Que la distance à parcourir soit de plusieurs centaines de kilomètres ou simplement de quelques dizaines de mètres, une réunion de travail est toujours un investissement en temps et en argent. Un premier palliatif est de s'équiper d'une infrastructure de visioconférence, mais celle-ci coûte assez cher. La webconférence constitue de fait une solution beaucoup plus économique et plus simple à mettre en oeuvre.

En configuration de base, il suffit de combiner une réunion téléphonique à une fonction de partage de documents par Internet. Le système peut être enrichi de fonctions supplémentaires (outils collaboratifs, webcam...). L'utilisateur accède à un site dédié afin de s'y identifier et de recevoir un numéro de téléphone qui lui permettra de dialoguer en direct avec un ou plusieurs participants et de partager applications et documents informatiques.

Si l'offre est déjà très étendue, le gagnant de ce marché, en croissance de 30 à 40 % par an au niveau mondial, s'appelle WebEx, avec un service en mode FAH. Mais la bataille est loin d'être gagnée. Beaucoup de fournisseurs voient dans cette technologie le moyen de s'attaquer au poste client avec des applications de webconférence à forte valeur ajoutée (voix, données, vidéo) et donc consommatrices de bande passante. Microsoft, Cisco, Siemens, Alcatel, mais aussi des spécialistes de PGI, tels Oracle et SAP, entendent bien s'installer sur ce segment stratégique.

Quel que soit l'usage qu'elles comptent faire de la webconférence, les entreprises sont unanimes quant à leur volonté de réduire les coûts et les pertes de temps qu'occasionnent les déplacements. Mais une application de webconférence étant rarement jugée stratégique, sa mise en oeuvre ne doit pas déclencher de lourds investissements en matériels. À l'image de l'Insee, utilisatrice de l'outil MeetingPlace de Cisco (ex-Latitude) dans le cadre de son intranet. « Nous souhaitions un système complémentaire de la visioconférence qui permette de mieux répondre aux demandes de réunions, tout en limitant les coûts » , déclare Alain Viénot, chargé de mission pour l'Insee et DSI au moment du projet.

L'appel d'offres a porté sur l'acquisition d'une solution s'intégrant à l'infrastructure existante et qui soit accessible à tous les collaborateurs répartis dans plus d'une vingtaine de directions régionales. « Nous avons écarté les solutions hébergées comme WebEx, car nous ne pouvions pas définir avec exactitude nos besoins annuels. Compte tenu de notre projet, une solution en interne offrait un ROI plus rapide » , poursuit-il.

Paradoxalement, c'est ce même argument, à savoir la difficulté à estimer les besoins, qui a poussé d'autres entreprises à choisir une offre en mode FAH. À l'exemple de TraderForce, un intégrateur de contenus financiers. « Nous avons négocié un forfait avec WebEx permettant une utilisation illimitée pour quatre personnes au maximum en simultané » , précise Pierre Laborie, directeur marketing de Trader-Force.

Certains, tel le spécialiste de la location longue durée de véhicules, DCS Fleet, optent même pour une consommation à la minute. « Un entretien de deux heures en région, c'est une journée de travail perdue et le prix d'un billet d'avion. Nous assurons déjà le suivi de nos clients par le biais d'un extranet. La webconférence nous a semblé une évolution logique » , estime Arnault Leglaye, directeur commercial chez DCS Fleet. « Ne sachant pas comment allaient réagir nos clients, nous avons privilégié un coût à la minute négocié avec notre prestataire Genesys Conferencing » , poursuit-il.

Pour l'organisme de formation Ophélio situé à Roubaix, il s'agissait de mettre en place une solution qui permette de personnaliser les sessions de formation. « Nous avons choisi Linktivity qui fonctionne en mode FAH. Nous organisons donc des sessions de 45 à 60 minutes en fonction des plannings de nos clients, quel que soit l'endroit où le formateur et le client se trouvent » , explique Frédéric Hans, PDG de la société.

Pour les entreprises privilégiant une solution en mode FAH, il suffit d'avoir un débit suffisant et de disposer d'un navigateur Internet. Les intégrateurs préconisent un débit minimal de 512 Ko/s. Une fois le plugin installé sur le poste client, la webconférence est possible dès que l'on s'est connecté sur le site de l'hébergeur avec un identifiant à saisir. « La phase de mise en oeuvre a été rapide, confirme Pierre Laborie, directeur marketing chez Trader-Force. Reste que le télécharge ment d'un plugin sur le poste client sans attribution d'un droit par l'administrateur a inquiété notre responsable informatique », ajoute-t-il.

Chez DCS Fleet aussi, l'installation a été rapide. « Nous avons été formés en deux heures pendant lesquelles nous avons réalisé une webconférence avec un client. Nous nous sommes initiés aux fonctions de l'application en travaillant de façon interactive. Nous utilisons surtout le partage de données et d'applications, notamment des informations exportées d'Excel pour le suivi des parcs de véhicules avec nos clients » , ajoute Arnault Leglaye.

Pour Ophélio, le contexte était plus complexe. « Nous avons acheté une licence pour 25 utilisateurs et avons négocié avec Netlogon, le distributeur de l'outil Linktivity, la possibilité de revendre la solution à nos clients. C'est la société lilloise Agilan qui héberge l'application. Netlogon s'est chargé de l'installer chez Agilan. L'opération a été totalement transparente pour nous » , explique Frédéric Hans, PDG de la société.

Quant à la mise en oeuvre d'une solution de webconférence, elle est soumise à un minimum de contraintes. À moins que l'entreprise ne prévoie une utilisation avec des applications 3D lourdes (lire l'avis de l'intégrateur), l'installation se limite généralement à l'intégration d'un serveur hébergeant l'application de webconférence sur le réseau et d'un pont audio qu'il faut relier au PABX.

Une démarche effectuée rapidement à l'Insee. « Le déploiement a duré un peu plus de trois jours. Le serveur Web a été installé sur l'intranet et, parallèlement, un second serveur faisant office de pont audio a été connecté au réseau téléphonique en ayant recours à une carte. La phase la plus longue a été d'interfacer la solution au serveur Exchange pour qu'elle apparaisse comme une ressource d'Outlook. La difficulté provenait du fait que nous avons une manière un peu particulière de nommer les boîtes aux lettres. Sur le poste client, aucune intervention n'a été nécessaire, si ce n'est le téléchargement du plugin » , commente Alain Viénot, de l'Insee.

Le principal bénéfice de la webconférence est évidemment financier. « Il peut y avoir un rapport de un à cent entre un déplacement d'une journée et deux heures de travail en webconférence » , n'hésite pas à annoncer Arnault Leglaye, de DCS Fleet. Le coût d'une webconférence en mode FAH est de 0,20 à 0,30 euro HT la minute par utilisateur. Les tarifs sont dégressifs selon le volume négocié et des forfaits sont proposés. « Une heure de webconférence pour cinq personnes en France revient à environ 60 euros HT » , estime Sam Amar, directeur commercial chez WebEx. À comparer au montant correspondant au déplacement de cinq personnes, sans compter le temps perdu.

Pour les entreprises qui investissent dans un serveur web, un pont audio et une application de webconférence, le retour sur investissement est plus long et se mesure en mois. « Le coût du projet, hors serveur et pont audio, pour 4 000 utilisateurs, a été inférieur à 100 000 euros » , estime Alain Viénot, de l'Insee. Ce qui représente environ 25 euros par salarié.

Les entreprises apprécient également la valeur ajoutée de la solution dans le cadre du travail de groupe. « Nous prospectons plus facilement, y compris à l'international, et les démonstrations en ligne soulignent la valeur ajoutée de notre solution » , ajoute Pierre Laborie de TraderForce.

Pour l'institut de formation Ophélio, les gains sont multiples. « Il n'y a aucune maintenance et nous n'avons pas eu à investir pour bénéficier de ce service. Nous pouvons adapter les coûts proportionnellement à l'évolution de notre chiffre d'affaires » , estime le PDG, Franck Hans. « Cet outil s'inscrit fort bien dans l'air du temps avec la mise en application en mai de la loi sur le droit individuel de formation qui atteint vingt heures par an, le salarié pouvant suivre les sessions où il veut » , conclut Franck Hans.

« Nous avions des craintes que l'équipe n'adopte pas facilement l'outil » , se rappelle Pierre Laborie, chez TraderForce. « Lorsque nous présentons MeetingPlace en salle, il est bien accueilli, mais ne pouvant faire la démarche pour tous nos collaborateurs, nous nous sommes appuyés sur des relais dans chaque direction métier, ce qui prend du temps » , commente Alain Viénot, de l'Insee. L'appropriation de l'outil par les utilisateurs constitue donc un élément déterminant pour la réussite d'un projet. Elle suppose accompagnement et formation.

Les solutions peuvent encore évoluer afin de faciliter les phases de prise en main. D'un point de vue ergonomique, la plupart souffrent encore d'une intégration insuffisante entre la téléphonie et l'application, notamment pour la composition automatique des appels. Autre constat, le recours à la téléphonie sur IP est payant, notamment chez WebEx, bien que cette option ne permette pas encore de travailler en full duplex.

Enfin, sur le plan de la sécurité, si les solutions chiffrent les données et les transferts d'écrans qui transitent sur le réseau, des problèmes d'incompatibilité apparaissent parfois avec les coupe-feu et l'ouverture de ports. Des aspects qui poussent l'entreprise à la prudence.

« Nous avons soumis la solution au verdict de notre direction informatique avant de valider l'opération » , ajoute Arnault Leglaye, chez DCS Fleet. « Le principal écueil est d'ordre culturel » , confirme Frédéric Hans, d'Ophélio. Et d'ajouter : « Lors des phases de prospection, nous avons beau démontrer que la solution offre le même niveau de protection que celui des services de consultation bancaire - ports sécurisés, algorithmes de chiffrement équivalent... - certaines sociétés refusent ce mode de formation à distance. »

Quelques outils de webconférence