Tout le monde sait utiliser la fonction de remplacement pour substituer un mot à un autre dans un document, mais cet outil recèle de nombreuses subtilités souvent méconnues. En voici quelques-unes.
Choisissez l’étendue de la recherche
Pour que les commandes Rechercher et Remplacer agissent sur tout le document, ne sélectionnez rien. Pour qu’elles ne s’appliquent qu’à une partie du texte, sélectionnez cette partie avant d’ouvrir
le menu Rechercher ou Remplacer.
Remplacer une police de caractères par une autre
Dans un document, vous avez attribué à certains passages la police Courier New. Vous vous apercevez que cette police est peu lisible et vous lui préférez Arial. Comment faire la substitution sans
changer ni les caractères eux-mêmes, ni le reste du document ? Déroulez Edition, Rechercher. Ne mettez rien dans les champs Rechercher et Remplacer (videz-les au besoin). Si le bouton Format
n’est pas visible, cliquez sur le bouton Plus. Cliquez dans le champ Rechercher et activez le bouton Format. Dans la liste, choisissez Police. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez
Courier New dans la liste Police et laissez vierge (ou effacez) tous les autres champs et listes. Validez par OK. Cliquez maintenant dans le champ Remplacer par puis sur le bouton Format.
Choisissez Police et optez pour Arial. Cliquez sur OK (voir écran 1). Enfin, cliquez sur Remplacer tout, OK puis Fermer. Seuls les textes qui étaient en Courier New sont
maintenant en Arial.
Recherchez ou supprimez des caractères spéciaux
Word sait rechercher (ou remplacer) des lettres ou des chiffres, mais aussi des caractères spéciaux. Cela vous servira, par exemple, si vous récupérez sur Internet un texte dont toutes les lignes se terminent par une marque
de paragraphe. Voici comment remplacer ces caractères par des espaces. Déroulez Edition, Remplacer. Si le bouton Sans attributs est visible, activez-le. Cliquez dans le champ Remplacer. Activez le bouton
Plus pour dévoiler le volet d’options. Cliquez sur Spécial. Dans la liste, choisissez Marque de paragraphe. Tapez une espace dans le champ Remplacer par… Enfin, cliquez sur Remplacer
tout, OK puis Fermer.
Utilisez des caractères génériques
Parfois, vous devez chercher des noms dont vous ne connaissez qu’une partie des lettres, ou des mots contenant toujours les mêmes lettres. Pour ce type de recherche, Word vous permet d’utiliser des caractères
‘ génériques ‘, c’est-à-dire pouvant se substituer à tout autre caractère. Par exemple, dans un document traitant de photo, des modèles d’appareils sont cités plusieurs fois : les AX500F,
AX750F et AX800F. Vous voulez que ces références soient toutes remplacées par photoscope. Vous pourriez faire trois Rechercher/Remplacer mais il y a plus rapide. Ouvrez Edition, Remplacer.
S’il est visible, cliquez sur le bouton Moins pour le transformer en Plus. Cochez Utiliser les caractères génériques. Dans le champ Rechercher, tapez AX???F (ici,
chaque point d’interrogation remplace un caractère quelconque). Cliquez dans le champ Remplacer. Si le bouton Sans attribut est visible, cliquez dessus. Ecrivez photoscope. Cliquez sur
Remplacer tout (voir écran 2), OK puis Fermer. C’est fait.
