Le courrier électronique deviendrait-il un document comme un autre ? Tout porte à le croire, si l'on en juge par la batterie d'annonces que viennent de lancer les grands de la gestion de contenu. Filenet, Hummingbird, Stellent, et bientôt Documentum... Tous améliorent les processus de versement du courrier électronique dans leur référentiel documentaire. Objectif : appliquer aux messages et à leurs pièces jointes les mêmes règles de vie que celles d'un document classique. Un tel processus se justifie à plusieurs égards. L'e-mail est omniprésent dans les chaînes de décision et dans les transactions commerciales. A ce titre, il gagne à sortir du seul cadre de la messagerie pour alimenter des dossiers thématiques au sein d'une gestion de contenu. De même qu'une facture, un bon de commande ou un acte de vente. De plus, les nouvelles dispositions légales tendent à lui conférer une valeur probante. Avec, à la clé, des exigences d'archivage.

Appliquer des règles de vie au courrier électronique ne présente pas de difficulté particulière. Ce transfert prend la forme d'un héritage. Une fois versé dans un dossier, le message est assujetti à un workflow, un cycle de validation, des droits d'accès... comme tout autre document. Il hérite de cette fiche signalétique comportementale en même temps que de métadonnées basiques (noms de l'expéditeur, du destinataire, objet...). Les bénéfices de ce versement sont multiples. Il concourt déjà à enrichir les dossiers thématiques et renforce ainsi les processus collaboratifs. Et, surtout, il résout l'épineuse question de la conservation légale. Tout message stocké dans le référentiel documentaire peut être pris en charge par le module de record management. L'e-mail ou le dossier dans lequel il est inséré accède au statut de record. Figé dans le temps, il est conservé durant une période déterminée et détruit au terme de celle-ci. L'utilisateur n'interfère pas dans ce cycle.

Transmettre des règles de vie au courrier électronique est évident. Mais, les processus de versement gagneraient à être fluidifiés. Les récentes annonces vont dans ce sens. Certes, les utilisateurs ont toujours pu transférer leur e-mail dans les référentiels de gestion de contenu. Mais bien peu le font. Ils rechignent à manier deux interfaces distinctes.

Une des solutions envisagées par les spécialistes de la gestion de contenu est d'utiliser le client de messagerie comme interface documentaire. Ils exposent ­ surtout dans Outlook ­ leurs dossiers et leurs fonctions de collaboration, de record management et de workflow. C'est l'une des innovations de la plate-forme de Hummingbird. Son concurrent Documentum fait la même chose depuis deux ans. « Ce procédé suscite peu de demandes de la part des clients », reconnaît néanmoins Pierre Bernasseau, responsable marketing d'EMC Documentum. Sa principale limite : il exige une démarche manuelle, que l'utilisateur est peu enclin à accomplir. Surtout pour l'archivage, une opération assurée plutôt par des spécialistes que par des opérationnels.

Le transfert des e-mails vers des plates-formes documentaires ne se généralisera que si les éléments candidats au transfert sont automatiquement identifiés. Email Capture, le dernier module annoncé par Filenet, répond à ce besoin. Il se base sur les métadonnées primaires (émetteur, destinataire...) et les mots clés du message pour bâtir les règles de migration. Mais ce type d'identification s'avère cependant rustique. Les règles d'archivage fondées sur la capture de tous les messages reçus et envoyés par une direction des achats, ou contenant le mot achat, risquent d'ignorer bien des messages pourtant relatifs à une transaction commerciale. Mais aussi d'en capturer d'autres, étrangers à cette notion. Dans ce contexte, les technologies d'analyse sémantique sont bien plus appropriées. Les logiciels de textmining identifient des concepts. Ils catégorisent les messages en constituant des lots sémantiques. L'un portera sur les acquisitions, l'autre sur les achats, un troisième sur les démarches administratives... Ces lots sont ensuite versés dans des emplacements spécifiques de la gestion de contenu, chacun caractérisé par un cycle de vie.

Un tel concept séduit les éditeurs de gestion de contenu, qui recourent de plus en plus au textmining. La nouvelle plate-forme de Hummingbird est dotée d'un module de catégorisation reposant sur ses propres technologies. Documentum dispose, lui, de technologies équivalentes à la suite du rachat de Relevance Technologies en 1999. En France, elles seront, d'ici à quelques semaines, associées à son référentiel. Stellent mise aussi sur le textmining. Pour reconnaître les e-mails, il passe par Autonomy, l'un des champions de la catégorisation. En vue de répondre aux contraintes réglementaires, ce dernier a d'ailleurs lancé, l'an dernier aux Etats-Unis, un module conçu à l'origine pour détecter des e-mails frauduleux.

La catégorisation utilisée pour filtrer les e-mails se heurte à deux écueils. Le premier : « Dans une optique de conservation légale, la solution doit être fiable à 100 %. On ne peut se permettre d'ignorer des éléments. A la différence des applications de veille, pour lesquelles le textmining est généralement utilisé », note Philippe Laval, PDG de Sinequa, éditeur français de moteurs de recherche. Le second obstacle est d'ordre juridique. En France, le passage au crible des e-mails de salariés peut enfreindre la loi Informatique et Libertés.

Le versement des e-mails dans la gestion de contenu et leur déclaration en record n'est pas l'unique réponse aux exigences de conservation. Leurs solutions d'archivage sont bien plus répandues. Fournis par KVS, Ixos, Legato/EMC, ces outils répondent, à l'origine, à des contraintes logistiques : l'explosion des bases de messagerie et des espaces de stockage. Leur action est mécanique : ils déportent le courrier et ses pièces jointes vers un espace de stockage en ne laissant qu'un pointeur dans la messagerie. Mais leur positionnement évolue. En Amérique du Nord, ils servent de plus en plus à répondre à des besoins légaux. Leurs fonctions d'indexation et de recherche assurent la restauration des e-mails selon la date, la personne ou les mots clés. Lors des phases d'audit, elles se révèlent précieuses. Ceci dit, l'archivage physique ignore la dimension métier, car il ne traite que les métadonnées de base. Le couplage gestion de contenu-record management s'impose pour constituer des lots d'archives cohérents et maîtriser le cycle de vie de ses e-mails.