La suite bureautique OpenOffice.org - baptisée OOo - résulte de la mise sous licence GPL par Sun, il y a 5 ans, de son logiciel StarOffice. Si on lui prédisait, il y a quelques années, un succès fulgurant en entreprise, force est de constater que ce sont surtout les pouvoirs publics et les collectivités locales qui l'adoptent. Autre constat : à quelques exceptions près, les déploiements sont réalisés avec Windows. La banalisation du poste de travail bureautique avec Linux reste à venir.

« La migration vers OpenOffice est une tendance très lourde de l'administration centrale. Ça bouge un peu partout dans les ministères. Dans les collectivités locales, le phénomène existe, mais en ordre dispersé », décrit Éric Barroca, directeur des opérations d'Indesko. « L'engagement de l'Administration en faveur des logiciels libres se concrétise par de très grands projets, comme aux ministères des Finances, de l'Agriculture et de l'Intérieur », confirme Vito Asta, directeur de projet de la SSLL Linagora. Il est plus nuancé quant au désintérêt du secteur privé pour OpenOffice : « Il manque un grand exemple. Dans les grandes entreprises, des expérimentations pilotes ont lieu, mais les gens n'en parlent pas. Dans les PME également, mais nous n'en avons pas connaissance, car elles sont souvent réalisées sans l'aide de sociétés de services. »

De façon pragmatique, la principale motivation d'une migration vers OOo est souvent la recherche d'un meilleur service à un coût inférieur. « Outre le prix des licences Microsoft, ce sont les coûts induits par la diversité de ces licences qui ont emporté la décision en faveur d'OpenOffice », explique le chef d'escadron Xavier Guimard, de la gendarmerie nationale, qui va migrer son parc bureautique vers OOo. « Il fallait gérer sept types de licences MS Office différentes, de Word à Office Pro 2002. OpenOffice nous offrait l'opportunité d'uniformiser le parc avec une même version de logiciel », précise le responsable de l'architecture des systèmes d'information. L'installation de Word 2003 sur les 70 000 postes de travail, sans les autres logiciels de MS Office, aurait coûté 20 millions d'euros. A contrario, l'abandon des logiciels Microsoft va générer une économie nette de 2 millions d'euros par an.

À la mairie de Blois, une ouverture sur le logiciel libre et l'adoption d'OOo ont permis une plus grande marge de négociation du prix des logiciels avec les éditeurs. « J'ai obtenu des prix imbattables pour Lotus Notes, en expliquant à IBM que j'abandonnais Microsoft pour acquérir une solution alternative concurrentielle à Exchange et Outlook », se réjouit Jean-Louis Collin, ancien directeur informatique de la mairie.

Un déploiement d'OOo est généralement toujours ordonnancé de la même façon : audit de l'existant bureautique, déploiement général, puis suppression progressive de MS Office, à partir des utilisateurs qui en font un usage basique jusqu'à ceux qui en exploitent les fonctions évoluées, avec, tout au long de la procédure, un accompagnement pour mieux gérer le changement. De nombreux adeptes s'inspirent d'ailleurs de la méthodologie de déploiement d'OOo réalisé au centre hospitalier d'Avranches-Granville (50), une des premières mises en oeuvre en France en 2003. Son initiateur, le chef de projet Frédéric Labbé, a détaillé l'ensemble des procédures de migration des 150 postes de travail dans un mémoire d'ingénieur Cnam disponible en ligne ( http://oootools.free.fr/memoire_Cnam ).

À l'exception de la phase indispensable de réécriture des macros, nos témoins n'ont pas relevé d'incompatibilité entre MS Office et OOo. « La tâche principale, c'est la récupération des fichiers et la conversion au format OpenOffice, raconte Sylvain Herriot, technicien informatique à la mairie de Blois. Même quand il existe des différences de fonctionnement, comme pour les fonctions de publipostage, on trouve facilement des équivalences. » C'est avant tout au niveau humain qu'une migration vers OOo se révèle délicate, avec des changements souvent perçus comme une régression par des utilisateurs peu sensibles au discours sur les économies. Même quand l'éditeur Novell a ajouté OOo à son catalogue, il a procédé en interne à une migration en douceur afin de ne pas brusquer ses propres salariés. « Ils ne manifestaient pas d'appréhension, mais se posaient des questions, se rappelle François Chazallon, directeur marketing de Novell France. Nous avons donc procédé à un test préalable, avec des personnes motivées ayant reçu une formation complète sur l'outil bureautique. Ensuite, lors de la migration, des utilisateurs ont été choisis comme référents. Leur tâche consistait à assister leurs collègues dans les petits tracas du quotidien et à centraliser leurs questions. En deux mois, les utilisateurs avaient bien pris en main OpenOffice. »

Pour familiariser les nouveaux utilisateurs à OpenOffice, le CHU d'Avranches-Granville leur avait distribué un CD permettant de l'installer sur leur PC personnel. Ce n'est pas compliqué, parfaitement légal, et cela est perçu comme un avantage. Autre astuce : accompagner l'installation d'OOo de nouveaux matériels (imprimantes, écrans plats, etc. ), en expliquant que c'est grâce aux économies réalisées sur les licences qu'ils ont été financés. Une formation contribuera à la maîtrise des fonctions avancées et donc à une meilleure productivité. Après l'arrêt de la migration complète à la mairie de Paris - justifié par des coûts de formation faramineux- une quarantaine de postes de la mairie du XIII ^e arrondissement ont migré, sans budget, et grâce au volontariat. Jérôme Relinger, conseiller aux nouvelles technologies du XIII ^e arrondissement, explique qu'il n'a pas été nécessaire de former ces utilisateurs : « Un encadrement minimal en interne et un peu d'information sur les virus suffisent », affirme-t-il. Un point de vue partagé par Frédéric Hans, directeur du centre de formation bureautique par téléphone, Ophélio. « Il est inutile de tout reprendre de zéro. Pour quelqu'un connaissant déjà l'esprit du traitement de texte, les différences sont minimes. »

Du coté de la gendarmerie, la migration vers OOo a également nécessité peu d'efforts de formation. Au niveau des gendarmes de terrain, OOo est en effet intégré au générateur de documents Ic@re disposant en standard de toute une panoplie de fonctions d'aide à la rédaction des PV. Dans les états-majors, les utilisateurs des outils Office (tableaux Excel, traitement de texte, etc. ) suivront, pour leur part, une journée de stage sur OOo, mais il s'agira davantage d'une séance d'information que de formation. Seules cinq cents personnes qui développaient des applications avec Access vont suivre une semaine de cours pour passer à MySQL. Les coûts de formation se révèlent donc limités.

Sur le terrain, l'abandon complet de MS Office est rarement possible. Il est fréquent, en effet, que quelques services ou postes isolés ralentissent la migration, ou continuent à utiliser MS Office à cause de macros ou d'applications métier liées. « Actuellement, la migration des derniers services est arrêtée, mais il y a des applications métier qui bloquent », confirme Sylvain Herriot. À la mairie du XIII ^e arrondissement, Jérôme Relinger explique que la migration-test vers OOo s'est limitée « au secrétariat des élus, au cabinet du maire et aux élus eux-mêmes, car ils ne dépendent pas des outils logiciels de la ville pour leurs activités. En revanche, nous n'avons pas pu étendre l'expérience aux agents municipaux à cause du partage des outils de travail qui se fait au niveau de la mairie de Paris. » Chez Novell, « les derniers à migrer ont été les utilisateurs des fonctions très avancées d'Excel, pour lesquels il a fallu récrire ou corriger les macros », se rappelle François Chazallon.

« Tous les utilisateurs rencontrent ce problème à un degré ou à un autre. Il existe toujours des applications connectées à la bureautique qui génèrent des documents ou des traitements. Dans le pire des cas, on devra conserver sur site quelques licences Microsoft », concède Éric Barroca. Lors d'une migration vers OOo, la plus grande crainte est de s'écarter des formats de documents standards du marché et de rencontrer des problèmes d'échange de documents avec l'extérieur. Hormis le cas très particulier de documents comportant des macros Excel, formulaires Word), elle est finalement peu fondée. Le chef d'escadron Xavier Guimard préconise de convertir systématiquement au format PDF tous les documents que le destinataire n'a pas à modifier, « une fonction intégrée à OpenOffice très appréciée des utilisateurs », souligne-t-il. On peut également configurer OOo pour générer des documents au format Microsoft par défaut, mais ce n'est pas recommandé. Les conversions répétées entre format Microsoft et format natif détériorent la composition du document.

Le format natif de OOo est le XML. Un atout considérable aux yeux de la CNCC (Compagnie nationale des commissaires aux comptes), qui a intégré la suite à son portail collaboratif (lire DI n° 627, p. 38 et 39), et qui l'utilise comme outil de création de contenus et de numérisation des procédures d'audit financier. « L'adaptation d'OOo à nos besoins ne nous a demandé que vingt jours de travail, explique Bassem Asseh, directeur de projet à la CNCC, sans compter que les coûts de déploiement auprès de 80 000 personnes [qui travaillent chez les 15 000 commissaires aux comptes français, Ndlr] auraient été démesurés si notre choix s'était porté sur un duo MS SharePoint-Word 2003 », ajoute-il. Quelques mois après le lancement du portail, Bassem Asseh remarque que de nombreux commissaires aux comptes ont abandonné MS Office. « Après expérimentation d'OOo sur le portail, beaucoup ont considéré que cette suite leur convenait aussi comme outil bureautique en interne. »

En matière d'ouverture sur les standards, la version 2.0 d'OOo est prometteuse. « Le format Open Document, soutenu par le consortium Oasis, est en cours de normalisation ISO », signale Olivier Nepomiachty, responsable du pôle open source chez Micropole Univers. C'est le format ouvert préconisé par l'IDABC (chargé de l'interopérabilité avec l'eGouvernement européen), et il pourrait être un jour exigé par certaines administrations. Reste les brevets logiciels, qui pourraient permettre à Microsoft d'imposer son format concurrent (en interdisant certaines extensions XML à Open Document). Une menace d'autant plus sérieuse que l'Oasis a modifié sa position et accepte désormais, à l'inverse du W3C, que des standards soient dépendants de brevets. Mais le principal atout d'OOo tient au dynamisme de la communauté du libre. Le modèle libre génère une mise en commun de ressources et on trouve de plus en plus d'extensions à OpenOffice, les meilleures étant intégrées à la suite logicielle.