Selon le Gartner Group, toutes les conditions sont réunies pour que les conférences en ligne décollent enfin. Les entreprises sont en effet toutes connectées en haut-débit et l'offre logicielle arrive à maturité. Dans ce contexte, tous les cadres devraient être équipés d'un outil de réunion-conférence en ligne d'ici à trois ans, estime le cabinet d'analyse.

A l'image de PSA Peugeot Citroën, les entreprises recourent à ces outils pour améliorer leur productivité et diminuer le coût trop élevé des voyages d'affaires. En six mois, les employés de PSA ont ainsi tenu 1500 réunions totalisant plus de 3 500 heures de collaboration en ligne. « Ces réunions sont productives et efficaces. Nous ne perdons plus de temps et d'énergie dans les transports. Les économies de frais de déplacements sont très appréciables, même si ce n'était pas le premier motif d'adoption de WebEx Meeting Center », résume Emmanuel Bulard, chef de projet informatique pour l'entreprise étendue chez PSA Peugeot Citroën.

Contrairement au marché grand public où la téléphonie IP constitue le coeur des applications, les outils de conférence en ligne destinés aux professionnels s'attachent surtout à recréer un environnement de partage synchrone : tableau blanc, partage de documents (PowerPoint notamment), prise de contrôle à distance, chat, sondage, etc.

La plupart des éditeurs intègrent la voix et la vidéo sur IP, mais la mauvaise qualité de la bande passante Internet et le nombre parfois très important de participants peuvent obliger à utiliser une liaison téléphonique traditionnelle RTC en parallèle. Cependant, selon Forrester Research, les outils de conférence en ligne devraient rapidement fusionner avec les solutions de téléphonie IP et de messagerie instantanée pour donner naissance à des plates-formes de collaboration synchrone complètes.

Trois types de fournisseurs proposent des solutions. Les spécialistes de l'infrastructure, comme Microsoft et IBM, possèdent déjà des outils de collaboration asynchrone - clients de messagerie, intranets collaboratifs, etc. -, qu'ils complètent avec des outils de collaboration synchrone. C'est notamment le cas de Live Meeting chez Microsoft et de Lotus Sametime chez IBM. Les spécialistes de la collaboration en ligne, tels WebEx et Genesys, font le chemin inverse. WebEx a, par exemple, racheté Intranets.com pour proposer un bureau virtuel en ligne à ses clients. Enfin, certains acteurs, à l'instar d'Adobe, complètent leurs outils de conférence en ligne avec des fonctions de formation à distance.

Ces outils répondent à des besoins très différents. La Société Générale Asset Management, par exemple, utilise e/pop de WiredRed pour faciliter les échanges quotidiens au sein d'une équipe de développeurs éclatée géographiquement. Le Centre d'études supérieures industrielles (Cesi) et l'Institut français du pétrole (IFP) recourent respectivement à Breeze Meeting d'Adobe et à Meeting Center de Genesys pour gérer leurs formations à distance. Et Legris s'appuie sur Meeting Center de WebEx pour « réaliser des réunions, des formations, et aussi promouvoir nos produits », explique Patrice Salem, responsable support marketing chez Legris.

D'un point de vue technique, les entreprises ont le choix entre deux types de clients et deux architectures serveurs. Certains éditeurs comme Microsoft, IBM ou encore WiredRed privilégient un client lourd qui doit être installé sur les postes de travail de chaque participant avant la réunion. D'autres, comme WebEx, Genesys et Adobe, proposent un client léger qui se déploie - avec plus ou moins de bonheur - au sein du navigateur de chaque participant.

Le serveur de collaboration peut, quant à lui, être installé directement au sein de l'entreprise ou être hébergé par le prestataire (FAH). WebEx et Genesys, entre autres, ne proposent que le modèle hébergé tandis que Microsoft et Adobe, par exemple, proposent les deux options. Une majorité de fournisseurs s'orientent cependant vers un service hébergé, tant pour les PME que pour les grandes entreprises. « Une solution de conférence Web internalisée demande un investissement important en termes d'infrastructure réseau, de maintenance et d'assistance technique », justifie Denise Persson, directrice Executive Marketing chez Genesys Conferencing.

La plupart des entreprises privilégient donc un service hébergé. Cette architecture présente cependant quelques inconvénients. « Nous n'avons pas été en mesure d'intégrer notre annuaire LDAP avec celui de WebEx Meeting Center », explique Patrice Salem chez Legris. « A chaque entrée ou sortie d'un employé de l'entreprise, nous devons donc réaliser la synchronisation manuellement », détaille-t-il. C'est pourquoi certains éditeurs comme Microsoft et Adobe vendent aussi des licences serveurs. Lorsque les réunions sont quotidiennes et impliquent de nombreux utilisateurs, le déploiement d'un serveur en interne est généralement plus rentable.

Les principaux outils de collaboration synchrone

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