Archivage : public et privé sont logés à la même enseigne

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	Sommaire du dossier
	Archivage : public et privé sont logés à la même enseigne
	- Comment l'archivage se greffe sur la gestion de contenu
	- Ils y viennent…
	- Lucienne Bastiani (CPAM de Toulouse)
	Les ténors de la gestion de contenu investissent l’archivage

Cet article est extrait de : 01 Informatique
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[ LOGICIELS ]
Archivage : public et privé sont logés à la même enseigne
Qu'il est difficile d'archiver ses documents critiques ! La CPAM de Toulouse les traite tous. La société STS, elle, se contente des documents légaux.

Patrick Brebion , 01 Informatique, le 28/11/2005 à 07h00

En matière d'archivage, les entreprises du secteur privé et les organismes publics sont logés à la même enseigne. Les contraintes réglementaires deviennent plus exigeantes. Une bonne façon de répondre à ces besoins consiste à greffer un module d'archivage sur sa plate-forme documentaire. Ça tombe bien, les éditeurs de gestion de contenu, qui raisonnent désormais en termes de gestion du cycle de vie du document, annoncent leurs premières solutions intégrées. Leurs clients commencent tout juste à les déployer. Ils s'attaquent à l'aspect réglementaire en attendant de régler les parties métier - les plus utiles, et les plus complexes à mettre en oeuvre. Parmi ces entreprises pionnières, Siemens Transportation System (STS), constructeur de véhicules de transport en commun (métro, VAL, bus), et la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) de Toulouse.

Le service juridique du premier, STS, veille à conserver tous les documents contractuels. « Le projet d'archivage a d'abord été motivé par la mise en conformité de l'archivage des documents contractuels avec la réglementation, explique Sébastien Beauval, chef du projet d'archivage Rhapsody. Ce qui prend la forme concrète d'un respect de la norme NF Z42-013. » En pratique, cela signifie recourir à des supports non réinscriptibles, appliquer un horodatage aux documents, respecter des délais de conservation, inscrire une date de destruction, etc. STS a retenu le serveur Livelink Entreprise Archive (LEA), outil tombé dans l'escarcelle d'Opentext à la suite du rachat d'Ixos. Un choix dicté par les relations privilégiées qu'entretient STS avec Ixos, mais aussi par le choix du groupe pour la plate-forme documentaire d'Opentext. La version 9.1, actuellement en production chez STS, gère le stockage sur des serveurs de fichiers, sans toutefois offrir la fonction d'archivage. « La version 9.5 de Livelink vers laquelle nous allons migrer stocke les documents sur n'importe quel média - disque optique numérique, support Worm ou bandes -, sans rien changer à l'existant, précise Sébastien Beauval. Ajouter le serveur LEA et les baies ne nécessitera ni de modifier le référentiel ni de faire migrer les données. » Le choix des baies, non encore finalisé, reste ouvert, puisque LEA pilote la plupart des équipements de stockage, quel que soit le constructeur.

L'intégration de LEA dans Livelink ajoute les propriétés réservées aux archives, comme la durée de rétention, aux données contextuelles liées à chaque document (émetteur, projet, etc.). « Les utilisateurs accèdent ainsi aux fichiers archivés de la même façon que pour les documents vivants » Le processus pour verser un document dans les archives reste simple : il suffit de cocher une case depuis l'application Livelink.

Mais le projet a rapidement mis en avant l'intérêt de conserver des documents autres que contractuels en leur apportant une valeur probante. « Nous voulions profiter d'un système d'archivage pour des documents non soumis à des obligations de conservation légale, et ne passant donc pas par le service juridique », rappelle Francis Déon, le responsable informatique de STS. Par exemple, un e-mail envoyé à un client pour l'alerter sur un risque potentiel lié à la nature du terrain sur un tronçon de ligne de métro. Cette archive pourrait être produite devant les tribunaux dans l'éventualité d'un litige avec ce client.

Évaluer la criticité des documents
Dans ce cas, la difficulté n'est pas seulement d'ordre technique. L'archivage documentaire doit, bien sûr, être étendu au courrier électronique. Mais il faut surtout définir les règles d'archivage. « Ce que nous appelons la criticité des documents », prévient Sébastien Beauval. Mais les critères restent difficiles à établir. « Après avoir mené de nombreuses réunions pour définir ce qui était critique, nous cherchons désormais à établir ce qui ne l'est pas. » Une difficulté qui n'empêchera pas de finaliser un classement pour automatiser ou faciliter l'archivage de ces données dès le mois de janvier prochain.

Autre domaine, autres préoccupations, mais même besoin d'archivage. Le code de la Sécurité sociale prévoit, pour les documents papier, une durée de conservation de 33 mois pour les demandes de remboursement, et de cinq ans en cas de contentieux. Ces obligations devraient bientôt être étendues aux documents numériques. La CPAM de Toulouse est l'une des quatorze caisses pionnières en gestion de contenu. Le projet portait initialement sur l'intégration dans une application de GED des demandes de remboursements hors généralistes (dentaires, auxiliaires médicaux, etc.), du courrier des assurés, et des prestations journalières. « Répondre directement au téléphone à un assuré nécessite d'accéder à l'ensemble de son dossier. Un dossier qui comporte les demandes en cours et le courrier le concernant », justifie Lucienne Bastiani. Elle supervise le groupe des utilisateurs de la caisse toulousaine. En production depuis mai dernier, l'application Diadème autorise l'importation des demandes de remboursement, passées au préalable par des étapes de lecture automatique de documents et de reconnaissance de caractères, dans une application de gestion de contenu développée avec Eversuite 3.7.

Les dossiers archivés restent accessibles
Les documents sont d'abord intégrés dans le plan de classement - par assuré, employeur, professionnel de santé, et sous-catégories afférentes. Ils arrivent ensuite dans la corbeille d'un superviseur spécialisé dans un métier (dentaire, etc.), et chargé de les répartir. « L'application offre une traçabilité immédiate sur le circuit suivi. Toutes les demandes liquidées, c'est-à-dire payées, passent en archives, mais restent accessibles », affirme Didier Pelluard, le responsable informatique de la caisse toulousaine.

La mise à jour de l'archivage n'a pas nécessité de modifier la plate-forme documentaire. C'est le même service OSS (Optical Service Stockage) qui gère le stockage des fichiers entrants (image au format Tiff) et les métadonnées associées (nom de l'assuré, numéro, date, etc.) et les archives, avec leurs métadonnées associées (par exemple, localisation physique de la bande). « La seule différence entre les archives et les documents en cours de traitement porte sur le support de stockage - en l'occurrence, des disques optiques numériques pour les fichiers archivés », souligne Philippe Méric, administrateur technique de Diadème à Toulouse. L'application est décomposée en une vingtaine de services, et hébergée sur trois serveurs de production.

20 km d'archives papier !
A la CPAM de Toulouse, les archives papier, qui représentent près de 20 kilomètres linéaires d'étagères, sont gérées par une équipe de sept personnes. La caisse a choisi d'intégrer les documents demandés dans la GED au fur et à mesure des demandes. « Cela en leur attribuant un numéro d'archive conforme au plan de classement déjà établi pour les flux entrants », précise Philippe Méric.

L'archivage est en production depuis mai. Pourtant, la caisse n'a pas encore défini de réelle politique d'archivage. Plusieurs raisons sont évoquées. Entre autres, si la durée de conservation des demandes de remboursement et en cas de contentieux est clairement définie, la CPAM ne s'est pas encore penchée sur les autres échanges, comme les demandes de renseignements par e-mail ou par courrier. « Le cahier des charges prévoit de pouvoir accéder, à partir d'un dossier assuré, à tous les documents le concernant. Dans cette logique, nous prévoyons, pour l'instant, de tout archiver », indique Lucienne Bastiani.

Les deux options - tout garder ou sélectionner - dénotent clairement le besoin d'un archivage unifié avec la gestion de contenu. Mais elles présagent de la complexité de la prochaine étape : définir et décomposer la gestion des archives sous ses aspects légaux, métier et technique.

Questions/Réponses

Quels sont les aspects légaux à respecter lors de l'ajout d'une brique d'archivage ?

Définie par la norme NF Z42-013, cette mise en conformité peut se traduire par diverses solutions techniques (copie de flux Cold sur CD, sur disque, etc.). La solution d'archivage doit, dans tous les cas, établir les durées de conservation et programmer la destruction. Elle implique aussi la garantie d'une traçabilité des entrées-sorties, permettant de retrouver rapidement le document en cas de contrôle fiscal, par exemple.

Et concernant les aspects techniques les plus importants ?

Il est fondamental d'offrir des temps de réponse acceptables. Les éditeurs ont développé à cette fin des outils qui optimisent les accès par des systèmes de cache, en particulier. L'application de gestion de contenu doit aussi accéder aux archives à travers la même logique que pour les documents « vivants ». Ce qui suppose une intégration entre le référentiel de la gestion de contenu et celui de l'archivage.

Les éditeurs sont-ils en retard ?

Pour l'instant, les logiciels répondent à des contraintes techniques et légales. Ils font migrer les données d'une baie vers une bibliothèque en fonction de son poids ou de sa durée de conservation. La plupart des éditeurs proposent en complément des outils de records management. Un utilisateur peut ainsi définir lui-même tous ces paramètres. Mais ces solutions ne gèrent pas encore les règles métier qui automatisent le versement de documents dans les archives - en fonction d'un mot clé, par exemple.

Avis d'expert : Olivier de Boisboissel (Association des archivistes de France)

Il a l'occasion d'appliquer ses réflexions en entreprise, puisqu'il exerce la responsabilité des archives chez Sanofi.

« Entre 30 % et 40 % des documents obéissent à des contraintes légales »

« Ils sont principalement émis par les services comptables et RH. Le reste porte sur le métier de l'entreprise et constitue une bonne part de sa valeur et de son savoir-faire. Le but d'un service d'archives est justement d'identifier et de conserver tous les documents métier critiques. »

« Une réflexion souvent limitée à un secteur ou un département »

« L'archivage n'est pas encore abordé à l'échelle de l'entreprise. La définition de la criticité des documents commence par une étude de l'existant. Il s'agit, pour chaque département, de classer les types de flux documentaires en tant qu'archives vitales, patrimoniales, historiques, ou stratégiques. Une durée de conservation sera ensuite définie pour chacune de ces catégories. »