1. Les documents entrants

Le système de gestion de contenu ajoute un identifiant et des métadonnées aux documents entrants avant de les inscrire dans son référentiel. Ils peuvent aussi être directement intégrés en tant qu'archives. Des métadonnées spécifiques à l'archivage leur sont alors attribuées en plus de l'identifiant.

2. Le module de records management

Optionnel, le module de records management permet à des non-informaticiens d'enrichir les propriétés. Celles-ci sont de trois types : règles légales (durée de conservation, par exemple), techniques (poids des fichiers), et métier (mots clés...).

3. La brique d'archivage

Le module d'archivage pilote le stockage et la destruction des données en fonction des règles du records management. Il stocke et transfert les archives sur les supports adaptés (supports non réinscriptibles, bandes, etc.). L'utilisateur ignore la localisation physique des données.