L'impression est un cas particulier dans la mesure où il existe des consommables qu'il faut obligatoirement prendre en compte dans la facturation de la prestation. Or, il existe déjà dans l'entreprise un modèle de ce type : le photocopieur, dont le mode de facturation est simple et apprécié des clients. L'intégralité des services - location de l'appareil, consommables et maintenance - est ramenée à un coût à la page.

70 % des documents sont déjà numériques, on les imprime et on ne les copie pas. La copie se déplace progressivement vers l'impression. C'est un manque à gagner pour les constructeurs de copieurs. Or, les modèles actuels sont très performants et plus économiques que les imprimantes. « Les outils multifonctions représentent 40 % de l'impression en tant que telle mais sont loin d'être pleinement exploités. Seulement 4 ou 5 % de leur capacité d'impression sont réellement utilisés », explique Hervé Lesage, directeur marketing de Xerox Global Services.

En théorie, la solution est simple : il faut connecter les copieurs ou les MFP et, parallèlement, faire disparaître le parc d'imprimantes individuelles (les plus chères en consommables) et mettre en place un outil de mesure des impressions lorsque le matériel n'a pas de compteur. Les grands fabricants de copieurs (Xerox, Ricoh, Konica Minolta, etc.) ou d'imprimantes (HP, Epson, Lexmark, etc.) proposent aujourd'hui des programmes de financement au nombre de pages, généralement machine par machine.

Trois types de contrats intégrant à la fois la location, la maintenance et les coûts variables (hors papier) sont proposés. Le contrat à la page de type « copieur » s'appuie sur le nombre réel de pages consommées et un prix à la page négocié pour chaque type d'équipement avec l'infogérant. Les contrats pay-per-use ( « à l'utilisation » ) sont liés aux coûts réels des consommables (toner, pièces d'usure), souvent associés à un lissage de la consommation sur une période ou à un système de paliers. Enfin, certains proposent des forfaits mensuels, réévalués chaque année en fonction de la consommation réelle.

Notons que les contrats « à la page » ou « à l'utilisation » comportent souvent des parts forfaitaires (destinées à couvrir la location du matériel et des services), ainsi que des clauses de nombre de pages minimum. « Le système le plus juste, c'est le pay-per-use, estime Pascal Handy, responsable des ventes produits canaux professionnels d'Epson, l'utilisateur ne paye que ce qu'il consomme. » Le coût à la page, simple en comptabilité, ne reflète en effet pas aussi fidèlement les coûts réels de fonctionnement. Une page très pleine coûte plus cher à imprimer qu'une feuille blanche ! Avec ce système, comme avec le forfait mensuel, les constructeurs prennent donc un risque et doivent conserver un peu plus de marges, même si celles-ci restent minimes.

La nouvelle offre de TallyGenicom, consistant à mettre à disposition gratuitement une imprimante couleur et à ne facturer que les consommables, avec un engagement d'achat minimal de quatre jeux de cartouches, est aussi à classer dans cette catégorie. « La majorité des entreprises gèrent encore tout elles-mêmes, les financements pay-per-page ou pay-per-use sont quasiment équilibrés », conclut Pascal Handy.

Le client a une alternative pour mettre un parc d'impression en infogérance : s'adresser soit directement au constructeur, soit à une société de services ou à un VAR. Marc Sevestre, PDG de Creib-OMR, compare les revendeurs à des courtiers en assurances pouvant proposer des contrats de service très personnalisés, contrairement aux constructeurs qui mettent en avant leurs produits.

En pratique, la différence n'est pas énorme. Entre l'audit et le passage en infogérance, il faut en effet être conscient qu'une phase de réorganisation et d'harmonisation du parc - plus ou moins poussée selon les prestataires - sera indispensable. Les projets de rationalisation des coûts proposent le renouvellement du matériel sur plusieurs années, ou une formule de reprise de l'existant.

Dans la pratique, les constructeurs font appel à des sociétés de services partenaires pour ces phases. De même, la maintenance sur site de premier niveau est une prestation de service communément sous-traitée par les constructeurs. À l'inverse, les contrats « à la page » sont des contrats constructeurs, seuls à maîtriser réellement cet aspect, donc liés à des matériels spécifiques. Au final, c'est surtout la structure commerciale de l'interlocuteur qui fait la différence et la disponibilité ou non d'offres globales de rationalisation des coûts d'impression.

Sauf pour des documents finalisés à transmettre aux clients, l'externalisation totale des impressions est généralement impossible. Dans ce cas, elle répond plutôt à une problématique de qualité du document ou d'envoi en grand nombre... et elle est coûteuse. Pour les petits mailings, les tarifs des sociétés spécialisées sont rédhibitoires et les PME les réalisent souvent en interne. Celles qui l'on déjà fait, connaissent le coût humain et la lourdeur de ce type de campagne. Le service Internet Maileva, filiale à 100 % de La Poste, répond à ce besoin. Comme pour les contrats d'infogérance, il s'agit d'une facturation à la page.

Il y a peu de concurrence sur ce créneau : Asterion, filiale de la poste belge ou encore le portail PostEasy. Un service comme Maileva permet de réaliser ces mailings personnalisés très facilement, avec un travail de qualité, les documents étant imprimés sur des machines professionnelles de type IGN3. Ce type de système, qui repose sur la généralisation du PDF, utilisé comme base de formulaire, est en fait un premier pas vers la dématérialisation.