Réussir un recrutement est toujours un pari. Pour optimiser la gestion des flux de CV et mettre la main sur les bons candidats, des grands comptes se dotent d'outils spécialisés - le plus souvent commercialisées en mode ASP -, qu'ils interfacent avec leurs progiciels de gestion. Aujourd'hui, autour de 10 % des groupes du CAC 40 seraient équipés de progiciels d'e-recrutement. Au-delà de la gestion des candidats, ces outils s'attaquent à des processus RH - mobilité interne, évaluation des compétences, voire politique de rémunération. Pour l'heure, les entreprises les voient surtout comme une aide précieuse pour simplifier le travail des recruteurs et gagner du temps à chaque étape du processus d'embauche.

Plutôt que de rédiger eux-mêmes les offres d'emploi, les recruteurs et - de plus en plus souvent - les managers peuvent les choisir dans une bibliothèque d'annonces préparées par le service RH. Pour recruter un chef de rayon à Marseille et à Lyon, il n'est pas nécessaire de formuler deux offres différentes : le descriptif de la mission et le profil sont quasiment identiques. Au besoin, le recruteur ou le manager peut toujours concevoir ses propres annonces ou introduire quelques précisions dans les modèles proposés, et les faire valider par les RH grâce à un système de workflow.

Une fois définies, les offres sont publiées sur l'espace RH de l'entreprise et, éventuellement, envoyées vers les intranets, les sites d'emploi, les agences d'intérim, les écoles et les universités, ou les cabinets de recrutement. A titre d'exemple, certaines sociétés décident de publier les annonces d'abord en interne, par le biais de leur intranet, puis, au bout de quinze jours, sur l'espace RH de leur site.

Le candidat remplit sur le site un formulaire lui posant plusieurs questions. A chaque réponse est attribué un nombre de points selon son adéquation à la fonction recherchée. Un moteur de recherche établit la corrélation entre les attentes de l'entreprise et les profils des candidats. En un coup d'oeil, les recruteurs, submergés de candidatures, visualisent alors la liste des personnes qui répondent le mieux aux critères requis. Les autres candidatures ne sont pas éliminées, mais elles ne figurent pas en tête de liste. Les recruteurs sont aussi alertés en temps réel dès qu'un candidat obtient une très bonne note. A charge pour eux de les appeler immédiatement ! Carrers in Europe, un cabinet spécialisé dans le recrutement international de jeunes cadres, utilise depuis deux ans la solution de l'éditeur i-Grasp. Il gère chaque année 20 000 candidatures. Il est souvent conduit à organiser des grandes campagnes de recrutement, dans des délais serrés. « Le système nous fait gagner du temps lors de la présélection des dossiers, témoigne Stéphane Wajskop, administrateur délégué du cabinet. Dispersés dans toute l'Europe, les recruteurs, accèdent grâce à un mot de passe aux candidatures retenues, qui sont centralisées dans une même base. » Les recruteurs visualisent sur un même écran les candidatures internes et externes, et comparent plus facilement les dossiers entre eux. Pour rechercher un profil spécifique - par exemple, un bac +5 -, ils ont deux options : faire défiler chaque dossier, ou entrer un ou plusieurs critères dans le moteur de recherche qui s'occupe de faire le tri.

Autre avantage du système : le suivi, en temps réel, de l'état d'avancement de la campagne de recrutement. Les RH attendent trop souvent d'avoir un retour des managers pour savoir où ils en sont dans le processus d'embauche. Là, les points de blocage sont identifiés, et le manager qui tarde à convoquer un candidat peut être relancé.

Les progiciels d'e-recrutement facilitent aussi la communication avec les candidats. Par exemple, ceux-ci peuvent être prévenus par messagerie s'ils ont mal rempli leur dossier en ligne. Les entreprises ainsi équipées n'ont plus d'excuses pour ne pas répondre rapidement, aux candidats. Il existe, en effet, des modèles de courrier définis en fonction des différents types de refus : après analyse de CV, après entretien, etc. L'entreprise a toujours le loisir de personnaliser ces messages.

Si un profil intéresse le recruteur, il peut le convoquer par courriel, SMS, téléphone, ou en lui répondant sur l'espace candidats du site d'entreprise. Et lui communiquer à cette occasion nombre d'informations pour bien préparer l'entretien : déroulé du processus de recrutement, plan d'accès, etc. Les personnes impliquées dans le processus (RH, managers et candidats) partagent un agenda en ligne pour convenir d'une date d'entretien.

Avant l'arrivée des progiciels, obtenir des données sur le recrutement s'avérait très difficile. Là, les entreprises ont automatiquement connaissance du nombre de CV reçus, du temps moyen de pourvoi d'un poste, du nombre de candidats ayant postulé à chaque type de poste ou pour chaque entité de l'entreprise (filiale ou département), du rendement de chaque canal (sites d'emploi, par exemple), etc. Autant de données qui renseignent sur l'efficacité d'une campagne et permettent de la rectifier, voire de réorienter sa stratégie. Des éditeurs s'allient à des acteurs du décisionnel, comme Business Objects, pour proposer de véritables tableaux de bord, qui vont plus loin dans l'analyse que les rapports proposés en standard. Certaines sociétés croisent, par exemple, les données sur le recrutement avec les compétences des candidats. Et identifient ainsi les méthodes les plus performantes pour pourvoir tel ou tel type de poste.

Depuis deux ans, de plus en plus d'entreprises utilisent les progiciels d'e-recrutement pour gérer la mobilité interne. C'est le cas d'Areva, utilisateur de la solution de Taleo. Le spécialiste de l'énergie, né en 2001 de la fusion de cinq sociétés, a décidé de mettre en place une bourse à l'emploi unique pour l'ensemble du groupe. Ainsi, tout salarié accède aux offres des différentes filiales, d'abord réservées aux collaborateurs d'Areva pendant un mois avant d'être accessibles aux candidats extérieurs. Tous les recruteurs du groupe disposent désormais d'un vivier de candidatures commun.

Les entreprises se servent aussi de ces progiciels pour optimiser la gestion des entretiens annuels. Il ne s'agit pas de supprimer la rencontre entre le manager et le collaborateur, mais de rendre le processus plus rigoureux et plus fluide. Les managers remplissent en ligne les différentes rubriques (points forts, à améliorer, etc.). Le rapport est automatiquement envoyé au service des ressources humaines, qui peut relancer le processus s'il est bloqué. En prime, le contenu de ces entretiens est archivé et consultable par les deux parties. Certains éditeurs, tels Taleo et Jobpartners, s'attaquent en outre à la gestion des compétences ou des carrières. Les collaborateurs listent leurs compétences. Et lorsqu'un manager souhaite repérer dans son entreprise les personnes ayant un savoir-faire en ingénierie et donc susceptibles de partir travailler dans une nouvelle usine qui s'ouvre en Italie, par exemple, il utilise le moteur de recherche et obtient très vite une liste des candidats potentiels. Il lui suffit ensuite de leur envoyer la proposition de poste.

s.chicaud@01informatique.presse.fr

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