Envoyez une lettre à plusieurs contacts
Au lieu de rédiger plusieurs courriers, voici comment en créer un seul et l'expédier à plusieurs contacts.
Vous devez envoyer une lettre ou des invitations à plusieurs personnes. Pour adapter ce document en fonction des destinataires, Open-Office.org Writer propose d'utiliser la fonction Assistant Mailing.Nous allons voir comment lier une liste de contacts (voir la remarque de Clic-Clic ci-dessous) à une lettre d'information d'une association. Bien entendu, cet exercice est adaptable à d'autres documents
la Ligne d'adresse 2 avec le champ Adresse2,
le C.P avec le champ Code Postal.Cliquez sur le bouton OK, une fois que toutes les correspondances désirées sont effectuées.Cliquez sur Suivant. Pour définir le texte de l'élément :
, cliquez dessus, puis dans la zone Personnaliser les salutations tapez Chère.
, cliquez dessus, puis dans la zone Personnaliser les salutations tapez le signe virgule.Cliquez sur OK.3 Créez la formule de salutation pour l'homme en cliquant sur Nouveau à droite de la zone Homme et répétez le point 2 en tapant pour l'élément le texte
Cher.Vous obtenez :4 Précisez quelle est la donnée qui va différencier une lettre adressée à un homme ou à une femme. Pour cela, cliquez dans la zone Nom de champ et dans la liste sur Sexe. Puis, dans la zone
Valeur de champ, tapez la valeur choisie pour la femme, ici F. Cliquez sur le bouton Suivant.
Etape 1 : définissez le type de document
1 A partir d'un document vierge d'OpenOffice.org Writer, choisissez dans le menu Outils l'option Assistant Mailing.2 Dans la fenêtre affichée, choisissez le document qui va contenir la lettre type. Ici, cochez la case3 Dans cette partie, indiquez le type de document. Ici, cochez la caseCliquez sur Suivant.Etape 2 : choisissez la liste des contacts
1 Dans cette fenêtre, vous avez trois parties. La première permet d'indiquer où se trouve la liste des contacts. Pour cela, cliquez sur le bouton Sélectionner plusieurs listes d'adresses, puis sur le bouton Ajouter. Recherchez le nom de la base de données à utiliser, et cliquez dessus. Ici :Cliquez sur Ouvrir et OK.2 Dans la deuxième partie, indiquez la présentation de l'adresse du destinataire. Pour cela, cochez la case Ce document contiendra un bloc d'adresses et cliquez sur l'une des deux présentations proposées :Remarque : si ces présentations ne vous conviennent pas, créez-en d'autres en cliquant sur le bouton Autres, puis suivez les manipulations expliquées dans l'encadré ' Créez un bloc d'adresses '. Ici, nous avons choisi un nouveau bloc :3 Précisez quels sont les éléments qui correspondent entre le bloc d'adresses choisi et les champs contenus dans la base de données. Pour cela, dans la partie Faites correspondre le nom du champ... cliquez sur le bouton Corresp. champs.Si le nom d'un champ est commun à celui de l'élément du bloc d'adresse, le logiciel fait la correspondance automatiquement. C'est le cas pour Titre, Prénom, Nom et Ville :Si ce n'est pas le cas, le logiciel inscrit < none > à la place du nom de champ. Ici pour Ligne d'adresse 1 et Ligne d'adresse 2 et le C.P. :A vous d'indiquer la correspondance en cliquant sur la flèche de la zone située à droite de l'élément non reconnu :Dans la liste des champs de la base de données, cliquez sur le champRépétez ces manipulations pour faire correspondre :la Ligne d'adresse 2 avec le champ Adresse2,
le C.P avec le champ Code Postal.Cliquez sur le bouton OK, une fois que toutes les correspondances désirées sont effectuées.Cliquez sur Suivant.
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