L'ILM, ou gestion du cycle de vie de l'information, associe diverses procédures et technologies issues de la gestion documentaire, de la gestion de contenu, de l'archivage et de l'administration du stockage pour conserver les données conformément à leur valeur (contenu, provenance, type de document, etc.), et sur le matériel approprié. Les bénéfices sont économiques, avec une meilleure utilisation des espaces de stockage, opérationnels, avec des temps d'accès aux données maîtrisés, et réglementaires, puisque l'ILM se charge d'appliquer les règles de conservation des documents. Quoi qu'en disent les fournisseurs, l'ILM n'est pas un produit, c'est plutôt un cadre de gestion de la donnée qui demande de l'expertise métier. Aujourd'hui, des formes partielles d'ILM sont déployées pour gérer le courrier électronique, mais l'ILM globale d'entreprise est encore exceptionnelle.

Le système d'ILM identifie l'importance d'une donnée dès son premier enregistrement, selon sa nature et son origine. Cette importance, déterminée par l'environnement opérationnel, légal et contractuel de l'entreprise, varie avec le temps, à mesure que la donnée se refroidit et cesse d'être consultée. Le système d'ILM traduit cette importance qualitative de la donnée sous forme d'attributs, qui codifient les règles de conservation à lui appliquer : droits et confidentialité (accès, modification, chiffrement, horodatage), durée de rétention (y compris date de destruction optionnelle ou impérative), niveau de sécurité requis (copies multiples, distantes et/ou externes), temps d'accès à respecter (obligation de récupérer une donnée dans un temps déterminé), etc. L'ILM entretient un référentiel qui associe la donnée à ses attributs et à sa localisation physique. Ce référentiel s'assimile à un système de fichiers de très haut niveau auquel les applications de l'entreprise se connectent lorsqu'elles ont besoin d'accéder à une donnée. L'ILM fonctionne ensuite comme un système de gestion hiérarchique du stockage, qui dépose cette donnée sur le support de stockage idoine, puis la déplace sur les différentes classes de stockage disponibles au fil du temps, toujours en respectant ses attributs. Idéalement, le système d'ILM dispose d'une matrice de règles (éventuellement complétées par des renseignements saisis par le créateur du document), qui automatisent toute la procédure.