Garder une trace des modifications

Quand un fichier texte circule sur un réseau local ou plus généralement entre plusieurs personnes, il est courant que les uns et les autres l’ouvrent puis l’annotent en ajoutant, modifiant ou effaçant des paragraphes. Mais le créateur de ce document souhaite souvent savoir qui est l’auteur de telle ou telle contribution. Pour cela, nous vous proposons de découvrir une fonction de Word conçue à cet effet : le mode Révision. En voici une illustration avec Word 2007.

Activez le mode révision

Lancez Word et ouvrez le document à annoter. Activez l’onglet Révision du ruban d’Office 2007 et cliquez sur le bouton Suivi des modifications. Ce bouton reste coloré en orange pour montrer que la fonction est active.

Travaillez sur le texte

Vous pouvez maintenant modifier le texte comme d’habitude. Vous remarquerez que le texte que vous tapez est coloré en rouge et souligné. Le texte que vous demandez à supprimer est barré mais pas effacé. C’est normal : vos modifications ne sont pas encore enregistrées dans le document, mais mises en attente.

Modifiez le mode d’affichage

Normalement, les révisions sont visibles dans le corps du texte. Vous préférez peut-être qu’elles soient isolées du document afin de ne pas perturber sa mise en page. Pour cela, cliquez sur le bouton Bulles à côté du bouton Révision et choisissez une option, par exemple Afficher les révisions dans des bulles.

Vérifiez votre signature

Tous les changements que vous faites sur le texte sont automatiquement ‘ signés ‘ de votre nom (le nom que vous avez saisi quand vous avez installé Word). Pour voir ce nom et éventuellement le modifier, cliquez sur la flèche placée sous le bouton Suivi des modifications et choisissez Changer le nom d’utilisateur.

Changez d’utilisateur

Quand vous avez terminé vos modifications, fermez le document et laissez une autre personne l’ouvrir. Comme son nom est différent du vôtre, Word assigne une autre couleur à ses changements (bleu au lieu du rouge) afin que vous puissiez les identifier. Si une troisième personne ouvre ce document, ses corrections seront colorées en violet.

Affichez les contributions de chacun

Sur le Ruban, cliquez sur Volet vérifications. La fenêtre qui s’ouvre à gauche présente la liste des interventions, avec leur auteur. Ce volet peut s’ouvrir à gauche (option Volet vertical) ou en dessous du texte (option Volet horizontal).

Faites une simulation

Avec tous ces changements en attente, vous ne voyez plus à quoi ressemblera le document définitif ? Pour le savoir, déroulez la liste Final avec marques sur le Ruban et choisissez Final. Word affiche le document comme si toutes les modifications étaient validées (ce n’est qu’une simulation : aucune ne l’est encore). Avec l’option Original, au contraire, vous voyez le document tel qu’il était avant l’activation du suivi des modifications. Revenez au mode Final avec marques.

Validez les modifications

Une fois que chacun a annoté le texte, rouvrez-le. Sélectionnez la première portion de texte en couleur et cliquez sur Accepter ou Refuser. Une fois la correction acceptée, la couleur disparaît. Procédez de même pour les autres modifications. Vous pouvez aussi les explorer à l’aide des boutons Précédent et Suivant. Pour accepter (ou refuser) en bloc toutes les modifications, cliquez sur la flèche placée sous le bouton Accepter (ou Refuser) et choisissez Accepter (ou Refuser) toutes les modifications dans le document. Enfin, n’oubliez pas de désactiver le mode Suivi des modifications en cliquant sur le bouton correspondant.