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logiciel
Faites votre show avec PowerPoint
Plus qu'un logiciel de présentation de rapports, PowerPoint est un outil multimédia permettant de créer des effets spéciaux impressionnants ou amusant.
Stéphane Darget,
L'Ordinateur Individuel (n° 201), le 08/02/2008 à 07h00
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De tous les logiciels de la suite Office, PowerPoint est souvent considéré comme le plus simple à utiliser. C'est normal, la plupart des utilisateurs se contentent d'en exploiter les fonctions de base en créant des diapositives (ou
slides
en anglais, terme que nous utiliserons parfois dans ce guide) et en les faisant défiler de façon linéaire...
Or, avec PowerPoint, vous pouvez faire bien plus qu'une simple présentation de résultats trimestriels. Ce logiciel, véritable outil multimédia, est capable de gérer images, vidéos, sons, en permettant à l'utilisateur d'agir à tout
moment sur le déroulement d'un diaporama. Les exemples d'applications sont nombreux.
Vous pouvez créer des diaporamas personnels sophistiqués - pour des photos de vacances ou pour un événement familial -, des bornes interactives, vous pouvez aussi ajouter des éléments issus d'un site Web,
concevoir des supports de formation multimédia, des jeux, des gags... Qui n'a jamais reçu, par e-mail, ces petites présentations PowerPoint riches en effets spéciaux ?
Toutes les animations et tous les effets imaginables
Pour profiter de toute la puissance du logiciel, nous allons vous montrer comment contrôler avec précision les éléments insérés dans vos présentations (images, sons, vidéos...), y compris si les éléments proviennent d'Internet.
Ensuite, vous verrez comment créer des effets spéciaux : une image qui change d'aspect quand le pointeur de la souris la survole, par exemple.
En alliant les effets de transitions, les animations et les déclencheurs, vous pouvez effectuer quasiment toutes les animations et effets imaginables. Vous verrez aussi comment, en écrivant quelques lignes de macroinstructions, vous
allez décupler les possibilités de PowerPoint.
Toutes les manipulations de ce guide sont présentées sous forme de modules indépendants. Vous n'êtes donc nullement tenu de reproduire dans l'ordre toutes les manipulations présentées. Vous pouvez vous contenter des pas-à-pas qui vous
intéressent.
Si vous manquez d'imagination, rien ne vous empêche de regarder ce que d'autres ont réalisé avant vous avec PowerPoint. Vous trouverez divers modèles de présentations sur des sites comme celui
d'Office Microsoft
ou
de Brain Betty.
Nul besoin de logiciels complétaires
Afin de reproduire tous nos exemples sur votre PC, aucun logiciel complémentaire n'est nécessaire ; PowerPoint se suffit à lui-même. Nous avons choisi d'utiliser la version XP (dite également 2002) du logiciel, la plus
répandue. Toutefois, si vous utilisez une version plus récente, vous n'aurez aucune difficulté à en adapter le contenu. Nous supposons que vous avez déjà une connaissance sommaire de PowerPoint et ne détaillons donc pas les opérations de base comme
l'ouverture ou le lancement d'un diaporama ou encore la création d'une diapositive.
Quel que soit votre projet, gardez à l'esprit le but de votre diaporama, c'est-à-dire à qui il s'adresse et les conditions dans lesquelles il sera regardé. Inutile de créer des effets spéciaux si le diaporama est présenté par
vous-même ; réservez ces « plus » aux présentations affichées sur une borne interactive ou sur Internet. Dans ce dernier cas, il est également peu probable que vous ayez à gérer de la vidéo, pour des raisons de poids
de fichier.
En revanche, vous voudrez peut-être insérer une image dynamique en provenance du site Web ou créer un effet de défilement de texte permettant à celui-ci d'être bien vu par tous les internautes ! Alors lancez-vous ! Vous
allez découvrir des facettes de PowerPoint intéressantes et qui vont vous étonner...
Déverrouillez les macros
Plusieurs manipulations de ce guide mettent en oeuvre des macro-instructions. Or, par défaut, PowerPoint interdit leur exécution pour des raisons de sécurité. Pour que nos exemples puissent fonctionner, vous devez réduire
légèrement le niveau de sécurité. Dans PowerPoint, déroulez le menu
Outils, Macros, Sécurité.
Cochez l'option
Niveau de sécurité moyen
et validez par
OK.
A chaque ouverture d'une présentation, PowerPoint demande
l'autorisation pour l'exécution des macros. Cliquez sur
Oui.
Evitez le niveau de sécurité bas : vous vous exposeriez à une contamination par des macro-virus.
Exportez vos présentations
Une fois votre présentation terminée, vous devez choisir le bon format d'enregistrement. Le mode le plus classique consiste à enregistrer la présentation dans un fichier PPS afin qu'elle puisse être lue avec la visionneuse
(disponible gratuitement, sur le site de Microsoft, pour les utilisateurs ne disposant pas de PowerPoint).
Toutefois, en raison des fichiers inclus dans la présentation sous la forme de liens, il est parfois plus pratique d'utiliser le menu
Fichier,
Présentation à emporter
afin de ne rien oublier ! Tous les
fichiers (y compris la présentation et, si nécessaire, la visionneuse) seront ainsi regroupés dans un dossier unique.
Enfin, si vous avez créé un diaporama linéaire, ne nécessitant aucune interaction, vous pouvez l'exporter sous forme d'une vidéo. Il ne sera alors pas nécessaire, pour la regarder, de disposer d'une visionneuse et tous les médias
seront regroupés au sein d'un seul fichier. Vous devrez pour cela utiliser un logiciel spécifique qui enregistre tout ce qui se passe sur votre écran (en anglais
screen recorder),
par exemple Camstudio, un programme gratuit
disponible sur
CamStudio.
Ce logiciel produit une vidéo au format Flash (un fichier d'extension SWF).
Sept conseils techniques pour réussir vos présentations
1.
Réduisez les dimensions des images avant de les insérer dans une présentation : vous diminuerez la taille de votre fichier. Conservez toutefois une version en pleine définition de vos images au cas où vous
auriez besoin de les modifier.
2.
Si vous diffusez vos présentations sur le Web, évitez d'y insérer des objets liés (comme des vidéos ou des fichiers sons). En revanche, vous pouvez créer des liens avec des médias situés directement sur Internet.
3.
Incluez systématiquement les polices dans votre présentation, vous éviterez les soucis si vous la copiez sur un autre PC. Pour cela, déroulez le menu Outils, Options, et dans l'onglet Enregistrement, cochez la case
Incorporer les polices TrueType.
4.
Pour positionner précisément des éléments sur une page, affichez la règle ainsi que la grille et les repères de dessin (menu Affichage, Règle et Affichage, Grille et repères).
5.
Adoptez les menus longs : vous éviterez ainsi de passer à côté de commandes qui pourraient vous faciliter la tâche. Pour cela, déroulez le menu Outils, Personnaliser, Options et cochez Toujours afficher
les menus dans leur intégralité.
6.
Si un élément se répète sur de nombreuses diapositives (par exemple un logo), placez-le directement dans le Masque de diapositive (menu Affichage, Masque). Il sera inséré automatiquement dans chaque
diapositive (vous pourrez toujours le supprimer ou le déplacer).
7.
Enregistrez vos présentations sous forme de modèles (Enregistrer sous, Type de fichier : Modèle de conception). Vous conserverez ainsi les macros, les masques... pour vos futures
présentations.
