Télécharger et installer le logiciel Le logiciel Xobni est disponible gratuitement en téléchargement. Pour pouvoir l'utiliser, votre PC doit disposer au minimum de Windows XP ou Windows Vista, d'un Go de mémoire RAM et du logiciel de messagerie Outlook 2003 ou 2007. Malheureusement, il n'est pas compatible avec Outlook Express, ni avec son successeur Windows Mail, pas plus qu'avec Notes ou Thunderbird. L'installation est plutôt rapide, elle s'effectue en standard dans C:\Programme Files\Xobni et ne réclame que 8,2 Mo d'espace disque. Mais attention, celle-ci nécessitera impérativement la fermeture d'Outlook.
Premier message d'erreur © DR
A la fin de l'installation, une boîte de dialogue propose de relancer Outlook. A ce stade, il se peut que s'affiche un message d'erreur du type « Xobni can't start because it needs your Exchange account to be set Cached Exchange Model! ».
Utiliser le mode Exchange mis en cache © DR
Dans ce cas, il faut aller dans le menu Outils, puis dans Comptes de messagerie et sélectionner Afficher ou modifier les comptes de messagerie existants. Ensuite, il faut sélectionner son compte, puis cliquer sur Modifier et dans la fenêtre Paramètres d'Exchange Server cocher la case Utiliser le mode Exchange mis en cache. Il faut ensuite quitter et redémarrer Outlook.
Une première phase d'analyse de tous les messages © DR
Au démarrage d'Outlook, Xobni se met en route : il apparaît sur la droite de l'écran sous la forme d'une fenêtre verticale. A la manière d'un moteur de recherche, celui-ci va commencer par indexer tous les messages présents dans la boîte de réception, dans la boîte d'envoi, ainsi que dans les dossiers personnels. Cette opération peut durer quelques dizaines de minutes en fonction de la taille de la boîte aux lettres. Cela dit, Outlook reste opérationnel. Au fur et à mesure de cette indexation, Xobni détecte les personnes avec qui l'utilisateur échange le plus de messages et affiche successivement les dix premiers, les uns après les autres par ordre décroissant.
Pour créer une base de contacts © DR
Pour chaque personne avec qui l'utilisateur a échangé un e-mail, Xobni va créer une « fiche contact » qui apparaîtra systématiquement à droite de l'écran lorsqu'un e-mail de ce correspondant sera sélectionné dans Outlook. Cette « fiche contact », que l'on pourra agrémenter d'une photo, regroupe un certain nombre d'informations que Xobni a pu récupérer lors de la phase d'analyse : nom du contact, prénom, nombre d’e-mails envoyés à ce contact (out), nombre d’e-mails reçus en provenance de ce contact, mais aussi numéro de téléphone. Il aurait été intéressant que l'on puisse injecter ces informations dans sa base de contacts Outlook, mais cela est malheureusement impossible pour l'instant.
Un bref aperçu des échanges © DR
La partie inférieure de la fenêtre comprend trois sections :
- une pour afficher le réseau du « contact »,c'est-à-dire les personnes qui ont été destinataires ou en copie des messages envoyés par ce contact
- une pour afficher les messages récemment échangés avec ce contact
- une pour afficher les pièces jointes contenues dans les différents e-mails échangés avec ce contact.
On pourra aisément envoyer une- mail au contact en cliquant sur l'icône Email ou envoyer ses disponibilités pour une réunion en fonction des informations contenues dans le calendrier Outlook.
Accès direct aux messages et aux pièces jointes © DR
Lorsque l'on clique sur un l'un des messages récemment échangés avec le contact, celui-ci s'affiche directement dans la fenêtre Xobni. A ce stade, on retrouve dans Xobni les mêmes boutons que dans Outlook :
Répondre, Répondre à tous, Transférer ou Ouvrir. La dernière action ouvre le message mais dans Outlook cette fois.
L'accès aux pièces jointes se fait également directement en cliquant dessus dans la section affichant les échanges de pièces jointes.
Un moteur de recherche dédié aux e-mails © DR
Xobni possède également une fenêtre, dans laquelle on pourra effectuer des recherches sur ses e-mails en tapant des mots clés. Les résultats de recherche sont classés en deux catégories : une affichant les contacts dans la partie haute de la fenêtre et une affichant les messages dans la partie basse.
Une pléthore de statistiques © DR
Xobni renferme également un moteur de statistiques d'e-mails auquel on accède via le menu Xobni en choisissant Xobni Analytics. Celui-ci permet, par exemple, d'afficher la quantité de messages reçus et envoyés en fonction des jours de la semaine, des heures de la journée ou sur l'année précédente. Mieux vaut d'ailleurs ne pas trop regarder ces statistiques, car on se rend rapidement compte que le nombre d'e-mails échangés continue d'exploser.
Le côté viral © DR
Ce logiciel présente un fort aspect viral, puisque l'on pourra inviter ses proches à le télécharger en cliquant sur l'icône en bas à gauche représentant un cœur. Ils recevront un petit message standardisé, mais personnalisable, les invitant à tester l'outil.
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