saisissez de nouveau le mot de passe puis cliquez sur OK. Dans la fenêtre Enregistrer sous, pressez
l’icône Bureau, double-cliquez sur le dossier Partage et dans le champ Nom du fichier, tapez Vacances et cliquez sur Enregistrer.

3. Validez les modifications

Depuis un second PC, ouvrez la feuille Vacances.xls placée dans le dossier Partage du premier PC. Commencez par modifier le tableau en tapant, par exemple, 123 dans la cellule
A1. Pressez ensuite Ctrl + S pour enregistrer cette modification. Repassez sur le premier PC et pressez aussi Ctrl + S. Cliquez sur OK dans la fenêtre qui vous prévient qu’une modification de
Vacances.xls a eu lieu. Déroulez le menu Outils, Suivi des modifications, Accepter ou refuser les modifications… Dans la fenêtre Sélection des modifications à accepter ou refuser, pressez
OK. Dans la fenêtre Accepter ou refuser les modifications, sont précisés le nombre de modifications, l’auteur, la date, l’heure, la cellule (ici A1), la valeur d’origine et celle après modification. Cochez
Accepter, puis pressez Ctrl + S.

4. Consultez l’historique des interventions

Sur nimporte lequel des PC qui partagent le tableau, déroulez le menu Outils, Suivi des modifications, Afficher les modifications. Dans la fenêtre, assurez-vous que toutes les cases sont cochées hormis celles qui
sont situées à gauche de Le, Par et Dans, qui doivent être désélectionnées. Cliquez sur OK. Excel crée et ouvre, dans la feuille Vacances.xls, un onglet supplémentaire, nommé
Historique qui recense toutes les modifications effectuées depuis le partage du document.

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