Bientôt disponible à la commande et attendue pour le début de l'année prochaine, la dernière mouture de la suite Office - sobrement baptisée 2007 - devrait faire plus parler d'elle que nombre de ses devancières. Pour cette douzième version, Microsoft en effet ne s'est pas contenté d'un léger lifting, ni d'un ravalement d'interface... Il s'agit bien plutôt d'une transformation en profondeur, autour de deux axes essentiels : la productivité individuelle et la productivité collective.

Préalablement à la conception d'une nouvelle version d'Office, les développeurs de Microsoft se posaient la question de savoir quelles fonctionnalités nouvelles seraient susceptibles d'intéresser les utilisateurs. Dans le cas du traitement de texte, entre la première version de Word et Word 2003, leur nombre est passé d'une centaine à près de 1 500.

Or, comme le souligne Renaud Marcadet, chef de produit Office 2007 chez Microsoft France, « 80 % des fonctionnalités que demandaient les utilisateurs quand nous les interrogions existaient déjà » . Il s'agissait donc non pas, en l'occurrence, d'enrichir le produit, mais bien de rendre son utilisation plus simple et intuitive.

Cette analyse a conduit Microsoft à inventer une nouvelle interface d'accès aux menus, le Ruban, qui est l'attraction la plus évidente d'Office 2007. Plus intuitif, plus rapide que les menus, et moins agaçant que l'Agent, le Ruban évolue en fonction de l'application (Word, Excel...) et du contexte (texte courant, tableau, image...) pour toujours proposer un accès direct aux fonctions les plus utiles.

Outre la présentation, quelques fonctionnalités nouvelles viennent enrichir les applications, comme dans Word, l'amélioration - très attendue - de l'éditeur d'équations, dans Outlook, la possibilité de s'abonner à des fils RSS, ou encore dans Excel, l'enrichissement graphique des données. Pour des raisons légales, la possibilité d'enregistrer ses documents au format PDF nécessitera le téléchargement d'un plug-in (gratuit) spécifique.

Si la nouvelle ergonomie est la partie la plus visible et attractive d'Office 2007, les innovations les plus significatives se situent au niveau de l'autre axe de développement : la productivité collective. En effet, les documents Office changent de format pour désormais s'appuyer sur XML. Il sera donc plus facile d'une part d'intégrer documents et formulaires aux autres applications de l'entreprise, et d'autre part d'attacher plus d'informations aux documents. Les entreprises pourront donc mettre en place une véritable gestion documentaire autour des documents Office, depuis leur création jusqu'à leur archivage en passant leur validation et la gestion des différentes versions.

Autre nouveauté majeure : l'intégration des outils collaboratifs issus du rachat de Groove Networks en 2005. Les documents seront directement liés aux outils de communication (on pourra, par exemple, contacter instantanément l'auteur d'une modification)... Si bien que le partage de documents et le travail simultané pourraient ainsi véritablement entrer dans les moeurs de l'entreprise.

Sans donner d'objectifs chiffrés précis, Renaud Marcadet envisage un passage à Office 2007 « deux fois plus rapide » que celui observé pour Office 2003. Rappelons que cette version, lancée en novembre 2003, n'est devenue la plus utilisée d'Office qu'en décembre 2005... Et n'a atteint les 50 % du parc qu'en juillet de cette année.

Mais les analystes tempèrent l'enthousiasme de Microsoft. « Nous estimons que seulement 10 % des utilisateurs devraient avoir basculé sur Office 2007 d'ici à la mi-2008 » , explique Annette Jump, senior analyst au Gartner Group. En effet, les chiffres montrent qu'Office 2003 est encore largement en phase d'adoption. Il est donc peu probable, selon cette analyste, que les entreprises qui viennent de faire ce saut se précipitent vers la version supérieure, même si adopter Office 2007 ne veut pas forcément dire remiser Windows XP pour Vista.

D'après Annette Jump, les premières cibles de Microsoft devraient donc être les titulaires de la Software Assurance (une forme d'abonnement aux dernières versions disponibles), ceux qui utiliseraient encore des versions antérieures à Office 2000, et quelques secteurs spécifiques comme la création, où les fonctionnalités 3D de Vista et les potentialités collaboratives d'Office 2007 présentent un intérêt immédiat.

Pour toucher la masse des PME et atteindre son ambitieux objectif, Microsoft compte sur son impressionnant réseau de 640 000 partenaires dans le monde. En France, une centaine d'entre eux sont déjà prêts, et ils devraient être 300 d'ici à la fin de l'année. « Jusqu'à présent, les outils de gestion documentaire ou de travail collaboratif étaient hors d'atteinte pour les petites entreprises, et nous avons donc devant nous tout un marché à créer avec nos partenaires » , conclut Renaud Marcadet.

Editions et applications d'Office 2007