L'heure d'Openoffice.org est-elle venue ? Conjugués aux progrès majeurs qu'apporte la version 2, les nombreux cas récents d'adoption de la suite bureautique libre en réunissent les conditions nécessaires, sinon suffisantes. On croyait pourtant l'affaire entendue : la bureautique, c'est Microsoft Office. Au fil du temps, l'éditeur a mis à genoux des acteurs aussi puissants que Lotus ou Corel. Et toutes versions d'Office confondues, il détient plus de 96 % du marché des suites bureautiques, selon Gartner. Mais une position dominante a aussi ses travers. L'imposante base installée ne migre que très progressivement vers les versions les plus récentes de la suite, Office XP ou 2003. Les anciennes versions Office 2000/97 représentaient encore en 2004 plus des deux tiers du parc installé.

La prochaine version Office 12, de Microsoft, promet une cascade de nouvelles fonctions orientées travail de groupe et une interface d'utilisation complètement revue.

« Les besoins des entreprises évoluent, explique Stéphane Kimmerlin, chez Microsoft France. Le support natif d'une solution de gestion des droits d'accès et des capacités de collaboration est un élément de plus en plus important pour nos clients. Peu à peu, Office se transforme en un outil privilégié pour accéder au back office et collaborer. » Mais compte tenu de ses exigences prévues, à la fois en termes de configuration requise et d'adaptation des utilisateurs, le cabinet Gartner considère que migrer vers Office 12 avant 2008 s'avère très risqué et trop onéreux.

Il y aurait donc, pour l'éditeur Microsoft, deux types de bureautique. Simple, la première ne consisterait qu'à éditer du texte ou des tableaux, et serait le domaine d'une suite « limitée » , comme Openoffice.org. La seconde, symbolisée par Office 12, miserait sur le travail de groupe en privilégiant la notion de serveurs bureautiques partageables et l'intégration aux applications centrales de l'entreprise. « Pourtant, le fait qu'un si faible nombre d'utilisateurs se servent de ces ajouts " workflow " tendrait à prouver que ces deux bureautiques n'existent pas encore, conteste Gary Barnett, analyste chez Ovum. Microsoft devrait comprendre les résistances à migrer de sa base installée. »

En face, Openoffice. org poursuit son chemin, surtout à son rythme. « Le projet Openoffice.org est le plus actif au monde », soutient Eric Mahé, chez Sun. La version 1, téléchargée à quelque 47 millions d'exemplaires, selon le site de la communauté, a rencontré de nombreux succès - tout particulièrement dans le secteur public, avec des déploiements d'ampleur en France dans différents ministères (Intérieur, Justice, Equipement, etc. ), de même qu'à la gendarmerie nationale. Pour ce type de déploiement massif, Openoffice.org demeure une alternative des plus alléchantes face à Office.

En effet, elle est gratuite et peut en plus s'installer autant de fois que nécessaire, tout en évitant le cauchemar de la gestion des licences. En outre, ses capacités multiplates-formes autorisent son fonctionnement sur d'anciens matériels et même des systèmes d'exploitation obsolètes, comme Windows 95/98. Certains utilisateurs, à l'instar de la gendarmerie nationale, l'ont également utilisée pour homogénéiser leurs applications et les adapter à leur métier.

Il y a encore quelques mois, on pouvait reprocher à la suite libre un certain manque de maturité fonctionnelle et une compatibilité pas toujours parfaite avec les formats des documents Office. Sa version 2, désormais disponible après un long processus de validation, balaie désormais toutes ces objections : interface agréable, compatibilité aboutie avec l'ensemble des formats Word ou Excel, et lecture et restitution sans accroc des présentations Powerpoint.

« A l'image de la gendarmerie nationale, il est tout à fait possible de faire migrer les documents complexes et les bases Access vers Base, rappelle Sophie Gautier, d'Openoffice.org. Nous offrons d'ailleurs une meilleure compatibilité avec les outils Microsoft que l'éditeur lui-même. Par exemple, Office 2003 ne peut pas lire certains fichiers Office 97, alors qu'Openoffice.org le fait sans problème. Nous assurons donc un pont entre Office 97 et 2003. »

La suite comprend aussi un outil de dessin et un éditeur de formules. « Openoffice.org 2.0 en est au niveau de MS Office 97/2000, tempère Stéphane Kimmerlin. Même pour les particuliers et les PME, il y a des manques fonctionnels. Ainsi, elle ne comprend pas d'équivalent à Outlook, One Note, Publisher, et Visio. » Pourtant, Openoffice.org peut aussi tirer parti de son architecture de composants pour être au coeur d'applications de groupe. Par exemple, à la CNCC ou bien au ministère de la Justice, où « elle est utilisée en tant que serveur de conversion et de fusion de documents », selon Eric Barrocca, le directeur général adjoint de Nuxeo. Ces composants spécialisés peuvent être incorporés dans des applications Python ou Java. Mais l'aspect le plus important est le support natif du format PDF, d'Adobe, et du nouveau format XML Open Document, conçu au sein de l'Oasis et en voie de normalisation à l'ISO.

Dès 2004, plusieurs institutions, comme le TAC (Telematics Between Administrations Committee) européen, avaient plaidé pour l'utilisation de formats normalisés et ouverts pour les documents publics. Plus récemment, l'administration de l'Etat du Massachusetts a abouti à la même conclusion après une enquête publique très complète, en demandant d'adopter Open Document comme format standard et PDF pour les documents fixes. « Avec ce format normalisé, l'utilisateur reprend la maîtrise de ses documents bureautiques, estime Jean-François Donikian, directeur associé de Starxpert, spécialiste de la migration vers Openoffice.org. Il n'est plus prisonnier d'un format propriétaire, ni obligé d'acheter un produit commercial pour exploiter son patrimoine documentaire. »

Pour l'instant, Microsoft n'a accepté que de supporter une version ancienne de PDF. L'éditeur rejette officiellement l'idée d'Open Document, qu'il considère comme moins riche que son propre format World-ML. Mais pour ces administrations et, au-delà, pour l'ensemble des utilisateurs, l'attrait de l'ouverture et de la pérennité semble occulter l'argument de la richesse fonctionnelle.