« Aujourd'hui, le poste d'impression est l'un des moins bien maîtrisés, constate Pascal Handy, responsable des ventes produits canaux professionnels d'Epson. Très peu d'entreprises sont capables de dire combien leur a coûté leur impression sur trois ans », ajoute-t-il. « Le mouvement vers la rationalisation est parti des grands comptes, mais la demande de prestations d'audit se développe aujourd'hui sur le segment des entreprises mid-market, qui cherchent aussi à mieux maîtriser les dépenses liées à l'impression. Les très grandes entreprises souhaitant un engagement fort des constructeurs, nous intervenons en collaboration avec ces derniers, en mettant en avant notre savoir-faire en matière de logistique et de déploiement », décrit Emmanuel Coursier, directeur des ventes plates-formes d'infrastructures de Computacenter.

Selon lui, la convergence copieur/impression pousse les entreprises à s'interroger sur la maîtrise de leurs coûts d'impression et le bon dimensionnement de leurs parcs. Seul moyen d'y voir clair, réaliser un audit, souvent mené en interne par le DSI, dans le cas d'une PME. Un tel audit, réalisé par le fournisseur, sera indispensable pour évaluer le coût à la page dans le cadre de la mise en place d'une offre intégrée copieur/impression comme en proposent, par exemple, Xerox ou HP.

Que comptabilise-t-on dans les coûts d'impression ? Parmi les coûts directs, le premier poste - le plus coûteux - est celui des consommables : encre ou toner, papier, sans oublier les pièces d'usure des imprimantes laser : four, tambour, courroie de transfert. Le deuxième coût correspond à la maintenance. « Il nous est arrivé de constater que les demandes des utilisateurs liées à l'impression pouvaient représenter jusqu'à 60 % des appels au help desk, affirme Dominique Behr, directeur de la Business Unit Print Services de SCC. Dans tous les cas, un DSI préfère que ses équipes se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Il ne faut pas oublier non plus le coût d'acquisition des machines, qui apparaît sous de multiples formes : location ou leasing pour les photocopieurs ou les fax, achat pour les imprimantes. Et ce n'est pas simple ! Les factures sont souvent réparties entre le service informatique pour l'achat des imprimantes et la maintenance, et les services généraux pour les consommables. Lesquelles factures sont rarement consolidées.

En croisant les données comptables, techniques et les interviews d'utilisateurs, l'auditeur évalue un coût à la page et une volumétrie pour chaque point d'impression et détermine si les équipements sont sous-utilisés ou surexploités. « Le copieur a depuis longtemps un historique d'offres intégrées, alors que dans le domaine de l'impression, il n'y a pas réellement de consolidation pilotée entre l'acquisition d'un produit et son utilisation sur trois ans. Ce qui est flagrant, c'est l'énorme écart entre les coûts d'acquisition et ceux d'utilisation », explique Dominique Behr.

« Attention au mode de calcul fondé sur les consommables, le papier et les imprimantes. Il sous-évalue les coûts des matériels centralisés, précise Pascal Handy, car il ne prend en compte ni les coûts indirects [administration réseau, bande passante, infrastructure réseau, espace au sol, NDLR], ni les coûts humains, comme le temps perdu pour aller rechercher les documents ou les impressions multiples. » Pour cette prise en compte, ce dernier préconise une analyse fine où l'on considérera des aspects telle la cartographie des périphériques dans l'entreprise. Des enquêtes qualité cerneront les besoins réels d'un département. Des consultants étudieront l'aspect gestion documentaire : la typologie des documents, leur origine, le nombre d'exemplaires.

Pour affiner encore, il est possible de procéder à du tracking, c'est-à-dire à la mise en place sur les postes clients de logiciels qui mesurent les pages effectivement envoyées. « Cela permettra d'examiner des aspects comme le taux de couverture des pages imprimées, poursuit-il. Si l'audit conclut qu'une imprimante personnelle débite 5 000 pages par mois, c'est irréaliste. Il est probable que le nombre de pages est moindre avec un taux de couverture beaucoup plus élevé. Une mauvaise estimation peut provoquer des pertes phénoménales. Mieux connaître le nombre de consommables nécessaires conduit à une approche budgétaire cohérente et réaliste. »

L'étape suivante consiste à réorienter les flux d'impression vers des matériels économiques. Il s'agit souvent de mesurer simplement comment connecter au réseau un copieur isolé, ou remplacer plusieurs imprimantes individuelles par une imprimante partagée plus puissante. Les jet d'encre ou les fax isolés sont très chers et peuvent être remplacés par des multifonctions scanner/fax/imprimante. On intègre aussi immédiatement la problématique de la couleur.

Pour réduire les coûts de maintenance, on peut choisir d'utiliser ou non les automatismes proposés par certains constructeurs tels que la commande automatique de consommables (proposée, par exemple, par Dell) ou la connexion directe par GSM de l'appareil au service de maintenance du constructeur avec diagnostic et passage automatique en mode dégradé en attendant le technicien en cas de panne d'un des composants (système Archange de Konica Minolta).

L'objectif final est le plus souvent une remise à niveau de son parc en choisissant des équipements et des technologies faciles à partager pour obtenir une meilleure répartition. Cette rationalisation des parcs conduit généralement à une diminution de 35 à 40 % du nombre total de matériels. « Il y a eu quelques excès dans le domaine des réductions de coûts, et des entreprises ont fait appel à des " cost killers ". Mais réduire les coûts de manière mathématique ne suffit pas, conclut Dominique Behr. Ce qu'il faut faire, c'est connaître le périmètre et proposer plusieurs devis. Si le premier engendre trop de modifications du fonctionnement, le deuxième sera peut-être moins intéressant mais plus digeste. »