Selon une étude du cabinet The Radicati Group réalisée en septembre 2004, 15 Mo de données en moyenne transitent chaque jour sur la boîte aux lettres (BAL) d'un salarié. À raison de 99 messages reçus et de 34 envoyés quotidiennement, cela représente, à la fin du mois, l'équivalent de 90 000 pages de texte. Ces chiffres - en augmentation de 50 % par an - illustrent la charge qui pèse sur les serveurs de messagerie comme Exchange ou Lotus Notes, non conçus à l'origine pour gérer de tels volumes. D'où une explosion des espaces de stockage et un engorgement progressif des serveurs. Si l'on ajoute à cela l'importance croissante des e-mails sur un plan juridique et dans la mémoire informationnelle de l'entreprise, l'archivage des messages électroniques devient, ou deviendra bientôt, une obligation.

Mais, si le besoin existe bien, force est de constater que l'offre n'est pas aboutie, avec une multitude de produits pas toujours comparables, et de nombreux rachats entre éditeurs spécialisés. Par exemple, Iron Mountain, qui a acquis Connected en octobre dernier, n'a pas encore pris sa décision sur l'avenir des solutions Archive Store et EmailOptimizer. De même, Veritas, qui a racheté KVS, devrait abandonner son offre au profit d'Enterprise Vault de KVS.

Pour les entreprises, la mise en oeuvre d'une procédure d'archivage des mails suscite plus de problèmes organisationnels que techniques. En particulier, parce qu'il faut convaincre les salariés que leurs mails ne sont pas leur propriété, mais une ressource de l'entreprise. Ensuite, parce qu'il faut établir des règles sur les mails à sauvegarder, la durée de conservation, les groupes de travail partageant les mêmes archives, etc.

Pour éviter aux utilisateurs de passer des heures à filtrer des boîtes aux lettres dont la taille est de plus en plus souvent limitée par le service informatique, différentes solutions existent. Le prestataire de services en ligne Jet Multimedia se veut très prosaïque. Sa méthode ? Graver les archives de mails sur CD. L'avantage étant que chacun gère ses propres archives. « En cas de besoin, il suffit de copier le fichier PST [contenant les messages Exchange, NDLR] sur son poste de travail, indique Zahra Essi, chef de produits Internet chez Jet Multimedia. Et, comme outil de recherche, nous employons tout simplement le moteur de recherche intégré à Outlook, que tout le monde sait utiliser. »

Cette façon de faire, si elle résout le problème d'engorgement du serveur, ne permet pas le partage des informations. La structure informatique des centres de formation Ducretet, a choisi un outil plus évolué. « C'est après un problème de spam que nous avons acquis la suite MailEssentials de GFI. J'ai découvert le module MailArchive que j'ai rapidement installé », explique Laurent Bourhis, responsable informatique du réseau Ducretet, qui gère un peu plus de 800 BAL hébergées sur deux serveurs Exchange et Imail répartis sur quatre domaines. « Les mails sont archivés à la volée dans une base SQL , indique Laurent Bourhis. Les utilisateurs disposent d'une interface Web de consultation pour retrouver leurs messages. »

Filiale du Crédit Agricole spécialisée dans la gestion d'actifs, la BFT a choisi EAS, de l'américain Zantaz, à l'occasion du rapatriement en interne de son serveur de messagerie. Avec un impératif : ne pas perturber les utilisateurs. « Nos 200 collaborateurs avaient l'habitude de gérer eux-mêmes leurs mails. Nous ne voulions pas leur imposer de nouvelles contraintes » , indique Scott Lithgow, administrateur système à la BFT. Grâce à EAS, les mails sont automatiquement stockés dans une base SQL Server, mais les intitulés des messages (moins de 1 Ko) continuent à être visibles dans l'interface utilisateur du client Outlook. « L'utilisation de notre outil d'archivage est transparente pour eux » , affirme Scott Lithgow.

Les logiciels d'archivage de mails reposent généralement sur des bases de données. Les solutions EAS ou MailArchive, par exemple, exploitent respectivement les moteurs SQL Server et Oracle, dont l'installation et le fonctionnement sont bien connus. Il ne reste aux services informatiques qu'à définir et à appliquer les procédures dédiées à l'archivage. « EAS a choisi un moteur SQL. Une fois installé, il suffit de le paramétrer selon ses besoins propres », affirme Scott Lithgow, qui a installé EAS sur le serveur Exchange et la base de données sur l'un de ses serveurs de production.

La mise en oeuvre de la base de données sur un serveur différent de celui de la messagerie n'entraîne pas nécessairement une saturation du réseau. En particulier, parce que les outils d'archivage sont dotés de fonctions d'optimisation des messages à sauvegarder. « Lorsqu'un fichier est joint à plusieurs messages, EAS ne l'archive qu'une fois et crée un pointeur unique, précise Scott Lithgow. Cette référence sera dupliquée dans chaque mail, à la place du fichier original. » Une fonction jugée importante aussi par Laurent Bourhis, car « elle minimise l'utilisation du réseau et les besoins de stockage. Nous archivons en moyenne 4 500 mails par jour, qui représentent environ 350 Mo. Ils sont stockés sur une baie de disques en Raid 5 que nous défragmentons tous les trois mois. »

Pour le cabinet Regimbeau, spécialisé dans la propriété intellectuelle, la mise en place d'un système d'archivage automatique des messages est à l'origine d'une réflexion sur les supports de stockage. « Nous stockons les mails dans une base Oracle, via notre application métier, et dans des fichiers à plat , indique Marc Levieils, secrétaire général de l'entreprise. Toutes applications confondues, nos besoins de stockage augmentent et nous allons évoluer vers un système mixte SAN/NAS, qui servira donc aussi pour l'archivage des mails. »

L'administration du système d'archivage doit, dans le principe, être aussi légère et automatisée que possible. Les principaux logiciels du marché utilisent des systèmes de règles pour déterminer quels sont les BAL et/ou les messages à archiver. MailArchive de GFI n'est pas encore abouti, puisqu'il n'est pas possible de limiter la sauvegarde à certains dossiers. « Cette fonction n'est pas encore intégrée, reconnaît Laurent Bourhis. Nous procédons aujourd'hui par exclusion des boîtes que nous ne souhaitons pas sauvegarder. »

Mais il reste que l'automatisation de la sauvegarde doit s'adapter aux usages de la profession ou aux habitudes des collaborateurs. Dans le cas du cabinet Regimbeau, Marc Levieils a défini des procédures permettant l'archivage automatique d'Outlook et d'Exchange, mais l'ajout d'un message dans une base métier Oracle reste à l'initiative des collaborateurs. « Ce sont eux qui décident quelles pièces doivent figurer aux dossiers qu'ils traitent » , explique Marc Levieils.

Si un logiciel d'archivage de messages électroniques est de bonne facture, il doit se greffer aux serveurs de messagerie, sans modifier leur fonctionnement courant. Et de fait, nos témoins ne signalent aucune difficulté particulière lors des installations ou des mises en production. « Nous avons téléchargé le logiciel depuis Internet. La prise en main est immédiate , indique Laurent Bourhis. Seule la configuration du filtre bayésien antispam a demandé un peu plus de temps. »

Pour BFT, la mise en oeuvre et l'utilisation courante ne posent pas non plus de problème particulier. « L'installation est très simple et la configuration guère plus difficile » , affirme Scott Lithgow, qui estime que « la migration prochaine de 160 Go d'archives sur un SAN IP, non dédié au courriel, devrait être plus facile ». La mise en oeuvre se complexifie lorsque l'archivage prend place dans une démarche plus globale d'intégration des mails au système d'information, avec les autres supports comme le courrier papier ou la télécopie.

C'est ce que propose l'éditeur Axemble, avec le logiciel VDoc File Center, conçu pour intégrer et archiver les messages électroniques. « Dans ce cas, il faut raisonner en comptes mails fonctionnels et non plus personnels, indique Frédéric Chosson, porte-parole de l'éditeur. L'archivage se fait par service, par fonction, et non plus par utilisateur, même si tous y accèdent par Intranet. »

Un principe adopté par le cabinet Regimbeau, qui a développé une solution spécifique d'archivage des mails autour du logiciel Interchange - Information Exchange, un outil de worflow et de gestion de documents de Captaris. « Nous accédons par l'intermédiaire du réseau à la messagerie électronique, aux photocopieurs et aux télécopieurs , indique Marc Levieils. Nous pouvons ainsi distribuer et qualifier chaque courrier, électronique ou papier, avant de l'archiver automatiquement dans la base de données. » Une dizaine de personnes a été mobilisée pour ces développements maison et la mise en production. L'administration est quant à elle assurée par le responsable des services généraux et un informaticien en régie.

Certains utilisateurs mentionnent deux types de difficultés. D'une part, les problèmes de paramétrage et de stockage physique, qui sont généralement résolus rapidement. « Malheureusement, notre logiciel ne compresse pas les pièces jointes », déplore Laurent Bourhis. D'autre part, la difficulté à installer un nouvel outil pour gérer la matière sensible que représente l'e-mail. Le courrier électronique est bien souvent perçu, même dans un contexte professionnel, comme une relation privilégiée entre deux personnes, et non pas comme un fond de données appartenant à l'entreprise. « Notre personnel ne respectait pas les procédures que nous lui demandions d'appliquer en matière de sauvegarde des messages électroniques , affirme l'un des témoins. Et un archivage approximatif ne sert à rien. C'est pourquoi nous évoluons progressivement vers un système entièrement automatisé. »

La surappropriation des e-mails par les utilisateurs oblige à quelques accommodements. « Nous n'archivons sur la base SQL que les mails datant de plus d'un mois, constate l'un des administrateurs. Même si les collaborateurs reconnaissent que tous leurs mails pourraient être archivés en temps réel, ils se sentiraient dépossédés. » Les contraintes organisationnelles ne sont pas les seuls écueils. En effet, les logiciels pèchent encore parfois par un manque de fonctions destinées aux utilisateurs. « Retrouver un mail est un jeu d'enfant en passant par l'interface Web , constate Laurent Bourhis. En revanche, une option pour le retransférer facilement aurait été bienvenue. Dans l'état actuel des choses, il faut se résigner à utiliser le bon vieux copier-coller ! »

Au-delà d'une meilleure gestion des espaces de stockage, le principal bénéfice attendu d'une solution pour l'archivage des messages électroniques est de pouvoir retrouver facilement des documents de travail. « Nous devons garder trace de l'envoi ou de la réception des mails, et pouvoir attester des dates et des adresses, indique Marc Levieils. En matière de brevets ou de marques, ces informations sont vitales. »

De fait, les entreprises disposent désormais d'une mémoire des correspondances électroniques de leurs collaborateurs sans avoir à les impliquer dans une démarche trop complexe. « Nous avons désactivé la possibilité pour les utilisateurs de modifier les règles d'archivage, indique Scott Lithgow. Les données sont transférées, compressées et archivées la nuit. Sans aucune incidence sur le trafic réseau. »

1- point positif : un archivage à la volée

L'archivage en temps réel, au fur et à mesure de l'arrivée des mails, est particulièrement efficace. Notamment lorsqu'il est couplé à une gestion documentaire ou à une application métier. L'inscription du mail dans une base de données s'intègre toutefois à une démarche structurante. À l'inverse, le transfert programmé dans le temps donne l'impression aux utilisateurs qu'ils continuent à gérer leurs données.

2- point positif : un accès aisé aux archives

Les organisations qui imposent de recourir à l'administrateur pour récupérer un mail rendent les utilisateurs dépendants. D'où l'intérêt des logiciels qui génèrent un lien vers l'archive à partir du client de messagerie, permettant ainsi une consultation directe des archives.

3- un dispositif de sauvegarde

Les solutions d'archivage ne font que stocker les mails. Il peut arriver que ces bases de données soient endommagées et qu'elles aient besoin d'être restaurées. Un système de sauvegarde sur bande ou de réplication en ligne est donc indispensable.

4- point negatif : Le paramétrage des tris

L'archivage consomme un peu de ressources, mais beaucoup d'espace disque. L'intégration, ou le couplage, avec un antispam et un antivirus permet donc de réduire le volume de données stockées. Mais la politique d'archivage s'appuiera aussi sur un ensemble de règles complexes pour définir quels sont les mails à archiver et quels sont ceux qu'il n'est pas nécessaire de conserver.