Gérer les messages reçus

Créez des dossiers pour classer vos mails

Par défaut, tous les mails que vous recevez viennent s’entasser dans votre boîte de réception. Difficile de s’y retrouver, surtout quand vous avez plusieurs centaines de courriers… Vous pouvez mettre un peu d’ordre
dans cette boîte en créant des dossiers (par thèmes, par correspondants, etc.) et en y rangeant vos messages.

Outlook Express et XP

Dans le volet de gauche Liste des dossiers, faites un clic droit sur Boîte de réception. Dans le menu local qui apparaît, cliquez sur Nouveau dossier.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, tapez un nom pour le dossier créé (par exemple Perso pour un dossier concernant votre correspondance privée) puis confirmez en cliquant sur OK. Un dossier
Perso s’ajoute à votre Boîte de réception.

Vous pouvez ainsi créer autant de dossiers que vous le souhaitez. Pour ranger un message dans un dossier spécifique, faites le simplement glisser, avec la souris, du volet de consultation (à droite) au dossier. Pour voir le
contenu d’un dossier, cliquez sur son nom dans le volet gauche.

Modifiez l’ordre d’apparition des messages

Par défaut, les messages d’un dossier s’affichent par ordre d’arrivée (des plus récents aux plus anciens). Vous pouvez modifier temporairement cette présentation et afficher les messages triés soit par expéditeur, soit par
objet.

Outlook Express et XP

Pour classer les messages reçus dans l’ordre inverse (du plus ancien au plus récent), cliquez simplement sur le bouton Reçu dans la liste de visualisation. Pour classer les messages en fonction du nom de leur
expéditeur (par ordre alphabétique), cliquez sur le bouton De. Dans tous les cas, un nouveau clic sur le même bouton inverse l’ordre de tri.

Le bouton en forme de trombone vous permet de placer en début de liste les mails comportant des pièces jointes.

Automatisez l’archivage des courriels reçus

Si vous recevez de nombreux messages, vous avez tout intérêt à les classer dans des dossiers. Et plutôt que de le faire à la main, définissez des règles : votre logiciel de messagerie classera automatiquement vos mails,
selon leur expéditeur, leur objet ou encore la présence/absence de pièce jointe. Vous pourrez même utiliser des règles pour éliminer certains courriers publicitaires non désirés…

Outlook Express

Déroulez le menu Outils, Règles de messages,
Courrier. Cliquez sur Nouveau.

Dans la zone 1, cochez l’option Lorsque la ligne De contient des personnes.

Dans la zone 3, cliquez sur Contient des personnes puis sur le bouton Carnet d’adresses. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez Dupont, cliquez sur De:->.
Cliquez deux fois sur OK.

Dans la zone 2, cochez la case Le déplacer
vers dossier spécifié.

Dans la zone 3, cliquez sur Spécifié puis sur le bouton Nouveau dossier. Dans le champ Nom, tapez, par exemple, Courriers
de
Dupont. Cliquez deux fois sur OK.

Dans le champ Nom de la règle, tapez Transferts des courriers de Dupont, puis validez par OK.

Outlook XP

Déroulez le menu Outils, Assistant Gestion
des messages. Cliquez sur Nouveau. Cochez l’option Démarrer la création d’une règle à partir d’une règle vide.

Dans la zone placée en dessous, sélectionnez Vérifiez les messages à leur arrivée. Cliquez sur Suivant.

Dans la zone Quelle(s) condition(s), cochez De personnes ou liste de distribution.

Dans la zone Description de la règle, cliquez sur Personnes ou liste de distribution. Sélectionnez Dupont dans la liste et cliquez sur De:->. Cliquez sur OK
puis sur Suivant.

Dans la zone Que voulez-vous faire…, cochez la case Le déplacer vers dossier spécifié.

Dans la zone Description, cliquez sur Spécifié puis sur le bouton Nouveau. Dans le champ Nom, tapez, par exemple, Courriers de Dupont. Cliquez deux fois sur
OK puis deux fois sur Suivant.

Dans le champ Veuillez donner un nom…, tapez Transferts des courriers de Dupont. Cliquez sur Terminer, puis sur OK.

Cherchez un message particulier

Le tri ne suffit pas quand on recherche un message particulier, surtout quand on en a oublié la date de réception (ou d’envoi), l’expéditeur (ou le destinataire), ou l’objet. Heureusement, Outlook propose une fonction de
recherche capable de retrouver un mail à partir d’un mot, même à l’intérieur du message.

Outlook Express

Cliquez sur le bouton Rechercher, puis sur Parcourir. Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez effectuer la recherche. Pour la lancer dans tous les dossiers, sélectionnez Outlook
Express et cliquez sur OK ; pour la limiter à un seul, désélectionnez l’option Inclure les sous-dossiers. Tapez les critères de la recherche dans les champs Expéditeur, Destinataire, Objet et
Message puis cliquez sur Rechercher.

Outlook XP

Cliquez sur Rechercher. Déroulez la liste Recherche dans et choisissez Sélectionner les dossiers. Cochez la case située à gauche de chaque dossier dans lequel vous voulez effectuer
votre recherche. Validez, au besoin, l’option Rechercher dans les sous-dossiers puis cliquez sur OK. Dans le champ Rechercher, tapez le texte à retrouver dans le contenu même des messages. Cliquez sur
Rechercher (à droite de la liste des dossiers de recherche).

Affichez l’historique d’une conversation

Vous souhaitez retrouver tous les messages que vous avez échangés sur un même thème avec un collègue, un client, un fournisseur ou un ami ? Utilisez la fonction de suivi de courrier : vous verrez tous les messages
classés par ordre chronologique, ce qui vous permettra de retrouver le fil de votre correspondance.

Outlook Express

Affichez le contenu de la Boîte de réception. Sélectionnez le premier message de la conversation puis déroulez le menu Message, Effectuer le suivi des conversations. Si une fenêtre de dialogue vous
propose d’afficher la colonne de Suivi, cliquez sur Oui. Un fanion s’affiche à gauche du message. Echangez normalement des mails avec votre correspondant.

Ensuite, pour consulter leur historique, cliquez deux fois sur le premier message (avec le fanion). Cliquez dans le champ jaune Ce message est actuellement suivi : une fenêtre vous présente l’ensemble des
mails échangés. Pour refermer cette fenêtre, cliquez sur le bouton X.

Outlook XP

Affichez le contenu de votre Boîte de réception et faites un clic droit sur le premier message de la conversation. Dans le menu qui apparaît, choisissez la commande Assurer un suivi. Une fenêtre
s’ouvre : validez par OK. Un petit fanion s’affiche à gauche du message. Vous pouvez maintenant échanger des mails avec votre correspondant comme vous le faites d’habitude.

Pour consulter l’historique de ces échanges, cliquez deux fois sur le premier message (avec le fanion). Cliquez dans le champ jaune Assurer un suivi. Une fenêtre vous présente l’ensemble des messages échangés en
précisant la date de chaque envoi. Dans cette fenêtre, vous pouvez trier les échanges par ordre chronologique en cliquant sur Reçu, ou par auteur en cliquant sur De :. Pour fermer cette fenêtre, cliquez sur le bouton
X.

Installez un répondeur

Vous vous absentez quelques heures ? Activez la fonction de réponse automatique de votre logiciel de messagerie. Quand ils vous enverront un message, vos correspondants recevront un petit mot qui leur expliquera que
vous n’êtes pas disponible. Attention, vous devez laisser votre ordinateur allumé ?” et connecté à Internet ?” pour que le répondeur puisse remplir son rôle…

Outlook Express

Déroulez le menu Fichier, Nouveau, Message. Rédigez un message en indiquant pour objet Réponse automatique : je suis absent et, dans le corps du message, la date de votre retour, ainsi que le
moyen de vous contacter en cas d’urgence.

Déroulez le menu Fichier, Enregistrer sous. Baptisez votre message Répondeur et cliquez sur Enregistrer. Refermez la fenêtre.

Déroulez le menu Outils, Règles de messages, Courrier.

Cliquez sur le bouton Nouveau. Dans la liste qui apparaît, cochez Pour tous les messages. Dans la liste Sélectionnez les actions… sélectionnez Répondre en utilisant
message. Dans le champ inférieur de la fenêtre, cliquez sur message. Sélectionnez Répondeur et cliquez sur Ouvrir. Cliquez deux fois sur OK.

Outlook XP

Ouvrez le dossier Courrier et cliquez sur le bouton Nouveau. Rédigez un message de réponse standardisé tel que décrit ci-contre.

Déroulez le menu Fichier, Enregistrer sous. Nommez le message Répondeur. Déroulez la liste Type de fichier et sélectionnez Modèle Outlook (*.oft). Cliquez sur
Enregistrer.

Déroulez le menu Outils, Assistant de gestion des messages. Cliquez sur le bouton Nouveau. Cliquez sur Démarrer à partir d’une règle vide, puis sur Suivant.

Validez l’option Lorsque mon nom est dans la zone A ou Cc. Cliquez sur Suivant.

Validez l’option Répondre en utilisant un modèle spécifique. Cliquez sur Un modèle spécifique. Déroulez la liste Regarder dans et sélectionnez Modèles dans le fichier
système. Sélectionnez Répondeur et cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur Suivant deux fois, puis sur Terminer.

Débloquez les pièces jointes

Pour vous protéger des virus, Microsoft a intégré un système de sécurité à Outlook qui empêche d’ouvrir les pièces jointes potentiellement dangereuses. Cette protection est parfois gênante car elle vous interdit, par
exemple, de recevoir un programme sous forme de fichier exécutable. En outre, certains fichiers peuvent être bloqués alors qu’ils sont parfaitement inoffensifs. Si vous êtes déjà protégé par un antivirus, ou si vous êtes absolument sûr du contenu
des fichiers reçus, vous pouvez désactiver cette protection.

Outlook Express

Déroulez le menu Outils, Options. Activez l’onglet Sécurité. Désélectionnez l’option Ne pas autoriser… Validez en cliquant sur OK.

Outlook XP

Commencez par fermer le logiciel. Déroulez ensuite le menu Démarrer, Exécuter. Tapez Regedit et cliquez sur OK.

Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez successivement les clés HKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, 10.0, Outlook, Security.

Faites un clic du bouton droit dans le volet de droite de la fenêtre et déroulez le menu Nouveau, Valeur chaîne. Saisissez Level1Remove et appuyez sur Entrée.

Double-cliquez sur Level1Remove. Dans le champ Données de la valeur, tapez l’extension des fichiers auxquels vous voulez accéder dans Outlook XP : .exe pour
les exécutables, .reg pour les données du Registre, .url pour les signets d’Internet Explorer, etc.

Séparez chaque extension par un point-virgule et cliquez sur OK. Tapez Ctrl + Q et relancez Outlook XP.

Archivez automatiquement vos anciens messages

Jour après jour, les courriels s’accumulent dans votre boîte de réception. Pour faire du ménage, vous pouvez en supprimer certains. Mais que faire des messages importants ? Archivez-les. Ils seront stockés sur votre
disque dur sous la forme de fichiers compressés tout en restant consultables à tout moment.

Outlook XP

Pour activez la fonction d’archivage automatique, déroulez le menu Outils, Options. Activez l’onglet Autre. Cliquez sur le bouton Autoarchivage. Validez l’option Archiver
automatiquement tous les… Indiquez 14 dans le champ jours et cliquez sur OK. Les messages que vous archivez sont enregistrés dans des fichiers d’extension .pst.

Pour retrouver un message archivé, commencez par dérouler le menu Fichier, Gestion de fichiers de données. Cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez Fichier de dossiers personnels Office
Outlook (.pst) et cliquez sur OK.

Sélectionnez le fichier archive.pst. Le nom de ce fichier peut être suivi d’un numéro (archive1.pst, archive2.pst, etc.) : plus celui-ci est élevé, plus l’archive est récente. Cliquez sur
Ouvrir puis sur OK. Cliquez sur Fermer. Dans la liste des dossiers d’Outlook XP apparaît maintenant un élément Dossiers d’archivage par fichier archive.pst. Cliquez deux fois sur cet
élément pour afficher les mails qu’il contient.

Ne relevez que les en-têtes de vos messages

Les messages que vous récupérez, même sans intérêt, vous sont transmis dans leur intégralité. Cela peut prendre du temps. Pour ne sélectionner que les mails dignes d’être rapatriés, ne téléchargez que les en-têtes de vos
courriers.

Outlook Express

Déroulez le menu Outils, Options. Activez l’onglet Messagerie. Cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir. Cliquez sur le bouton Modifier.

Dans la zone Options des dossiers, validez l’option Télécharger les en-têtes uniquement. Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, renouvelez l’opération pour chacun d’eux après les avoir
successivement sélectionnés dans le cadre Comptes. Une fois les réglages terminés, cliquez sur OK, Fermer puis OK.

Pour lire un message précis, double-cliquez sur son en-tête, dans la Boîte de réception, et sélectionnez Marquer le message pour le télécharger. Cliquez ensuite sur
Envoyer/Recevoir.

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La rédaction