Vous utilisez souvent les mêmes phrases et expressions dans vos documents, (une formule de politesse, votre adresse ou celle d’un ami, un logo, un tableau, etc. ). Pour éviter de les retaper systématiquement, vous pouvez les mémoriser
sous un nom de code en utilisant l’outil d’insertion automatique
Etape 1 : insérez un texte prédéfini
Word dispose déjà en mémoire de nombreuses phrases types telles formules de politesse, salutations, etc. Elles sont disponibles en passant par le menu Insertion ou par une barre d’outils.Par le menu1 Cliquez à l’endroit où l’insertion doit apparaître, et, dans le menu Insertion, choisissez l’option Insertion automatique.2 Dans le sous-menu qui se déroule, Word classe les insertions prédéfinies par catégories.Cliquez sur celle désirée. Par exemple :3 La liste des insertions de la catégorie choisie apparaît alors. Cliquez sur celle que vous souhaitez utiliser. Par exemple :Un aperçu de la phrase prédéfinie se trouve dans l’illustration ci-dessus.Par la barre d’outils1 Vous pouvez également obtenir la liste des insertions automatiques en choisissant dans le menu Affichage l’option Barres d’outils, puis en cliquant sur Insertion
automatique.2 Dans la barre d’outils qui apparaît (voir l’illustration ci-dessus), cliquez sur le boutonCliquez sur la catégorie souhaitée, puis sur le nom de l’insertion.
Etape 2 : créez une phrase type
1 Tapez le texte à mémoriser, éventuellement accompagné d’une image (voir l’illustration ci-dessus).2 Sélectionnez l’image et le texte, puis choisissez dans le menu Insertion l’option Insertion automatique, et cliquez sur l’optionou dans la barre d’outils Insertion automatique, cliquez sur le bouton3 Nommez l’élément sélectionné, en tapant un nom court et explicite. Par exemple :Cliquez sur le bouton OK.
Etape 3 : utilisez vos phrases types
En utilisant le menuRépétez la partie Par le menu de l’étape 1. Word classe toutes les nouvelles insertions dans la catégorie Normal. Placez le pointeur dessus pour faire apparaître le nom de vos insertions automatiques, puis
cliquez sur celle à utiliser :Avec un raccourci clavierTapez le nom de l’insertion donné dans le point 3 de l’étape 2, ici micro hebdo, et appuyez sur la touche F3 de votre clavier.En tapant seulement le nomLors de la saisie, Word peut vous suggérer dans une info-bulle le nom entier de l’insertion automatique, ce qui vous évite de le retenir par c?”ur et permet de l’utiliser plus rapidement.Pour notre exemple, tapez micr pour micro hebdo. Le logiciel affiche la suite dans une info-bulle :Appuyez sur la touche Entrée du clavier pour inclure l’insertion automatique dans le document.Remarque : si l’info-bulle n’apparaît pas, c’est sans doute que les options de Word ne sont pas activées. Pour ce faire, choisissez dans le menu Insertion loption Insertion automatique et,
dans le sous-menu, cliquez sur Insertion automatique. Enfin, en haut de la fenêtre affichée, cochez la case Afficher les suggestions de saisie semi-automatique
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