Vous devez créer un document dont certains passages peuvent être extraits d’autres documents existants. Au lieu d’ouvrir chaque document pour effectuer des copier/coller, utilisez la fonction de Word Insérer un fichier.
Cette solution présente l’avantage de pouvoir lier l’insertion au document original : si vous le modifiez, une mise à jour peut être effectuée automatiquement ou sur demande sur le document final
Etape 1 : préparez les documents
Créez trois fichiers et enregistrez-les dans le dossier Mes documents. Le premier contient un texte qui peut prendre plusieurs pages, nommé Islande. Le deuxième contient un tableau que vous nommez
Accompagnateurs. Le troisième est celui qui va accueillir les deux premiers fichiers, nommez-le Propositions.
Etape 2 : insérez un fichier non lié
1 – Ouvrez le document maître Propositions dans lequel vous voulez insérer la totalité du premier document source : Islande.Cliquez à l’endroit où doit apparaître le fichier à insérer. Par exemple :2 – Dans le menu Insertion, choisissez l’option Fichier.3 – Recherchez le fichier, ici dans Mes documents, puis cliquez sur son nom : Islande.4 – Cliquez sur Insertion. Le résultat apparaît dans l’illustration finale.Note : si vous modifiez le fichier d’origine (Islande), les modifications ne seront pas reportées dans le document final.
Etape 3 : insérez un fichier lié
Liez le fichierInsérez le document nommé Accompagnateurs en le liant, car cette liste peut être modifiée avant l’impression du document.1 – Cliquez dans le document Propositions où doit apparaître la liste, ici :2 – Dans le menu Insertion, cliquez sur Fichier et sélectionnez le fichier nommé Accompagnateurs.3 – Pour insérer ce fichier avec une liaison, cliquez sur la flèche située à droite du boutonDans le sous-menu qui se déroule, cliquez sur Insérer comme Lien.Le résultat apparaît dans l’illustration.Lorsque vous cliquez dans le texte inséré, vous constatez qu’un fond gris entoure le texte lié. Cela vous indique que le texte provient d’un autre fichier et qu’il lui est lié.Mettez à jour le fichier liéSi vous modifiez le fichier dorigine (Accompagnateurs) inséré dans le document, voici comment le mettre à jour sans avoir à le réinsérer dans le document.1 – Ouvrez le document Accompagnateurs et effectuez une modification.2 – Enregistrez la modification et fermez le fichier.3 – Dans le document Propositionscliquez sur le texte lié et, pour le mettre à jour, appuyez sur la touche F9 de votre clavier
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