« Il est courant de réaliser 20 à 30% d'économies en révisant ses infrastructures. Et de gagner encore 20% en réorganisant les modes de fonctionnement de l'impression dans l'entreprise », rappelle Benoît Chatelard, responsable impression Europe de l'Ouest d'IBM. La réorganisation de parc, ne constitue donc qu'une étape du processus de maîtrise et de réduction des coûts. Il s'agit aussi de déterminer et d'appliquer une « politique d'impression » qui concerne les utilisateurs comme les administrateurs.

« Il faut apprendre aux gens à imprimer plus juste, explique Thierry Marzano, responsable des comptes industriels de HP IPG France. Le mode économie d'encre, par exemple, est satisfaisant pour la majorité des travaux bureautiques, et permet d'économiser 20% de toner. » D'autant que 60 à 80% des documents imprimés ne sortent pas de l'entreprise, et sur cette fraction, plus de la moitié finit rapidement à la poubelle. Un tirage recto verso en mode économique semble donc largement suffisant. Plus généralement, la définition de quelques règles de base destinées à éviter les gaspillages (lire encadré) est utile. Ainsi, explique Béatrice Marneffe de Lexmark France : « Nous développons des pilotes qui demandent à l'utilisateur quelle est la destination du document lorsqu'il lance une impression : interne ou commerciale. Par défaut, l'impression se fait en mode économique.»

Cette politique peut prendre la forme d'une annexe aux recommandations d'utilisation de l'outil informatique, de formations pour les utilisateurs intensifs, ou encore d'opérations d'évangélisation. « Plus que sensibiliser les utilisateurs, la meilleure solution est de les mettre en face d'outils adaptés à leurs besoins, avec éventuellement des possibilités de contrôle », avance Laurent Goursaud, consultant chez Parsys Consulting.

Une étape plus avancée consiste à déployer des logiciels de surveillance et d'administration de la fonction impression. Ces applications se sont multipliées chez les constructeurs et chez des éditeurs indépendants (lire tableau).

Les plus courants (mais installés dans moins de 5% des entreprises d'après le Gartner Group) sont les outils de comptabilisation des impressions (Document accounting systems). « MegaTrack examine les flux d'impression et présente sous forme de rapports diverses informations : qui imprime, quand, quel volume, sur quel matériel, en noir ou en couleur, en mode économie, en recto verso, quel type de documents, en un seul ou plusieurs exemplaires..., », explique Hubert Potier, directeur général de Bluemega éditeur de MegaTrack. Ce type de logiciel est d'abord utile pour établir un relevé précis des consommations, et observer les usages afin d'adapter les équipements. Il révèle par exemple qu'une imprimante est sous dimensionnée pour son utilisation, qu'un modèle couleur n'a pas lieu d'être dans un service, que la consolidation de plusieurs équipements locaux sur une machine départementale est judicieuse. Il permet des opérations de refacturation aux services. Il exerce enfin une fonction modératrice des usages. « Mega-Track est aussi perçu comme un oeil de Moscou : en observant le trafic, il freine l'utilisation. Certains clients font de son installation une condition de l'arrivée de la couleur dans leur système d'impression », ajoute Hubert Potier. Les outils de contrôle de flux permettent d'attribuer aux utilisateurs des profils définissant des droits d'impression, en volume par période, et même par type de document. PrintControl de Northern Parklife est en test à l'ESCEM (École supérieure de commerce et de management). Comme l'explique Nicolas Vazquez, assistant informatique : « Les 400 étudiants de l'école ont accès aux imprimantes en libre service. Avec Print Control nous allons établir des quotas par étudiant afin d'éviter les abus. Il ne s'agit pas d'interdire l'impression de certains types de documents, mais d'amener les utilisateurs à être plus vigilants lorsqu'ils lancent une impression. »

Pour pousser plus loin cette logique, les outils de répartition d'impression, comme Callisto de Canon, servent à répartir la charge entre plusieurs équipements et à appliquer des règles du type : si plus de trois exemplaires d'un document de dix pages sont envoyés, l'impression se fait sur un équipement départemental et non pas sur l'imprimante de groupe de travail, et l'utilisateur en est averti. Ces outils peuvent aussi agréger sous forme d'une imprimante virtuelle unique différentes ressources d'impression pour la réalisation de travaux importants. L'Office National des Forêts exploite ainsi deux copieurs Canon, qui offrent une capacité de 85 p/min chacun, et se comportent comme un unique système de production, donc de 170 p/min.

Toutefois, la réorganisation de l'impression ne concerne pas uniquement les utilisateurs. Comme le rappelle Philippe Toro, responsable de l'offre TCO de Steria : « Les problèmes d'impression sont à l'origine de deux à trois appels sur dix vers les services d'assistance téléphonique. Contrairement aux PC pour lesquels la plupart des interventions peuvent se faire à distance, les imprimantes obligent souvent à faire intervenir sur site un technicien. Le coût de l'assistance technique est alors énorme, bien plus important que celui des consommables. » D'autant plus qu'une grande majorité de ces incidents renvoie à des causes souvent triviales, comme par exemple, un manque de papier, ou une mauvaise configuration de l'interface d'impression de l'utilisateur. « L'intégration réseau et l'administration à distance des parcs sont un domaine clé de la réduction des coûts, confirme Philippe Simon, directeur marketing de Brother. D'ailleurs, il est presque inconcevable de vendre un équipement sans ce type de logiciels. » Ces derniers sont souvent compatibles avec les matériels d'autres constructeurs équipés d'une MIB (Management Information Base) SNMP. De plus, les offres de téléadministration des équipements se multiplient aussi.

Par ailleurs, l'administration centralisée améliore aussi la gestion des consommables. « Il faut absolument se débarrasser des armoires de consommables, se demander combien coûte une commande, et combien de temps il faut pour la satisfaire », assure Eric Krzyzosiak, directeur du marketing de NRG France. Une gestion préventive centralisée permet ainsi de limiter les doublons, de simplifier les procédures d'achat, de négocier des prix en volume et de s'assurer de surveiller les consommations, ce que la traditionnelle structure bicéphale, auprès de laquelle la DSI achète les équipements et le service achat, les consommables, ne permet pas. Éventuellement, de nombreux fournisseurs proposent aujourd'hui de mettre en place des formules simplifiées, grâce auxquelles les commandes de renouvellement sont expédiées automatiquement (après validation par le responsable) passé un certain seuil d'usure des consommables.