Vous avez un tableau composé de plusieurs colonnes et de centaines de lignes regroupant une liste d’adhérents à une association ou une liste de dépenses, par exemple. Vous n’arrivez plus à gérer ces listes, à retrouver une information rapidement ou à calculer des données à partir de celles qui sont dispersées dans une même colonne.Pour régler ce problème, ce service tableur de Google Documents met à votre disposition un petit utilitaire qui se charge d’effectuer des filtres et des regroupements de vos données en quelques clics
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : activez l’utilitaire
1 Ouvrez le classeur qui contient le tableau de données. Ici, nous avons pris l’exemple de la liste des adhérents d’une association (voir l’illustration 1).2 Sélectionnez la liste avec les en-têtes de lignes incluses : effectuez un cliquer-glisser de la cellule A1 à la cellule F12.3 En haut à droite de la barre d’outils, cliquez sur le lien Insérer un gadget :4 Les gadgets sont classés par thèmes à gauche de la fenêtre. Cliquez sur celui nommé Tableaux :5 A droite de la fenêtre, le gadget Tableau est proposé.Cliquez sur Ajouter à la feuille de calcul pour l’activer.
Etape 2 : filtrez les données
Pour isoler rapidement certaines informations en fonction de critères précis (activité, mois, année) utilisez l’outil Filtre du gadget.1 Dans la fenêtre du gadget Tableau de Google (voir l’illustration 2), vérifiez que le contenu de la zone Plage correspond bien aux références du tableau sélectionnées dans le point 2 de l’étape 1 :Puis, dans la zone Titre, tapez l’intitulé souhaité, par exemple Filtrage :2 Pour ne filtrer que les données, cochez la case Afficher les filtres et décochez la case Activer le regroupement :3 Validez en cliquant sur le bouton Appliquer et fermer. Le tableau des données apparaît dans la fenêtre Filtrage et en dessous de chaque titre de colonnes une zone contenant (Tous) suivi d’une flèche :4 Pour filtrer selon un critère particulier, par exemple si vous souhaitez afficher tous les adhérents du mois de février, cliquez sur la flèche de la zone dans la colonne Mois :Dans la liste d’informations sans doublon qui se déroule, cliquez sur février :Le tableau n’affiche plus que les données correspondant au mois de février, et masque temporairement les autres (voir l’illustration 3).5 Vous pouvez ainsi ajouter d’autres critères afin d’affiner de plus en plus votre recherche. Ici, pour obtenir la liste de tous les adhérents de février qui vont à la piscine, laissez le premier filtre affiché, puis cliquez sur la flèche dans la colonne Activité. Puis, dans la liste d’informations sans doublon, cliquez sur Piscine. Le résultat du filtre apparaît (voir illustration 4).Remarque : pour manipuler le tableau de résultat, rendez-vous à l’étape 4.
Etape 3 : regroupez les données
Pour réorganiser votre liste selon un type de données, utilisez l’outil Regroupement du gadget.1 Répétez les points 2 à 5 de l’étape 1 pour créer un nouveau tableau.2 Dans la fenêtre du gadget nommée Tableau de Google, tapez dans la zone Titre l’intitulé souhaité, ici Analyse :3 Pour n’analyser que les données, décochez la case Afficher les filtres et cochez la case Activer le regroupement :4 Validez en cliquant sur le bouton Appliquer et fermer. Le tableau des données apparaît dans la fenêtre Analyse.Pour marquer les éléments à regrouper, cliquez sur le lien Définir les regroupements et les calculs en haut du tableau :5 Deux zones apparaissent en haut du tableau.La zone Colonnes où s’affiche le nom des colonnes du tableau et la zone Grouper par qui est vide :Indiquez à partir de quelle colonne le regroupement doit s’effectuer. Ici, vous voulez regrouper toutes les activités. Pour cela, cliquez sur Activité dans la zone Colonnes :Puis cliquez sur Ajouter :Activité apparaît dans la zone Grouper par :Cliquez sur Next :6 Indiquez le calcul que vous voulez effectuer par rapport au regroupement choisi dans le point précédent. Ici, vous voulez obtenir la somme totale des cotisations pour chaque activité. Pour cela, dans la zone Colonnes calculés, cliquez sur la flèche située à droite de Cotisation :Cliquez sur le type de calcul, ici pour obtenir une somme, cliquez sur Total :7 Validez en cliquant sur le bouton OK.Lorsque les sous-totaux apparaissent, vous obtenez aussi à gauche du tableau une colonne contenant des signes ‘ ?” ‘ (Voir l’illustration 5).Le gadget crée un plan qui permet de développer ou de réduire les niveaux de totaux et sous-totaux entre les lignes. Si vous cliquez sur le signe ‘ ?” ‘ devant par exemple Gym douce :Un signe ‘ + ‘ s’affiche et le détail de l’activité est masqué, mais le total de celle-ci est toujours affiché.Pour afficher à nouveau les détails, cliquez sur le signe ‘ + ‘ :Vous pouvez ainsi effectuer d’autres regroupements sur d’autres colonnes en répétant les points 4 à 7 de cette étape.
Etape 4 : manipulez le tableau
Modifiez les propriétés du tableauSi vous voulez modifier le titre du tableau, ou par exemple utiliser les filtres avec les regroupements, cliquez dans le tableau, puis à gauche de la barre de titre sur Modifier :Les propriétés s’affichent en haut du tableau. Pour filtrer et regrouper les données en même temps, cochez la case Afficher les filtres en même temps que la case Activer le regroupement.Supprimez le tableauCliquez en haut à droit de la barre de titre du tableau sur le bouton :Dans le menu, cliquez sur Supprimer le gadget
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