1. Définition des droits

L'auteur décide d'assigner des droits d'utilisation à son document (fichier texte, feuille de calcul, courriel, fichier PDF). Il limite ainsi sa consultation, bloque ou non les fonctions de copie, d'impression, de modification...

2. Scellement du document

Une fois effectuée l'interrogation du serveur de licences pour récupérer les droits, le document est scellé, avant sa diffusion.

3. Ouverture du document scellé

L'opération nécessite un agent de déscellement téléchargeable par l'utilisateur. Son rôle consiste à interroger le serveur de licences et, en fonction des droits et du profil de l'utilisateur, à ouvrir le document, en autorisant ou non certaines actions. Chez Adobe et Microsoft, le déscellement est assuré directement par le lecteur PDF et Office.

4. Suivi des actions

Le serveur de licences informe l'auteur du document des actions entreprises par les récepteurs.

5. Connexion à la gestion de contenu

Le document peut être poussé vers une plate-forme de collaboration ou de gestion de contenu. Lorsque le document scellé s'insère dans un workflow documentaire, les droits doivent être transférés au niveau des ACL (ou listes de contrôle).