Pour Office 2007, Microsoft a opéré un changement, invisible de prime abord, mais profond : le format des fichiers. Désormais, les documents Office sont enregistrés en XML, un langage proche du HTML, qui permet de dissocier le fond de la forme, le contenu de la façon de l'afficher. Le seul changement que l'on constate immédiatement est l'ajout d'un « x » dans l'extension des fichiers. Les .doc de Word deviennent des .docx dans Word 2007, les .xls d'Excel deviennent des .xlsx, etc.

Mais ce changement a plus de signification en profondeur. Premièrement, les documents Office étant dorénavant basés sur un format de fichier libre (le XML), il sera beaucoup plus facile pour les développeurs de logiciels de créer des programmes capables de lire et de créer des documents compatibles. De plus, les fichiers Office 2007 sont désormais compressés par défaut, et prennent donc moins de place que les fichiers issus des anciennes versions d'Office. On constate un gain moyen d'à peu près 30 % sur le disque dur, variable bien sûr en fonction de chaque document.

Côté compatibilité, Office 2007 est bien entendu capable d'ouvrir tous les fichiers issus des anciennes versions d'Office et de les mettre à jour, dans le nouveau format. Mais Microsoft fournira également un convertisseur pour les versions antérieures d'Office, afin de pouvoir y ouvrir les documents Office 2007. Enfin, il devient possible d'enregistrer les documents Office en PDF, ainsi qu'en XPS, un concurrent du PDF développé par Microsoft, en passant simplement par le menu Fichier/ Sauver sous...