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[ TÊTE DE CLASSEMENT ]
Mieux utiliser Excel XP
Vous utilisez régulièrement Excel, mais en vous limitant aux manipulations de base ? Apprenez à mieux exploiter les fonctions de ce puissant logiciel.

Etienne Oehmichen , L'Ordinateur Individuel (n° 171), le 29/04/2005 à 07h00

Excel, chacun le connaît sur le bout des doigts. Ou plutôt, croit le connaître. Car, si le tableur de Microsoft est facile à prendre en main, il se révèle d'une richesse telle qu'il faut des mois pour faire le tour de ses fonctions... et des années pour le maîtriser complètement ! Ce n'est d'ailleurs pas un hasard si, depuis vingt ans, nous publions dans chaque numéro de l'Ordinateur individuel des trucs et astuces pour ce programme.

Dans ce guide, nous vous montrons comment utiliser au mieux les innombrables possibilités d'Excel : vous y apprendrez à taper facilement et rapidement des données, vous verrez comment donner en quelques clics une présentation impeccable à vos tableaux. Dans la double page consacrée aux formules de calcul, vous apprendrez, par exemple, comment nommer vos plages de cellules afin de créer des formules explicites. Dans un tableau, la présentation est aussi importante que le contenu : nous passerons en revue les différents moyens de formater vos cellules en insistant sur les formats personnalisés et de présenter graphiquement vos résultats.

Si vous vous servez d'Excel pour gérer des listes de personnes, des collections de timbres ou de vidéos, vous apprécierez les fonctions de bases de données : avec elles, quelques clics suffisent pour trier votre base, y rechercher des données et bien encore en extraire des tableaux de synthèse. Nous évoquerons les macros avec lesquelles il est facile d'automatiser un traitement quelconque et nous terminerons par quelques conseils sur la façon de protéger vos tableaux contre les étourderies... et les indiscrets.

Pour mettre en oeuvre les techniques présentées dans ce guide, nul besoin d'être un expert d'Excel : il suffit de connaître les rudiments du logiciel (son principe, ses fonctions de base, ses barres d'outils, etc.). En outre, si les manipulations décrites concernent Excel XP dans sa version de base (aussi appelée 2002), vous pourrez les adapter facilement avec Excel 2000 ou Excel 2003, moyennant quelques infimes changements dans l'organisation des menus.

Quelques sites pour aller plus loin

Pour tirer le maximum de votre tableur, ne comptez pas trop sur la fonction d'aide d'Excel : elle manque souvent de clarté et comporte bien des lacunes. Heureusement, des particuliers ont créé de nombreux sites Web consacrés à ce logiciel. Vous y trouverez des exemples de commandes, des explications sur VBA, langage de macros d'Excel, le tout accompagné de commentaires clairs et détaillés.

http://excel-vba-francais.com

Développé par un Canadien, ce site en français propose des astuces, des exemples de programmes en VBA abondamment détaillés.

http://ericrenaud.free.fr

Ce site est davantage consacré au langage VBA. Vous y trouverez des programmes capables de réaliser des tâches simples (par exemple sélectionner des cellules, rechercher ou remplacer des données, supprimer les lignes vides dans une feuille, etc.).

www.j-walk.com/ss/excel/index.htm

Vous y trouverez de nombreux détails techniques. Visitez la foire aux questions (FAQ). Elle concerne les versions 97 et 2000 du tableur, mais les questions traitées sont toujours d'actualité. Enfin, essayez de lancer des requêtes, comme tips Excel, dans un moteur de recherche, tel www.google.fr . Vous y trouverez quelques milliers de sites, la plupart anglais, consacrés au tableur de Microsoft.

Les termes utilisés dans ce guide

Tout au long de ce guide, et plus généralement, dans toutes les pages de la rubrique Pratique, nous utiliserons les termes officiels en vigueur dans l'aide d'Excel.

Un classeur Excel est un fichier d'extension .xls . Lorsque vous déroulez le menu Fichier, Nouveau, vous créez un nouveau classeur. De même, quand vous faites Fichier, Ouvrir, vous ouvrez un classeur.

Une feuille est tout simplement un tableau Excel. Quand vous créez un nouveau classeur, il contient par défaut trois feuilles, nommées Feuill1, Feuill2 et Feuill3, chacune associée à un onglet. Vous pouvez changer ces noms en cliquant deux fois sur l'onglet correspondant, ajouter des feuilles via le menu Insertion, Feuille, en supprimer avec le menu Edition, Supprimer une feuille. En pratique, on utilise souvent une feuille par tableau. Et un classeur pour regrouper plusieurs tableaux dans un même fichier.

Un champ ou plage de cellules est une zone rectangulaire que vous sélectionnez à la souris pour appliquer un traitement (formatage, protection, etc.). Les champs sont désignés par les coordonnées de leurs extrémités. Le champ A10:D14 couvre une plage de vingt cellules : quatre colonnes (A, B, C, D) sur cinq lignes (10 à 14).