Pour personnaliser un menu et l'adapter à vos habitudes de travail, vous pouvez déplacer, supprimer et ajouter des fonctions. Pour illustrer ces différentes possibilités, nous allons ajouter les options de vérification orthographique dans le menu Format et les supprimer du menu Outils.

1 - Dans le menu Outils du module d'OpenOffice.org que vous souhaitez modifier, cliquez sur Personnaliser. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle l'onglet Menus s'affiche par défaut. La première zone indique Fichier. Cliquez sur la flèche pour afficher une liste déroulante, et sélectionnez Format.

2 - Pour accéder à la liste des commandes, cliquez sur Ajouter. Dans la partie Catégories, sélectionnez celle de la fonction à ajouter - ici, il s'agit d' Edition. Cliquez sur la flèche inférieure de la zone Commandes pour descendre plus bas dans la liste, et sélectionnez celle à ajouter au menu. Dans notre cas, il s'agit de Vérification orthographique. Cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer. La nouvelle fonction a été insérée dans la zone Entrées, sous la première commande.

3 - Vous pouvez changer la position d'une entrée dans la liste en la sélectionnant, puis en utilisant les flèches à droite de la zone pour la mettre en place à l'endroit souhaité.

4 - Pour séparer une fonction de la suivante, vous pouvez ajouter un trait. Sélectionnez la fonction souhaitée, puis cliquez sur Modifier et sur Début de groupe.

5 - Si le nom par défaut ne vous convient pas, vous pouvez le changer facilement. Sélectionnez la fonction à renommer, cliquez sur le bouton Modifier et sur Renommer. Tapez alors un nouveau nom, et cliquez sur OK.

6 - Vous pouvez également intervenir dans tous les autres menus. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone Menu et sélectionnez celui à modifier.

7 - Enfin, pour supprimer une fonction du menu, sélectionnez-la dans la zone Entrées, cliquez sur Modifier et sur Supprimer. Terminez en cliquant sur OK.

Pour bénéficier des services du correcteur orthographique et de la césure automatique adaptés à la langue française dans tous les modules, une phase d'installation supplémentaire est nécessaire.

1 - Ouvrez Writer et, dans le menu Fichier, sélectionnez Assistants puis cliquez sur Installer de nouveaux dictionnaires.

2 - Un nouveau document s'ouvre, intitulé DicOOo. Placez le curseur de la souris sur Français, et cliquez. Ensuite, cliquez sur le bouton Lancer DicOOo.

3 - Dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Suivant. Cliquez ensuite sur le bouton Récupérer la liste. Après quelques instants, la liste des dictionnaires orthographiques disponibles s'affiche. Sélectionnez French (France) puis cliquez sur Suivant. Répétez l'opération pour les dictionnaires de césure et les dictionnaires de synonymes. Une fenêtre vous informe du volume de données à télécharger. Cliquez sur Suivant puis sur Terminer.

4 - Dans la fenêtre toujours ouverte de Writer où s'affiche DicOOo, allez dans le menu Outils et sélectionnez Options. Dans la partie gauche de la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le 20 signe + au niveau de Paramètres linguistiques puis sur Langues. Dans la partie droite, à la ligne Environnement linguistique, sélectionnez Français (France). Sélectionnez aussi Français (France) à la ligne Occidental, sous le libellé Langues par défaut pour les documents.

5 - Quittez Writer en allant dans le menu Fichier et en sélectionnant Quitter. Le correcteur orthographique, la gestion des césures ainsi que le dictionnaire des synonymes faisant appel aux bons dictionnaires seront activés lors du redémarrage suivant d'un des modules d'OpenOffice.org.

Si vous vous servez régulièrement du même type de document - par exemple une lettre associative -, vous pouvez créer un modèle qui vous permettra de conserver votre mise en page. Pour cet exemple nous utiliserons Writer, mais vous pouvez tout aussi bien créer des modèles de classeurs avec Calc.

1 - Pour créer un modèle, le plus simple est d'utiliser un document existant. Dans le cas d'une lettre associative, si vous avez déjà écrit votre première lettre, ouvrez-la avec Writer. Sinon, créez un nouveau document vierge, tapez toutes les phrases qui reviendront systématiquement puis appliquez toutes les options de présentation qui vous conviennent (choix des polices de caractères, insertion d'images, formatage des paragraphes, etc.).

2 - Quand le document vous convient, rendez-vous dans le menu Fichier et sélectionnez Modèle de document. Dans le sous-menu, cliquez sur Enregistrer.

3 - La fenêtre Modèles de document s'affiche. Dans la zone Nouveau modèle de document, choisissez un nom pour votre modèle. Par défaut, le nouveau modèle sera classé dans le groupe nommé Mes modèles.

4 - Désormais, pour créer un nouveau document à partir de ce modèle, allez dans le menu Fichier. Puis, sélectionnez Nouveau et choisissez le sous-menu Modèles de documents. Dans la fenêtre qui s'affiche, dans la zone Titre, double-cliquez sur Mes modèles. Cliquez ensuite sur le nom de votre modèle, puis sur le bouton Ouvrir.

5 - Le document qui s'ouvre contient tous les textes et styles que vous avez définis dans le modèle. Vous pouvez le modifier à votre guise.

Vous avez créé un document que vous voulez largement diffuser sur Internet, par exemple. La meilleure façon d'y parvenir est de l'enregistrer au format PDF.

1 - Ouvrez le document à convertir, et choisissez Exporter au format PDF dans le menu Fichier.

2 - Dans la zone Format de fichier, le logiciel indique que le type d'enregistrement est PDF-Portable Document Format (.pdf). En dessous de cette zone, vérifiez que la case Extension automatique du nom de fichier est cochée.

3 - Indiquez le dossier où sauvegarder le fichier, donnez-lui un nom et cliquez sur Enregistrer.

4 - Dans la fenêtre des options qui s'affiche, vous pouvez choisir dans la partie Plage les pages à exporter. Pour inclure toutes les pages, cochez la case Tout. Pour n'enregistrer que certaines pages, cochez la case Pages et tapez les numéros des pages en les séparant par des points-virgules, ou par un double point si vous voulez indiquer des plages entières (par exemple, 2:5 demande d'inclure les pages 2 à 5). Cliquez sur Exporter.