Le courriel est parfois critique. Pour preuve, Intel vient d'annoncer, ce 5 mars, qu'il ne pourra pas présenter les pièces demandées par un juge du Delaware dans le cadre du procès pour concurrence déloyale attenté contre lui par AMD. D'après Intel, ses salariés ont présumé que les serveurs de messagerie conserveraient leurs courriels. Un pari raté, qui démontre l'intérêt des logiciels d'archivage de courriels tant pour les salariés que pour la direction. En effet, les solutions d'archivage de courriels permettent le stockage automatique ou manuel des courriels, puis leur éventuelle restauration. Autre bénéfice, les solutions d'archivage optimisent les ressources de stockage. En effet, elles déplacent les messages et les pièces jointes originales vers un espace d'archivage secondaire. Ce faisant, les courriels multidestinataires ne sont stockés qu'une fois, ce qui limite l'espace disque occupé par les fichiers.pst. Les logiciels d'archivage garantissent aussi l'intégrité des courriels originaux, grâce à l'emploi de technologies de somme de contrôle par hachage et de contrôle de redondance cyclique.

Nous avons testé cinq logiciels d'archivage de courriels destinés au serveur de messagerie Microsoft Exchange 2003. Excepté Archive One Policy de C2C, ces logiciels requièrent l'usage d'une base de données SQL de Microsoft, ou DB2 pour IBM.

Premier critère d'évaluation, l'interface d'administration permet de définir les règles d'archivage automatique d'après différents critères : nombre de messages, présence de pièces jointes, etc. Easy Software est en retrait, car son interface d'administration ne se fonde pas sur la console de gestion MMC de Microsoft. Du coup, elle ne permet pas d'appliquer un profil de fonctionnement à un groupe d'utilisateurs, et n'offre pas non plus d'interface de supervision pour observer les tâches en cours. En revanche, l'administration est plus évoluée chez EMC et Symantec. Plusieurs points en témoignent : avec IBM, ces deux éditeurs sont les seuls à gérer l'archivage systématique de tous les courriels. EMC et Symantec, ici encore, avec C2C, permettent à l'administrateur de lancer manuellement des tâches d'archivage. Easy Software privilégie les règles automatiques, et IBM la ligne de commande. Là aussi, les logiciels d'EMC et de C2C peuvent déclencher l'archivage d'un courriel selon l'expéditeur. En marge de l'administrateur, l'utilisateur peut, lui aussi, déclencher des opérations d'archivage manuelles depuis Outlook. EMC ne propose ce type d'archivage qu'à partir de la version 4.8, disponible peu après nos tests. Pour le critère de la sécurité, qui regroupe l'intégrité des messages et la gestion des droits d'accès aux archives, il est peu discriminant. Car tous les logiciels comportent un outil de vérification de l'intégrité des courriels archivés, par somme de contrôle (hachage) ou par contrôle de redondance cyclique. IBM, Symantec et Easy Software ne proposent que l'un ou l'autre. Nativement, l'archivage ne lance pas d'inspection d'antivirus sur le contenu. En revanche, les données sont compressées et chiffrées. CommonStore d'IBM ne réalise ni l'une ni l'autre de ces opérations. La gestion des droits d'accès se fonde sur l'annuaire Active Directory, sauf chez Easy Software.

La recherche est importante, car elle permet de localiser une archive, puis, le cas échéant, de la restaurer. Pour mener cette recherche, les attributs des courriels doivent être préalablement indexés. Le nombre d'attributs indexés chez C2C, Easy Software et EMC est trois à quatre fois supérieur à celui référencé par les solutions d'IBM et de Symantec. Cela facilite le lancement de recherches évoluées, portant sur l'auteur, la criticité, la date de création ou d'expiration du message. L'utilisateur peut lancer sa recherche depuis le client Outlook pour tous les logiciels, via une interface web chez EMC, C2C et Symantec (Easy Software, option payante Easy Web), ou à l'aide de Content Manager chez IBM. Une fois localisé, le courriel peut être consulté, sans être ouvert. Easy Software, Symantec et IBM permettent de prévisualiser le courriel à partir d'Outlook, EMC et Symantec l'autorisent à partir de l'interface web, et IBM via le logiciel ICMViewer. Dommage, C2C ne gère pas la prévisualisation et le tri. L'entreprise soumise à des contraintes d'archivage légal peut choisir de conserver les archives à plus long terme. Le stockage peut s'effectuer alors à l'aide de médias non réinscriptibles de type Worm (Write Once, Read Many). Symantec et IBM intègrent des modules d'écriture sur média Worm, tandis que ces modules sont optionnels chez EMC et Easy Software. Quant à C2C, il requiert des logiciels tiers. En matière de restitution, Easy Software dispose d'outils de génération de rapports assez complets, tout comme les logiciels d'EMC et de Symantec. Ni Archive One de C2C ni CommonStore d'IBM n'offrent d'outils de génération de rapports.