L'administration permet de définir les règles d'archivage automatique selon différents critères : quota de taille de BAL, date... La planification globale par profil n'est pas prise en charge par EMC qui gère l'archivage par utilisateur. L'archivage selon l'expéditeur n'est géré que par C2C et EMC. Le lancement manuel de l'archivage est possible chez C2C, EMC et Symantec. Easy Software privilégie les règles automatiques et IBM la ligne de commande. L'administration est centralisée. Elle est en français chez IBM. Elle se base sur la console de gestion Microsoft MMC, sauf chez Easy Software. L'interface de supervision permet de visualiser les tâches en cours, sauf chez Easy. C2C et IBM n'ont pas de générateurs de rapports.

Les mécanismes de sécurité vérifient l'intégrité des données archivées par somme de contrôle (hachage) ou contrôle de redondance cyclique. Les données archivées sont chiffrées, via une solution tierce pour IBM. La base de données des archives peut être sauvegardée et restaurée. La récupération après sinistre de la base est possible, mais nécessite une intervention technique chez C2C. Les archives peuvent être scellées. Il n'y a pas d'antivirus. La politique de droits d'accès utilise Active Directory, sauf chez Easy Software. Des droits spécifiques existent pour les fonctions d'archivage, d'indexation et de recherche. Un client dédié permet d'accéder à toutes les archives. L'accès via l'interface web est sécurisé.

Les logiciels indexent les messages, pièces jointes, contacts... La recherche des archives s'effectue avec le client Outlook (plug-in), via une interface web (EMC, C2C, Symantec), voire avec un logiciel dédié (IBM). La recherche d'un message parmi ceux archivés peut porter sur différents attributs : destinataire, expéditeur ou sujet. L'indexation est faite en temps réel, à la demande (EMC/Symantec) ou par programmation (IBM/Symantec).

Les archives sont accessibles à distance avec le client Outlook Web Access. Le client Outlook de Microsoft permet de restaurer des courriels retrouvés, sauf pour Archive One. Les courriels archivés peuvent être restaurés à l'identique, temporairement ou définitivement. Excepté C2C, les logiciels permettent de prévisualiser le message avant restauration, et Easy xBase permet aussi de prévisualiser les pièces jointes.

Dotés de possibilités d'archivage automatique différentes, tous permettent la sauvegarde, avec ou sans suppression de la BAL, l'archivage du mail, de ses pièces jointes, des fichiers publics et personnels, la migration des fichiers. pst, l'accès aux archives en mode déconnecté, l'utilisation d'un logiciel de sauvegarde/restauration et l'application de politiques d'archivage pour les clients nomades. Le contenu des archives intermédiaires peut être transféré vers des médias optiques non réinscriptibles à l'aide d'options. Symantec et IBM proposent des modules d'écriture Worm.