Avec douze filiales éparpillées sur la planète, de Hong Kong à San Diego aux États-Unis, en passant par Madagascar, le spécialiste français des déguisements et autres produits festifs (masques, cotillons...) se devait d'installer un outil de travail de groupe afin d'atténuer les effets induits par quatre fuseaux horaires différents. Un impératif d'autant plus fort que l'entreprise est le fruit de la fusion, entre les années 1995 et 2000, d'une dizaine de PME, et qu'elle fabrique et commercialise des produits à cycle de vie court. Son activité l'oblige donc à renouveler chaque année plus d'un quart de son catalogue de 5 000 références.

« L'objectif était de trouver un outil conforme à la stratégie d'entreprise, c'est-à-dire capable de fédérer les équipes à travers le monde autour de projets communs, tout en respectant l'autonomie de chaque filiale, à même de bien maîtriser les spécificités de son marché local », expose Bertrand Bouniol, DSI du groupe. Au terme d'une phase d'analyse minutieuse, pendant laquelle une vingtaine d'outils collaboratifs a été passée au crible, c'est finalement le produit e-Rooms de Documentum qui est déployé au cours du 4 ^e  trimestre 2004.

Accessible par le Web, cet outil permet la création d'espaces de travail thématiques et sécurisés où les salariés s'échangent en ligne de multiples documents (listes de prix, catalogues, tableaux de bord...). Le dispositif remplace d'anciennes procédures basées sur l'envoi d'e-mails et le recours fréquent à Federal Express, « ce qui posait d'énormes problèmes en termes de gestion des versions, de pertinence des informations et de délais », ajoute Bertrand Bouniol.

Acquis au prix de 15 000 euros (intégration et formation comprises), e-Rooms a rapidement été adopté par les salariés, au grand soulagement de Bertrand Bouniol. « Même certaines personnes que j'imaginais peu séduites par l'informatique se sont révélées des utilisateurs experts de l'outil et en sont aujourd'hui les plus fervents adeptes », commente-t-il. Brice Bouteiller, responsable des Achats Groupe de l'entreprise, confirme le succès de la mise en oeuvre. « Cet outil nous a beaucoup soulagés en simplifiant et en sécurisant tous nos échanges de documents. Moi qui voyage beaucoup, je peux y accéder de par tout dans le monde grâce à une simple connexion Internet. Mais le grand atout d'e-Rooms reste sa facilité d'utilisation, ce qui a permis que tous se l'approprient en quelques mois », affirme-t-il.

De fait, au cours du processus de choix, l'ergonomie s'est rapidement imposée comme le critère principal, avant les fonctionnalités. « Nous avions testé un produit concurrent très riche sur le plan des fonctions, mais si complexe que les utilisateurs testeurs ne savaient pas ou ne voulaient pas l'utiliser. Nous désirions donc retenir l'outil le plus intuitif », explique le DSI. Un autre point important était évidemment le prix. « Dans une PME, le ROI doit être rapide », précise Bertrand Bouniol. D'où le choix d'une solution hébergée en interne, moins chère qu'un service de location hébergé (FAH).

« Malgré les bénéfices de l'outil, il ne s'agit pas d'une application critique nécessitant un fonctionnement 24 heures sur 24 », précise Bertrand Bouniol. Aujourd'hui, plus d'une cinquantaine d'espaces de travail ont été créés. Parmi les plus utilisés, la banque d'images où sont stockés 60 Go de photos utiles à la conception des différents catalogues locaux, mais aussi l'espace où est regroupé l'ensemble des tests de conformité et de qualité des produits de César (classés dans plus de 700 dossiers).

Pour Bertrand Bouniol, le nombre de communautés virtuelles devrait s'accroître rapidement, d'autant qu'e-Rooms devrait progressivement s'ouvrir aux partenaires de l'entreprise. « Deux de nos fournisseurs ont déjà un accès limité à certains de nos dossiers en ligne. Nous prévoyons également d'autoriser la DGCCRF [Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, NDLR] à consulter en ligne l'ensemble des tests de conformité et de qualité de nos produits », précise Brice Bouteiller.

L'autre axe de développement prévu par Bertrand Bouniol est de mettre en ligne des processus collaboratifs plus évolués (gestion de projets au long cours, calendriers communs, design des produits...). Restera enfin à intégrer e-Rooms au système d'information de l'entreprise, et notamment au PGI, probablement grâce à l'implémentation d'un portail au niveau du groupe.