Envoyez une lettre à plusieurs contacts

Vous devez envoyer une lettre ou des invitations à plusieurs personnes. Pour adapter ce document en fonction des destinataires, Open-Office.org Writer propose d'utiliser la fonction Assistant Mailing.Nous allons voir comment lier une liste de contacts (voir la remarque de Clic-Clic ci-dessous) à une lettre d'information d'une association. Bien entendu, cet exercice est adaptable à d'autres documents

Etape 1 : définissez le type de document

1 A partir d'un document vierge d'OpenOffice.org Writer, choisissez dans le menu Outils l'option Assistant Mailing.2 Dans la fenêtre affichée, choisissez le document qui va contenir la lettre type. Ici, cochez la case3 Dans cette partie, indiquez le type de document. Ici, cochez la caseCliquez sur Suivant.

Etape 2 : choisissez la liste des contacts

1 Dans cette fenêtre, vous avez trois parties. La première permet d'indiquer où se trouve la liste des contacts. Pour cela, cliquez sur le bouton Sélectionner plusieurs listes d'adresses, puis sur le bouton Ajouter. Recherchez le nom de la base de données à utiliser, et cliquez dessus. Ici :Cliquez sur Ouvrir et OK.2 Dans la deuxième partie, indiquez la présentation de l'adresse du destinataire. Pour cela, cochez la case Ce document contiendra un bloc d'adresses et cliquez sur l'une des deux présentations proposées :Remarque : si ces présentations ne vous conviennent pas, créez-en d'autres en cliquant sur le bouton Autres, puis suivez les manipulations expliquées dans l'encadré ' Créez un bloc d'adresses '. Ici, nous avons choisi un nouveau bloc :3 Précisez quels sont les éléments qui correspondent entre le bloc d'adresses choisi et les champs contenus dans la base de données. Pour cela, dans la partie Faites correspondre le nom du champ... cliquez sur le bouton Corresp. champs.Si le nom d'un champ est commun à celui de l'élément du bloc d'adresse, le logiciel fait la correspondance automatiquement. C'est le cas pour Titre, Prénom, Nom et Ville :Si ce n'est pas le cas, le logiciel inscrit < none > à la place du nom de champ. Ici pour Ligne d'adresse 1 et Ligne d'adresse 2 et le C.P. :A vous d'indiquer la correspondance en cliquant sur la flèche de la zone située à droite de l'élément non reconnu :Dans la liste des champs de la base de données, cliquez sur le champRépétez ces manipulations pour faire correspondre :
la Ligne d'adresse 2 avec le champ Adresse2,
le C.P avec le champ Code Postal.Cliquez sur le bouton OK, une fois que toutes les correspondances désirées sont effectuées.Cliquez sur Suivant.

Etape 3 : ajoutez des salutations

1 Le corps d'une lettre commence généralement par une formule de salutation telle que Monsieur, Madame, etc. Vous pouvez adapter la formule de salutation au sexe de vos contacts pour obtenir, par exemple, ' Cher Monsieur ' ou ' Chère Madame '.Pour cela, cochez la case Ce document devrait contenir des salutations, puis la case Insérer des salutations personnalisées.2 Par défaut, les salutations proposées par le logiciel sont :Pour obtenir par exemple ' Chère Madame, ' ou ' Cher Monsieur, ', cliquez sur le bouton Nouveau situé à droite de la zone Femme.Comme pour la création d'un bloc d'adresses (voir l'encadré), créez la formule : Pour définir le texte de l'élément :
, cliquez dessus, puis dans la zone Personnaliser les salutations tapez Chère.
, cliquez dessus, puis dans la zone Personnaliser les salutations tapez le signe virgule.Cliquez sur OK.3 Créez la formule de salutation pour l'homme en cliquant sur Nouveau à droite de la zone Homme et répétez le point 2 en tapant pour l'élément le texte Cher.Vous obtenez :4 Précisez quelle est la donnée qui va différencier une lettre adressée à un homme ou à une femme. Pour cela, cliquez dans la zone Nom de champ et dans la liste sur Sexe. Puis, dans la zone Valeur de champ, tapez la valeur choisie pour la femme, ici F. Cliquez sur le bouton Suivant.

Etape 4 : disposez le bloc d'adresses

1 Par défaut, le bloc est disposé à gauche de la lettre au même niveau que le début des lignes. Pour pouvoir déplacer le bloc dans toute la page, décochez la case Aligner sur le corps de texte, puis tapez sa position horizontalement et verticalement dans les zones A partir de la gauche et A partir de du haut.2 Pour placer la formule de salutation, cliquez sur l'un des deux boutons Vers le haut ou Vers le bas. Un aperçu vous est proposé à droite de la fenêtre. Cliquez sur Suivant.

Etape 5 : créez la lettre

1 Le logiciel ajoute automatiquement dans le document vierge le bloc d'adresses et les salutations. Ajoutez le corps de la lettre qui sera commun à tous les destinataires en cliquant sur le bouton Editer le document.2 Tapez le corps du message, insérez un logo si nécessaire (voir l'illustration 2). Pour continuer le mailing, cliquez sur le bouton Revenir à l'assistant Mailing, puis deux fois sur Suivant.

Etape 6 : enregistrez et fusionnez la lettre

En arrière-plan, le logiciel crée un document contenant une lettre pour chaque personne. Le document fera autant de pages qu'il y a de personnes dans la base.1 Dans la fenêtre affichée, commencez par sauvegarder la lettre type en cochant la case Enregistrer le document de base, puis en cliquant sur le bouton Enregistrer le document de base. Indiquez un emplacement de sauvegarde et nommez-le Lettre d'information. Cliquez sur Enregistrer.2 Vous pouvez également enregistrer le document qui contient toutes les lettres fusionnées, les imprimer ou les envoyer par courriel en cochant la case adéquate, puis en cliquant sur les paramètres correspondants. Cliquez sur le bouton Terminer. Le document avec les lettres fusionnées apparaît.Remarque : pour modifier la lettre type, vous devez l'ouvrir et retourner dans l'Assistant Mailing